Points clés à retenir
- 57 % des responsables des achats s'appuient encore sur la saisie manuelle des données.
- L'automatisation des bons de commande accélère le processus de traitement.
- Utilisez Parseur pour automatiser l'extraction des données de vos bons de commande.
Combien de fois avez-vous manqué le déjeuner, les pauses-café ou les soirées du vendredi à cause d'une charge de travail trop importante ?
Imaginez un monde où l'extraction des données des bons de commande se fait automatiquement. Vous pouvez vivre dans ce monde, continuez à lire pour savoir comment !
Le processus de bon de commande
Un fournisseur envoie à un acheteur un bon de commande, qui est un document juridique, afin de sécuriser une commande.
Il existe quatre types de bons de commande :
- Bon de commande standard
- Bon de commande planifié
- Bon de commande général
- Bon de commande sur contrat
Le processus standard de traitement des bons de commande comprend 9 étapes, de la création à la clôture. Ce processus est long et fastidieux lorsqu'il est effectué manuellement.
Qu'est-ce que le rapprochement à 3 voies ?
Le rapprochement à 3 voies consiste à vérifier la cohérence entre le bon de commande, les marchandises reçues et la facture. Si les trois documents correspondent, le fournisseur peut être payé.
L'enfer de la saisie manuelle des données de bon de commande
Il ne fait aucun doute que la génération de bons de commande est essentielle pour le suivi des commandes, la confirmation de l'intention du fournisseur et la garantie de l'approvisionnement en marchandises.
Cependant, un processus de bon de commande manuel est long et fastidieux.
- La vérification manuelle des données ralentit le processus.
- Le risque d'erreur humaine est élevé avec les bons de commande papier.
- Un examen manuel est constamment nécessaire pour garantir l'exactitude des données.
- Des bons de commande inexacts entraînent des retards de paiement et des pénalités qui nuisent à la relation avec les fournisseurs et à la réputation de l'entreprise.
- La collecte de données précises sur les bons de commande n'est pas fiable avec un traitement manuel.
57 % des responsables des achats ont déclaré qu'ils dépendaient encore de la saisie manuelle de données, une méthode dépassée.
Automatisation de l'extraction de données de bon de commande : la solution
L'automatisation des bons de commande consiste à automatiser le processus de bout en bout, réduisant ainsi les tâches manuelles.
Au lieu de copier-coller manuellement les données des bons de commande dans Google Sheets ou de les saisir dans un logiciel, vous pouvez automatiser ce processus.
Comment automatiser un bon de commande ?
Les outils d'automatisation des bons de commande s'appuient sur des technologies telles que l'intelligence artificielle (IA), l'apprentissage automatique (AA) et la reconnaissance optique de caractères (ROC) pour traiter les bons de commande.
La plupart des logiciels de bons de commande sont sans code ou à faible code, ce qui les rend faciles à utiliser, même pour les personnes non techniques.
Avantages de l'automatisation des bons de commande
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises se tournent vers les bons de commande électroniques et l'automatisation robotisée des processus (ARP).
Traitement des données plus rapide
C'est probablement l'avantage le plus important : les données sont traitées rapidement. Un robot peut faire le travail de plusieurs heures en quelques minutes, ce qui vous libère du temps pour d'autres tâches.
Un processus plus clair et sans erreur
Les flux de travail automatisés sont plus structurés que les processus papier, ce qui réduit les erreurs et augmente l'efficacité et l'exactitude des données.
Meilleure visibilité sur les processus des bons de commande
L'automatisation offre aux responsables des achats une visibilité instantanée sur l'état d'avancement des commandes, des approbations, et des paiements.
Automatisation des bons de commande avec Parseur
Le parseur de PDF de Parseur est la solution idéale pour vous libérer du cauchemar de l'extraction manuelle des données de bon de commande. Parseur peut vous aider à :
- Automatiser l'extraction des données des devis des fournisseurs
- Effectuer un rapprochement à 3 voies en automatisant l'extraction des données des bons de commande
Quelles données Parseur peut-il extraire des bons de commande ?
Parseur peut extraire les informations suivantes :
- N° de commande
- Date
- Coordonnées du fournisseur (nom, adresse, numéro de téléphone)
- Détails du produit (description, quantité, prix)
- Sous-total
- Remise
- Total
Qu'est-ce qui différencie Parseur des autres outils d'extraction de données ?
En tant qu'outil de traitement intelligent des documents, Parseur s'appuie sur des technologies avancées telles que la ROC basée sur l'IA pour garantir un degré élevé de précision.
Le parseur de PDF dispose de modèles prédéfinis qui extraient automatiquement les données des documents sans aucune intervention humaine. Vous avez également la possibilité de créer un modèle personnalisé grâce à nos modèles assistés par l'IA et à nos champs prêts à l'emploi.
Premiers pas avec l'automatisation des bons de commande
Souscrivez à un forfait gratuit, créez votre compte et suivez les étapes ci-dessous.
Étape 1 : Téléchargez un bon de commande dans votre boîte aux lettres
Faites glisser et déposez le PDF dans la boîte aux lettres.
Étape 2 : Créez un modèle de bon de commande pour l'extraction des données
Il est très simple de créer un modèle de bon de commande avec Parseur. Mettez en évidence les données spécifiques que vous souhaitez extraire et créez des champs de données pour celles-ci.
Étape 3 : Vérifiez les données du bon de commande
Vérifiez soigneusement les données parsées ; elles devraient ressembler à ceci :
Étape 4 : Envoyez les données du bon de commande vers d'autres applications telles que Kissflow ou Monday
Il existe plusieurs façons d'utiliser les données des bons de commande pour une analyse plus approfondie.
- Envoyez les données vers une feuille de calcul Google partagée en temps réel.
- Exportez-les vers n'importe quel outil de bon de commande à l'aide de Zapier, Make et Power Automate.
Adoptez l'automatisation des bons de commande et dites adieu aux tâches fastidieuses
Avec Parseur, les « POssibilités » sont infinies. Fini les longues heures passées à extraire manuellement les données, fini les erreurs qui se glissent dans votre travail et, surtout, fini les tâches répétitives et ennuyeuses qui vous font perdre un temps précieux.
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