¿Alguna vez has oído hablar del término "PDF con función de búsqueda"? En el ajetreado mundo actual, nadie tiene tiempo para revisar documentos uno por uno en busca de información específica. Un PDF con función de búsqueda es un documento que permite a los usuarios buscar palabras o frases específicas dentro del documento.
Pero, ¿cómo se crea un documento con función de búsqueda?
Definición de un PDF con función de búsqueda
Un PDF con función de búsqueda es un tipo de documento digital que permite a los usuarios buscar palabras o frases específicas dentro del documento. A diferencia de un PDF que no permite búsquedas, donde el texto se trata como una imagen, un PDF con función de búsqueda contiene texto que ha sido identificado y procesado mediante un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
¿Qué hace que un PDF permita búsquedas?
Cuando creas un PDF desde Microsoft Word, normalmente puedes realizar búsquedas en él con programas como Adobe Reader. Sin embargo, si necesitas información precisa o si el PDF se ha creado a partir de un documento escaneado, entonces el OCR es tu mejor herramienta.
Un software OCR escanea el documento, identifica los caracteres que contiene y lo convierte en un documento con función de búsqueda.
¿Cómo convierto un PDF en un PDF con función de búsqueda?
Dependiendo de tus necesidades, hay 3 formas habituales de hacer que los documentos PDF permitan búsquedas.
El método manual
Consiste en copiar y pegar o escribir el texto en un documento de Word o Google Docs y guardarlo en formato PDF. Y, a continuación, puedes buscar manualmente la información en el documento mediante la "función de búsqueda". Este método solo es factible si tienes 1 o 2 archivos PDF con diseños sencillos.
No recomendamos la introducción manual de datos si tienes que procesar rápidamente una gran cantidad de archivos PDF complejos.
Herramientas de conversión online
Las herramientas online como Smallpdf son gratuitas y fáciles de usar. Solo tienes que cargar tu PDF y ellos lo convertirán en uno que permita búsquedas.
La desventaja de estas herramientas es que no pueden manejar grandes volúmenes de datos ni archivos complejos.
Software OCR para PDF
El software OCR es el método más popular para producir un PDF con función de búsqueda. Puede reconocer texto con gran precisión, especialmente cuando el documento contiene caracteres especiales o fuentes no estándar.
Ventajas del uso de un PDF con función de búsqueda mediante OCR
El software OCR convierte los documentos escaneados en PDF con función de búsqueda, lo que facilita la búsqueda de frases clave, palabras o símbolos especiales.
Mayor eficiencia en la búsqueda de datos
Esta es la mayor ventaja de un PDF con función de búsqueda, ya que puede ahorrarte tiempo y recursos. Supongamos que recibes un gran número de pedidos de comercio electrónico a diario y tienes que buscar manualmente información como los nombres de los clientes, lo que pidieron y el importe total.
Convertir esos pedidos en PDF con función de búsqueda te ahorra tiempo, y compartir esa información con tu equipo se vuelve mucho más fácil.
Se conserva el formato original
Si utilizas herramientas de conversión online, observarás que no pueden conservar el formato original de los archivos PDF. Este es uno de los inconvenientes de utilizar herramientas online gratuitas.
El uso de OCR para PDF garantiza que se mantenga el formato original.
Mayor productividad
Buscar información, especialmente en temporada alta, puede resultar estresante. Los documentos PDF con función de búsqueda ayudan a reducir el tiempo y los recursos que se dedican a la búsqueda manual. De este modo, tu equipo puede centrarse en tareas más productivas, como ofrecer una atención excelente a tus clientes.
¿Cómo se habilita la búsqueda de texto en un PDF?
Utilizar Parseur para habilitar la búsqueda en PDF es bastante sencillo. Parseur es un potente analizador de PDF con sólidas funciones de OCR desarrollado para automatizar la extracción de datos de documentos.
La herramienta OCR para PDF convierte automáticamente los PDF en PDF con función de búsqueda. Puedes descargar el nuevo archivo PDF en formato CSV o exportarlo a cualquier otra aplicación en tiempo real.
Preguntas frecuentes sobre los archivos PDF con función de búsqueda
¿Puede Parseur convertir un PDF en uno que permita búsquedas?
No, Parseur no ofrece esta función.
¿Cuál es la diferencia entre un PDF y un PDF con función de búsqueda?
Un PDF normal contiene imágenes o contenido que no se puede seleccionar ni buscar, mientras que un PDF con función de búsqueda es aquel que ha sido procesado por OCR, lo que facilita la búsqueda de palabras clave específicas.
¿Qué tipo de PDF permite búsquedas?
Cualquier documento que haya sido procesado por un motor OCR permite búsquedas.
¿Es PDF/A lo mismo que un PDF con función de búsqueda?
No, PDF/A es un requisito ISO especializado en el archivo y la conservación de documentos electrónicos.
¿Por qué mi documento PDF no permite búsquedas?
No todos los PDF permiten búsquedas. Los documentos escaneados o los archivos de solo imágenes no permiten búsquedas.
¿Qué software permite realizar búsquedas en un PDF?
Los analizadores de PDF con funciones OCR son las mejores herramientas para la búsqueda de documentos.
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