¿Alguna vez te has sentido como si estuvieras atrapado en la película Atrapado en el tiempo, pasando por el ciclo interminable del procesamiento de facturas? ¡Pues estamos aquí para romper ese bucle!
Veamos cómo Parseur puede ayudar a tu empresa a reducir el tiempo dedicado al procesamiento de facturas, no en un 50%, ni en un 75%, sino en la friolera de 100 veces, ahorrando decenas de miles de dólares cada mes.
El coste medio de procesar una sola factura es de $22,75. Procesar las facturas manualmente cuesta tiempo, dinero y mano de obra, y no está exento de dificultades. Al final del día, lo que quieres es reducir los costes laborales y optimizar tu negocio de forma más productiva.
Se prevé que el mercado mundial abarque 550.000 millones de facturas al año y que se cuadruplique su tamaño para 2035.
¿Y si te dijéramos que hay una solución para automatizar el procesamiento de tus facturas, ahorrándote una fortuna y liberando recursos valiosos? Sí, vamos a por todas: inteligencia artificial, análisis de PDF y reconocimiento óptico de caracteres.
Retos del procesamiento manual de facturas
En pocas palabras, el procesamiento de facturas significa introducir los datos de las mismas en un sistema. Las facturas de los proveedores llegan en todas las formas y tamaños, lo que dificulta la introducción de los datos. El esfuerzo de introducir una factura en un software de contabilidad puede llevar más de un par de minutos.
Según Business Insider, los procesos analógicos de cuentas por pagar pueden llevar de 30 a 90 días.
Errores humanos
Procesar manualmente un gran volumen de facturas también conduce a más errores humanos. Por ejemplo, tus empleados podrían no detectar errores en las partidas o erratas al introducir los datos de una factura. Sólo después de que se hayan dado cuenta de que la orden de compra no coincide con la factura, se descubrirá el error.
Además, se producirán errores y problemas de calidad en el procesamiento al teclear las facturas manualmente. Los problemas de calidad se resuelven implementando controles puntuales (controles sobre un grupo aleatorio de facturas). Pero eso, por supuesto, también cuesta tiempo y esfuerzo.
Riesgo de fraude
Los departamentos de cuentas por pagar son más susceptibles a fraudes internos y externos. Es posible que tu personal no sea capaz de detectar el fraude rápidamente si está procesando cientos de facturas a diario.
Retrasos en los pagos y pagos duplicados
Otro error común que puede ocurrir es el doble pago. Los retrasos en los pagos ocurren, especialmente durante la temporada alta como el Black Friday o la Navidad, ya que la introducción manual de datos lleva mucho tiempo, y si quieres que las cosas vayan más rápido, tendrás que contratar más personal, lo que resultará en más costes empresariales.
El 39% de las empresas afirma que los pagos duplicados y los sobrepagos representan más del 1% de sus pagos
La automatización de las cuentas por pagar te ahorra mucho tiempo a tu empresa y mejora la calidad y la fiabilidad del procesamiento. Un flujo de trabajo automatizado actualiza tus sistemas en tiempo real y reduce al mínimo los controles puntuales. Deja que tus colaboradores se centren en el negocio principal de tu empresa en lugar de dedicar tiempo a la tramitación manual de facturas.
¿Qué es el procesamiento automatizado de facturas?
En términos sencillos, el procesamiento automatizado de facturas permite a las empresas procesar las facturas sin intervención humana. La incorporación de un software de facturación a los procesos de tu empresa automatizará las tareas rutinarias.
Ventajas de la automatización de facturas
Cada vez más empresas están recurriendo a un software automatizado de cuentas por pagar para reducir costes y mejorar la eficiencia empresarial a largo plazo. Estas son sólo algunas de las formas en que puede ayudar:
Mayor eficiencia
Automatizar el procesamiento de facturas significa que no tienes que introducir los datos manualmente en varios sistemas ni pasar horas persiguiendo a los clientes para obtener sus datos de pago. También puedes diseñar tus facturas para que incluyan toda la información que necesitas en un solo lugar, de modo que no tengas que buscar detalles en varios documentos.
Ahorro de tiempo y costes
Al automatizar el procesamiento de facturas, puedes reducir la cantidad de tiempo y dinero que se dedica al procesamiento de los pagos y a la persecución de las facturas vencidas, lo que te permite centrarte en otras tareas importantes de tu negocio. Esto podría incluir el aumento de las ventas ofreciendo nuevos productos o servicios, o la reducción de costes mediante la externalización de ciertos aspectos de tu negocio.
Un estudio comparativo realizado en Parseur en junio de 2024, concluyó que, de media, un cliente de la herramienta de procesamiento de documentos Parseur se ahorra unas 150 horas de introducción manual de datos y unos 6.413 dólares al mes.
- Estadísticas de Parseur, junio de 2024
Mejora del servicio al cliente y de las tasas de retención
Los clientes valoran un buen servicio al cliente y son más propensos a utilizar empresas en las que confían y con las que se sienten cómodos tratando, por lo que la automatización del procesamiento de facturas ayuda a proporcionarles una mejor asistencia durante todo el proceso de pago.
¿Cómo automatizar el procesamiento de facturas?
La captura de datos de facturas puede automatizarse de tres maneras:
- Recopilación y escaneo de las facturas en PDF
- Extracción de datos de las facturas según requisitos específicos
- Envío de los datos de la factura a un ERP u otro software de contabilidad
Parseur: La mejor herramienta de automatización de facturas con IA
Parseur es un extractor de facturas que cuenta con un potente motor de IA. Utiliza la herramienta de análisis de PDF para extraer datos de las facturas recibidas como correos electrónicos, archivos PDF, CSV u otros archivos adjuntos basados en texto.
¿Qué es lo que mejor hace Parseur como herramienta de automatización de facturas con IA?
- No es necesario entrenar el modelo de IA en comparación con otras herramientas de IA.
- Parseur tiene buzones predefinidos para sectores específicos. En este caso, Parseur dispone de un buzón de facturas en el que los datos se extraen automáticamente.
- Puede extraer datos de tablas fácilmente, independientemente del número de elementos de una factura, lo que resulta imprescindible a la hora de procesar las partidas de las facturas.
¿Qué campos de datos hay que capturar en una factura?
Los campos que hay que capturar dependerán de tu tipo de negocio y de la legislación local.
Los siguientes campos suelen ser comunes en una factura, y querrás capturarlos la mayoría de las veces:
- Fecha de la factura
- Número de factura (normalmente un número secuencial único que identifica la factura)
- Nombre del proveedor
- Dirección del proveedor
- Nombre del cliente
- Dirección del cliente
- Partidas que contienen una descripción y la cantidad de bienes (o servicios prestados)
- Precio sin impuestos
- Tipo impositivo aplicado
- Importe del impuesto
- Precio total (con impuestos)
Los siguientes campos suelen ser opcionales, y puedes o no necesitarlos para el procesamiento de tus facturas:
- Fecha de vencimiento de la factura
- Número de identificación fiscal del proveedor
- Número de identificación fiscal del cliente
- Precio unitario de los bienes y servicios
- Dirección de envío
- Número de la orden de compra (número de pedido)
- Cualquier otra mención legal requerida, términos y condiciones, referencia a la legislación aplicable, menciones legales relacionadas con el tipo de factura (autofactura, régimen de margen, autofacturación, etc.)
¿Cómo crear tu propia herramienta de automatización de facturas con IA?
Parseur es gratuito para empezar con todas las funciones disponibles.
Un flujo de trabajo de procesamiento de facturas con Parseur tiene los siguientes pasos:
La factura se envía al software de automatización de facturas
Esto se puede hacer reenviando la factura a tu buzón de Parseur o cargando las facturas directamente en la aplicación Parseur.
Los datos se extraen de la factura automáticamente
Si necesitas que se analicen datos específicos, tienes que enumerar los campos de datos correctos para que el analizador de IA pueda recogerlos.
Exporta los datos de tus facturas analizadas
Ahora que tu buzón está en funcionamiento, puedes enviar los datos extraídos de tus documentos a donde quieras:
- En una hoja de cálculo de Google en vivo que se actualizará cada vez que Parseur procese un nuevo correo electrónico
- A cientos de aplicaciones de contabilidad y CRM a través de nuestra integración con Zapier, Make y Power Automate
- A tu aplicación personalizada a través de un webhook HTTP o una API de facturación
Automatización del procesamiento de facturas de proveedores
Integrar un software de procesamiento de facturas no sólo mejorará tus procesos empresariales, sino que también mejorará las relaciones con proveedores y clientes. Automatizar los procesos de facturación te proporcionará una extracción de datos más rápida, acceso a información en tiempo real y escalabilidad.
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