主なポイント
- 購買部門リーダーの57%が依然として手作業でデータ入力を行っています。
- 発注書の自動化はPO（発注書）プロセスの効率化を実現します。
- Parseurを活用すれば、発注書 データ抽出を自動化できます。
忙しすぎてランチやコーヒーブレイク、そして楽しい週末を何度逃したことでしょうか？
発注書からのデータ抽出が全て自動で完了する世界を想像してください。その世界はすでに現実です。本記事で、その方法を詳しく解説します！
発注書（PO）プロセスとは
発注書は、購入者がベンダーに注文の意思を伝え確保するための法的文書です。
発注書には主に以下の4種類があります。
- 標準発注書
- 計画発注書
- ブランケット発注書
- 契約発注書
標準的なPOプロセスは、発注書作成からクローズまで9つの工程があり、手作業の場合はさらに時間がかかります。
3ウェイマッチングとは？
3ウェイマッチングは、発注書・納品書（受領）・請求書の情報がすべて一致するかを確認するプロセスです。全て一致すれば、サプライヤーへの支払いが実行されます。
手作業でのPOデータ入力がもたらす課題
注文の管理やサプライヤーとの連携、商品調達の確実性のため、発注書作成は不可欠です。
一方、手作業の発注書プロセスは時間も労力もかかり、購買担当者の大きな悩みになっています。
- 手作業による確認で、処理時間が大幅に増加
- 紙ベースのPOは記入ミスや見落としが発生しやすい
- データ精度維持のために常にヒューマンチェックが必要
- 入力ミスや不正確なPOは、支払い遅延や取引先とのトラブル、評判悪化の原因に
- 手作業ではPOデータの信頼性の確保が困難
購買部門リーダーの57%はいまだに非効率な手作業データ入力に頼っています。
発注書の自動化が最適解
要点は、発注書自動化によってPOプロセス全体が自動化され、手作業の負担が減ることです。
POのデータをわざわざ手動でGoogleスプレッドシートや他のシステムに入力するのではなく、自動化ツールがすべてを処理します。
発注書はどう自動化する？
PO自動化ツールは、AI（人工知能）や機械学習（ML）、OCR（光学式文字認識）等の技術を使って発注書処理を行います。
難しそうに思えますが、多くの発注書自動化ソフトはノーコードまたはローコードで使え、担当者が専門知識なしで自動化プロセスを導入できます。
PO自動化で得られる主なメリット
多くの企業が電子発注書やロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）に移行している大きな理由があります。
データ処理が圧倒的に速い
最大のメリットは処理のスピード化。POデータ処理に毎日数時間かかっていた作業が、数分で完了します。空いた時間はコア業務や改善活動へ振り分けられます。
エラーを大幅削減し、プロセスを明確化
自動化ワークフローにより手作業に付きものだったミスが激減し、情報整理やデータ精度も向上。必要な情報もすぐに検索できます。
POプロセスの進行状況が見える化
手作業の承認・確認作業に費やす時間を削減し、管理者はいつでもプロセス全体の進捗を可視化できるようになります。
Parseurで発注書を自動化
ParseurのPDFパーサーは、発注書 データ抽出を簡単に自動化する強力なツールです。主な活用例は次の2点です。
- ベンダーの見積書から自動でデータ抽出
- 発注書からデータ抽出し、3ウェイマッチングなど支払管理を効率化
Parseurが発注書から取得できる情報
Parseurは以下のデータ項目を抽出できます。
- 注文番号
- 発行日
- 取引先情報（会社名、住所、電話番号など）
- 商品情報（品目名、数量、単価など）
- 小計
- 割引
- 合計金額
Parseurが他のデータ抽出ツールと違う理由
Parseurはインテリジェント文書処理ソリューションとして、AI OCR等の先端技術を活用し、高精度な発注書 データ抽出を実現します。
PDFパーサーにはすぐに使えるテンプレートが多数搭載されており、様々な書類タイプからのデータ抽出も完全自動化。AIを活用した抽出支援やカスタムテンプレートの作成も容易です。
PO自動化の始め方
無料アカウントを作成後、次の手順で簡単に始められます。
ステップ1: 発注書をParseurのメールボックスに送信
POファイル（PDFなど）をドラッグ＆ドロップするだけ。
ステップ2: データ抽出用テンプレートを作成
Parseur上でPOテンプレート作成も直感的です。必要なデータ項目を選んで指定するだけです。
ステップ3: 抽出された発注書データを確認
抽出結果は下記のように一目で確認でき、必要に応じて修正も可能です。
ステップ4: KissflowやMondayなど他のアプリにPOデータを送信
POデータはさまざまな応用先にリアルタイム連携できます。
- Googleスプレッドシートへダイレクト連携
- Zapier, Make, Power Automate経由で他の業務システムへエクスポート
PO自動化で“単純作業”から卒業しよう
Parseurを導入すれば、発注書 データ抽出に長時間を取られることはもうありません。エラーや単調な転記作業から解放され、本来の業務に集中できます。今すぐ自動化の可能性を体感してください！
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