Conclusiones clave
- El 57% de los líderes de compras todavía dependen del ingreso manual de datos.
- La automatización de órdenes de compra acelera el proceso de compras.
- Utiliza Parseur para automatizar la extracción de datos de tus órdenes de compra.
¿Con qué frecuencia te has perdido el almuerzo, los descansos para tomar café o las divertidas noches de los viernes porque la carga de trabajo era demasiada?
Imagina un mundo donde la extracción de datos de las órdenes de compra se realiza automáticamente. Puedes vivir en este mundo: ¡sigue leyendo para saber cómo!
El proceso de la orden de compra
Una orden de compra es un documento legal que un comprador emite a un proveedor con el objetivo de asegurar un pedido.
Existen cuatro tipos principales de órdenes de compra:
- Orden de compra estándar
- Orden de compra planificada
- Orden de compra abierta
- Orden de compra contractual
El proceso estándar de una orden de compra incluye 9 pasos desde la creación hasta su cierre. Este proceso puede tomar mucho tiempo cuando se realiza manualmente.
¿Qué es la conciliación de 3 vías?
La conciliación de 3 vías implica verificar la coherencia entre la orden de compra, la recepción de bienes y la factura. Si los tres documentos coinciden, se puede pagar al proveedor.
La pesadilla de la introducción manual de datos de órdenes de compra
Sin duda, la generación de órdenes de compra es esencial para el seguimiento de los pedidos, la confirmación de la intención del proveedor y la garantía de la adquisición de los bienes.
Sin embargo, un proceso manual de órdenes de compra lleva mucho tiempo y es tedioso, algo con lo que seguramente te identificarás si eres un gerente de compras.
- Dado que los datos deben verificarse manualmente, el proceso es largo y propenso a errores.
- Siempre existe el riesgo de error humano cuando se trata de órdenes de compra en papel, lo que puede resultar en información inexacta.
- Hay una necesidad constante de revisión manual para garantizar la exactitud de los datos, lo que consume tiempo y recursos.
- Las órdenes de compra inexactas dan lugar a retrasos en los pagos con posibles sanciones, lo que afecta a la relación con los proveedores y a la reputación de la empresa.
- La recopilación de datos precisos de las órdenes de compra no es fiable con el procesamiento manual, lo que dificulta la toma de decisiones informadas.
El 57% de los líderes de compras informaron de que todavía dependen del anticuado método de introducción manual de datos.
La automatización de órdenes de compra: la solución a tus problemas
En términos sencillos, la automatización de órdenes de compra significa digitalizar y optimizar el proceso, reduciendo así las tareas manuales.
En lugar de copiar y pegar manualmente los datos de las órdenes de compra en Hojas de cálculo de Google, o introducirlos en otro software, puedes automatizar este proceso y ahorrar tiempo y esfuerzo.
¿Cómo puedo automatizar una orden de compra?
Las herramientas de automatización de órdenes de compra aprovechan tecnologías como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML) y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para procesar las órdenes de compra de manera eficiente.
Puede que parezcan palabras mayores, pero la mayoría de los programas de gestión de órdenes de compra no requieren código o requieren muy poco. Como responsable de compras, sólo tienes que elegir la herramienta adecuada en función de tus necesidades.
¿Cómo puede la automatización de órdenes de compra acelerar el proceso?
Hay muchas razones por las que las empresas están cambiando a las órdenes de compra electrónicas y a la automatización robótica de procesos (RPA):
Procesamiento de datos más rápido
Este es probablemente el beneficio más importante; los datos se procesan rápidamente. Tómate un momento para calcular cuántas horas dedicas diariamente a procesar datos de órdenes de compra. Un robot puede hacer el mismo trabajo en cuestión de minutos, dejándote más tiempo para realizar otras actividades.
Un proceso más claro y sin errores
Los flujos de trabajo automatizados están más estructurados que los procesos en papel, lo que reduce los errores y aumenta la eficiencia y la precisión de los datos. No hay necesidad de buscar información específica.
Mejor visibilidad de los procesos de las órdenes de compra
Cuando los procesos son manuales, se pierde mucho tiempo en perseguir aprobaciones, verificar datos y asegurarse de que todos los miembros del equipo están haciendo su trabajo. La automatización de las compras proporciona a los responsables de las mismas una visibilidad instantánea.
Automatización de órdenes de compra con Parseur
El Parser de PDF de Parseur es la solución ideal para automatizar la extracción de datos de tus órdenes de compra. Hay 2 maneras en las que Parseur puede ayudarte:
- Automatizar la extracción de datos de las ofertas de los proveedores
- Realizar la conciliación de 3 vías mediante la automatización de la extracción de datos de las órdenes de compra
¿Qué puede extraer Parseur de las órdenes de compra?
Parseur puede extraer la siguiente información:
- Número de pedido
- Fecha
- Datos del proveedor (nombre, dirección, número de teléfono)
- Detalles del producto (descripción, cantidad, precio)
- Subtotal
- Descuento
- Total
¿Qué diferencia a Parseur de otras herramientas de extracción de datos?
Como herramienta de procesamiento inteligente de documentos, Parseur aprovecha tecnologías avanzadas como el OCR con IA para garantizar un alto grado de precisión en la extracción de datos.
El analizador de PDF tiene plantillas predefinidas que extraen datos de los documentos automáticamente sin necesidad de intervención humana. También tienes la opción de crear una plantilla personalizada con nuestras plantillas asistidas por IA y campos ya preparados.
Cómo empezar a utilizar la automatización de órdenes de compra
Regístrate para obtener un plan gratuito, crea tu cuenta y sigue los pasos que se indican a continuación.
Paso 1: Sube una orden de compra a tu buzón de correo
Arrastra y suelta el PDF en el buzón.
Paso 2: Crea una plantilla de orden de compra para la extracción de datos
Es muy sencillo crear una plantilla de orden de compra con Parseur. Resalta los datos específicos que quieres extraer y crea campos de datos para ellos.
Paso 3: Verifica los datos de la orden de compra
Comprueba a fondo los datos analizados; deberían tener este aspecto:
Paso 4: Envía los datos de la orden de compra a otras aplicaciones como Kissflow o Monday
Hay varias maneras de utilizar los datos de las órdenes de compra para su posterior análisis.
- Envía los datos a una hoja de cálculo de Google compartida en tiempo real.
- Expórtalos a cualquier herramienta de gestión de órdenes de compra mediante Zapier, Make y Power Automate
Adopta la automatización de las órdenes de compra y olvídate del trabajo pesado
Con Parseur en tu equipo, las posibilidades son infinitas. Se acabaron las largas horas dedicadas a extraer datos manualmente, los errores que se cuelan en tu trabajo y, lo que es más importante, las tareas repetitivas y aburridas que te roban tu valioso tiempo.
Última actualización el
