Si alguna vez has tenido que extraer texto de archivos PDF, sabes lo complicado que puede ser. Extraer tablas de archivos PDF manualmente es aún peor, ¡y seamos sinceros, nadie tiene tiempo para eso!
¡Pero no te preocupes! En este artículo, vamos a revelar los secretos para extraer fácilmente tablas de documentos PDF y convertirlas automáticamente a Excel.
¿Por qué es importante la extracción de tablas de PDF?
Casi todas las empresas utilizan archivos PDF como formato de documento principal. Estos documentos suelen contener datos tabulares, como los productos y precios de una tienda en línea en un documento de confirmación de pedido.
Casos de uso para la extracción de tablas de PDF
La extracción de tablas de archivos PDF permite a las empresas exportar datos atrapados en archivos PDF. Estos datos se pueden enviar a otras aplicaciones empresariales, como CRM, ERP o herramientas de logística. La clave es recuperar esos datos rápidamente y en un formato de tabla editable.
Procesamiento de facturas
En la mayoría de las facturas, la descripción, la tarifa por hora o la cantidad de cada artículo se encuentran en una tabla. Imagina que eres contable y necesitas extraer datos de tablas de innumerables facturas de tus clientes para generar informes o estados financieros. El proceso de captura de datos para facturas puede completarse más rápidamente y sin errores utilizando un analizador de PDF automático.
Extractos bancarios
¡Rara vez se ve un extracto bancario que solo contenga texto! La mayoría de las veces, los extractos bancarios contienen transacciones confidenciales en formato de tabla. Convertir manualmente extractos bancarios de PDF a Excel puede llevar mucho tiempo y aumentar el riesgo de errores.
Conocimiento de embarque (BoL)
Al igual que las facturas o los recibos, los conocimientos de embarque son documentos PDF emitidos por los transportistas como prueba de las transacciones. Utilizar una herramienta de extracción de PDF es la técnica más eficaz para automatizar los procesos de B/L, ya que el papeleo de envío suele ser una tarea tediosa.
Confirmación de viaje
La industria del turismo está en constante crecimiento y las agencias de viajes buscan formas innovadoras de hacer un seguimiento de los datos de los viajes. La extracción de datos de PDF puede ayudar a extraer campos como los datos de la aerolínea, los horarios de los vuelos y los datos del hotel. Automatizar este proceso puede ayudar a acceder a valiosos datos de los clientes, identificar tendencias y tomar mejores decisiones.
Retos de la extracción manual de tablas de PDF
Extraer tablas de archivos PDF manualmente tiene varias desventajas:
- Es tedioso y propenso a errores.
- Si estás extrayendo tablas de un documento PDF de gran tamaño, es posible que se te pasen algunas líneas.
- Lleva mucho tiempo, lo que provoca una disminución de la productividad.
- Tienes que copiar las celdas una por una manualmente, de lo contrario el formato se distorsiona.
Afortunadamente, existen potentes herramientas de análisis de PDF como Parseur para automatizar la extracción de tablas de archivos PDF al instante.
Echemos un vistazo a las mejores herramientas disponibles.
Mejores herramientas para convertir tablas de PDF en 2024
El PDF es uno de los formatos de documento más populares del mundo. Hemos recopilado las 4 mejores soluciones para copiar tablas de archivos PDF.
1. Extracción de tablas con apuntar y hacer clic: Parseur
Con la ayuda de la IA, el robusto motor de PDF de Parseur puede extraer tablas de archivos PDF escaneados. Parseur extrae datos de estructuras repetitivas e incluso puede extraer elementos individuales si es necesario.
2. Extracción básica de tablas: Tabula y PDF Tables
Tabula es una herramienta gratuita de código abierto creada para extraer datos a CSV o Microsoft Excel. Tiene una interfaz sencilla e intuitiva. La herramienta es una gran solución si eres desarrollador, ya que se necesita un entorno Java para este programa de escritorio.
PDFTables es una API de extracción de tablas para convertir PDF a Excel, HTML y XML. La aplicación está basada en la nube y también puedes integrarla con otras tecnologías.
Sin embargo, es posible que ambas soluciones no sean la mejor opción si necesitas extraer datos de archivos PDF escaneados, ya que no tienen un motor OCR. También se limitan a la extracción de tablas únicamente, y no a la extracción de texto.
3. Extracción de texto: Conversores de PDF en línea
Los conversores de PDF en línea, por ejemplo, Cloud Convert funcionan mejor cuando necesitas convertir un documento PDF completo sin requisitos específicos. Además, la mayoría de los conversores de PDF capturan las tablas como texto, por lo que no obtendrás el formato de datos correcto.
4. Basado en IA: Nanonets
Nanonets utiliza inteligencia artificial y aprendizaje automático para la extracción de tablas. Puede llegar a un alto nivel de precisión una vez que lo hayas entrenado con unas cuantas docenas de muestras. Sin embargo, el entrenamiento puede llevar algún tiempo y, si algo no se extrae correctamente, tendrás que volver a entrenar el modelo y corregir los problemas manualmente.
El OCR Dinámico de Parseur extraerá tablas de archivos PDF en unos pocos clics
En comparación con Tabula o Nanonets, Parseur tiene un innovador reconocimiento óptico de caracteres dinámico que ayuda a localizar un campo específico cuando este se mueve por un documento.
Por ejemplo, cada factura puede tener un número diferente de artículos. Por lo tanto, la longitud de la tabla variará en función del número de artículos de cada factura. El OCR Dinámico te permite crear etiquetas sobre partes del texto del documento y hacer que los datos capturados se posicionen en relación con estas etiquetas.
¿Cómo puedo extraer tablas de archivos PDF?
La extracción de datos de tablas de archivos PDF puede hacerse en 4 sencillos pasos:
- Sube los archivos PDF directamente en la aplicación Parseur (o envíalos por correo electrónico)
- Crea un buzón. Parseur viene con un conjunto de buzones específicos del sector que incluyen un conjunto predefinido de campos y plantillas que puedes utilizar. También puedes crear un buzón totalmente personalizado.
- Crea plantillas para enseñar a Parseur qué datos debe extraer señalando y haciendo clic en las partes del texto que quieres que extraiga de los documentos de muestra. A continuación, Parseur extraerá los datos de otros documentos similares.
- Exporta los datos de la tabla analizada a cualquier aplicación de tu elección, como Excel, Salesforce, Notion o tu CRM
Consulta el siguiente vídeo tutorial para entender mejor cómo crear un campo de tabla y convertir una tabla PDF a Excel.
Extraer tabla de PDF a Excel
Una vez extraídos los datos de la tabla, existen varias formas de copiar una tabla de PDF a Excel:
- Descarga automática
- A través de Zapier
- A través de Power Automate
Si necesitas descargar los datos de la tabla analizada en una hoja de Excel, solo tienes que hacer clic en "exportar" en el buzón de Parseur y podrás descargarla en formato CSV, XLSX o JSON.
Captura de datos de tablas realizada automáticamente
Extraer tablas de archivos PDF ya no es un reto siempre que se utilice la herramienta adecuada en función de tus necesidades.
Me encanta vuestro producto. Empecé con el analizador de Zapier, luego pasé a mailparser.io porque el de Zapier no tenía la funcionalidad que yo necesitaba para analizar datos de tablas. Desafortunadamente, también me encontré con limitaciones con mailparser.io, lo que finalmente me llevó a pasarme a vuestro producto. Dejando a un lado las limitaciones de Mailparser.io, vuestro producto es mejor en todos los aspectos, así que estoy contento de haber hecho el cambio.
Preguntas frecuentes
¿Se puede copiar una tabla de un PDF?
¡Sí! Cuando subes tu PDF a la aplicación Parseur, la tabla se copia automáticamente. A partir de ahí, puedes extraer cualquier dato tabular.
¿Cómo se copia una tabla de un PDF a Hojas de cálculo?
Parseur tiene fórmulas predeterminadas que puedes utilizar para exportar datos de tablas a Hojas de cálculo de Google en tiempo real
¿Puedo extraer texto de archivos PDF con Parseur?
¡Sí! Consulta nuestra guía para extraer texto de archivos PDF.
Si tienes alguna pregunta sobre cómo extraer una tabla de un PDF, ¡no dudes en ponerte en contacto con nosotros!
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