Conclusiones clave
- El 57% de los líderes de adquisiciones todavía dependen del ingreso manual de datos.
- La automatización de órdenes de compra acelera el proceso de pedidos.
- Usa Parseur para automatizar la extracción de datos de tus órdenes de compra.
El procesamiento manual de órdenes de compra puede llevar mucho tiempo, ser propenso a errores y difícil de escalar.
El motor OCR impulsado por IA de Parseur ofrece de forma constante hasta un 99,9% de precisión cuando extrae datos de órdenes de compra. Este nivel de exactitud no solo reduce el riesgo de costosos errores humanos, sino que además acelera significativamente los flujos de trabajo de adquisiciones. En comparación con la entrada manual, que suele alcanzar alrededor del 95% de precisión y las soluciones OCR estándar del sector que se sitúan entre el 96 y el 98% según TDWI, Parseur establece un estándar más alto en cuanto a rendimiento y fiabilidad.
Tanto si gestionas cientos como miles de órdenes de compra cada mes, usar la automatización con Parseur significa menos retrasos, datos más limpios y más tiempo para concentrarte en lo que realmente importa.
Sigue leyendo para descubrir cómo Parseur transforma el procesamiento manual de órdenes de compra en una solución más rápida, precisa y escalable.
El proceso de la orden de compra
Un proveedor envía a un comprador una orden de compra, que es un documento legal, con el objetivo de asegurar un pedido.
Hay cuatro tipos de órdenes de compra:
- Orden de compra estándar
- Orden de compra planificada
- Orden de compra abierta
- Orden de compra contractual
El proceso estándar de la orden de compra incluye 9 pasos desde la creación de la orden de compra hasta su cierre. Este proceso tarda más cuando se realiza manualmente.
¿Qué es la conciliación de 3 vías?
La conciliación de 3 vías implica verificar la coherencia entre la orden de compra, la recepción de bienes y la factura. Si los tres documentos coinciden, se puede pagar al proveedor.
La pesadilla del ingreso manual de datos de las órdenes de compra
Sin duda, generar órdenes de compra es esencial para rastrear pedidos, confirmar la intención del proveedor y asegurar la adquisición de bienes.
Sin embargo, un proceso manual de órdenes de compra lleva mucho tiempo y es tedioso. ¡Seguro que te identificas con esto si eres responsable de compras!
- Dado que los datos se deben verificar manualmente, el proceso es largo.
- Siempre existe el riesgo de error humano cuando se trata de órdenes de compra en papel.
- Hay una necesidad constante de revisión manual para garantizar la exactitud de los datos.
- Las órdenes de compra inexactas provocan pagos atrasados con sanciones que afectan la relación con los proveedores y la reputación de la empresa.
- Recolectar datos precisos de las órdenes de compra tampoco es fiable con el procesamiento manual.
El 57% de los líderes de adquisiciones informaron que todavía dependen del anticuado ingreso manual de datos.
La automatización de órdenes de compra es la solución
En términos sencillos, la automatización de órdenes de compra significa automatizar el proceso de la OC y, por ende, reducir tareas manuales.
En lugar de copiar y pegar manualmente los datos de la OC en Google Sheets, o introducirlos en otro software, puedes automatizar este proceso.
Según ExpertBeacon, las empresas que implementan la automatización de órdenes de compra suelen ver una reducción del 65-80% en el tiempo de procesamiento de OC, según una investigación de la Universidad de Sídney, destacando lo mucho que los flujos de trabajo se vuelven más rápidos y eficientes.
¿Cómo automatizo una orden de compra?
Las herramientas de automatización de OC aprovechan tecnologías como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML) y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para procesar órdenes de compra.
Puede parecer complicado, pero la mayoría del software de órdenes de compra no requiere código o necesita muy poco. Como responsable de compras, solo tienes que elegir la herramienta adecuada según tus necesidades.
¿Cómo puede la automatización de OC acelerar el proceso?
Hay muchas razones por las que las organizaciones están cambiando a órdenes de compra electrónicas y a la automatización robótica de procesos (RPA)
Procesamiento de datos más rápido
Probablemente este sea el beneficio principal: los datos se procesan rápidamente. Hazte un favor, calcula cuántas horas dedicas cada día a procesar datos de OC. Un robot puede hacer el mismo trabajo en minutos, dejándote más tiempo para otras tareas.
Un proceso más claro y sin errores
Los flujos de trabajo automatizados son más estructurados que los procesos en papel, lo que reduce errores y aumenta la eficiencia y precisión de los datos. No hay que buscar datos específicos.
Mejor visibilidad sobre los procesos de OC
Cuando los procesos son manuales, se pierde mucho tiempo persiguiendo aprobaciones, verificando datos y asegurando que todos hacen su parte. La automatización de compras da visibilidad instantánea al responsable.
Automatización de órdenes de compra con Parseur
El Parser de PDF de Parseur es el “superhéroe” que te rescatará de la pesadilla de la extracción manual de órdenes de compra. Parseur puede ayudarte de dos maneras:
- Automatizar la extracción de datos de las cotizaciones de proveedores
- Realizar la conciliación de 3 vías mediante la automatización de la extracción de datos de las OC
¿Qué puede extraer Parseur de las órdenes de compra?
Parseur puede extraer la siguiente información:
- Número de pedido
- Fecha
- Datos del proveedor (nombre, dirección, número de teléfono)
- Detalles del producto (descripción, cantidad, precio)
- Subtotal
- Descuento
- Total
¿Qué hace diferente a Parseur frente a otras herramientas de extracción de datos?
Como herramienta de procesamiento inteligente de documentos, Parseur emplea tecnologías avanzadas como OCR con IA para garantizar un nivel alto de precisión.
El parser de PDF tiene plantillas predefinidas que extraen datos de documentos automáticamente sin necesidad de intervención humana. También tienes la opción de crear una plantilla personalizada con nuestras plantillas asistidas por IA y campos prediseñados.
¿Cuán preciso es Parseur?
La precisión es uno de los factores más críticos en la automatización de órdenes de compra. Parseur combina extracción de datos impulsada por IA con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para entregar una precisión excepcional en documentos estructurados como las órdenes de compra.
En nuestras pruebas internas y según el feedback de clientes, Parseur logra de manera consistente una tasa de precisión de hasta el 99,9% para la extracción de datos de OC. Esto significa menos correcciones, flujos más ágiles y mucho menos tiempo perdido en validaciones manuales.
De hecho, Procys ha reportado que las organizaciones alcanzan hasta un 80-90% de ahorro de costes en el procesamiento de órdenes de compra cuando usan herramientas de automatización, gracias tanto a la velocidad como a la mejora en la precisión.
¿Cómo funciona? Parseur usa un potente motor de extracción de datos potenciado por OCR avanzado y aprendizaje automático. La plataforma detecta automáticamente los patrones del diseño y aprende de las correcciones con el tiempo. Con plantillas de IA preentrenadas y la posibilidad de ajustar las reglas de extracción, Parseur se adapta a una amplia gama de formatos de órdenes de compra sin necesidad de configuración manual constante.
Para ponerlo en perspectiva:
- El ingreso manual de datos suele arrojar una precisión del 95%, incluso en equipos bien gestionados.
- Las herramientas de OCR estándar logran entre 96% y 98% en documentos estructurados.
- Parseur se mantiene en 99,9%, reduciendo significativamente el riesgo de errores o retrasos costosos.
Tanto si gestionas decenas como miles de órdenes de compra al mes, este nivel de fiabilidad ayuda a que los flujos de trabajo de adquisiciones sean más ágiles, rápidos y fiables.
Cómo empezar a utilizar la automatización de órdenes de compra
Regístrate para un plan gratuito, crea tu cuenta y sigue los pasos a continuación.
Paso 1: Sube una orden de compra a tu buzón de correo
Arrastra y suelta el PDF en el buzón.
Paso 2: Crea una plantilla de OC para extraer los datos
Es muy sencillo crear una plantilla de OC con Parseur. Resalta los datos específicos que deseas extraer y crea los campos de datos correspondientes.
Paso 3: Verifica los datos de la orden de compra
Revisa minuciosamente los datos extraídos; deberías ver algo como esto:
Paso 4: Envía los datos de la orden de compra a otras apps como Kissflow o Monday
Hay varias formas de usar los datos de OC para un mayor análisis.
- Envía los datos a una hoja de cálculo de Google compartida en tiempo real
- Expórtalos a cualquier herramienta de OC usando Zapier, Make y Power Automate
Adopta la automatización y olvídate del trabajo pesado
Con Parseur en tu equipo, las “POsibilidades” son infinitas. Se acabaron las largas horas dedicadas a extraer datos manualmente, los errores en tu trabajo y, lo más importante, las tareas repetitivas y aburridas que consumen tu valioso tiempo.
Preguntas frecuentes
Cuando tienes que elegir entre un parser basado en reglas y uno de IA, muchos usuarios tienen preguntas, y ciertos mitos persistentes pueden hacer que la decisión sea aún más confusa. Tómate un momento para aclarar algunos de los mitos y preguntas frecuentes más comunes:
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¿Qué herramienta ofrece la mayor precisión para la automatización de órdenes de compra?
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Parseur logra tasas de precisión de hasta el 99.9%, posicionándose como una de las herramientas más fiables para automatizar la extracción de datos de las órdenes de compra.
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¿Cómo alcanza Parseur una alta precisión para las órdenes de compra?
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Parseur utiliza un OCR avanzado combinado con IA para extraer con precisión los datos de las órdenes de compra, respaldado por validación humana opcional para asegurar la máxima fiabilidad.
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¿Parseur puede procesar grandes volúmenes de órdenes de compra?
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Sí, Parseur está diseñado para escalar y puede procesar millones de documentos, lo que lo convierte en una opción ideal tanto para pequeñas empresas como para operaciones de nivel empresarial.
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