La base fundamental para que cualquier empresa tenga éxito es su capacidad para capturar los datos correctos de forma correcta. Los datos pueden ser cualquier cosa: datos de clientes, datos de productos o análisis de datos para mejorar. No hace falta decir que los datos juegan un papel importante en cualquier negocio.
Es esencial para cualquier empresa estar siempre al día con los datos recientes y, por lo tanto, capturar esos datos de forma rápida y eficaz se vuelve primordial. Aquí es donde la captura de datos entra en juego para acelerar esos procesos comerciales.
¿Qué es la captura de datos?
La captura de datos es el proceso de extraer información de cualquier tipo de documento o correo electrónico y convertirla a un formato legible por computadora. Los documentos vienen en diferentes formatos, como facturas, recibos, cuestionarios, videos e imágenes. La captura manual de datos requiere tiempo, esfuerzo y recursos. Es por eso que existen tecnologías basadas en aprendizaje automático e inteligencia artificial que las empresas pueden adoptar para automatizar este proceso.
Un reciente comunicado de prensa de Future Market Insights afirma que el mercado de software de captura de datos empresariales experimentará un fuerte crecimiento hasta 2029.
Métodos de captura de datos
La captura manual de datos no solo consume mucho tiempo, sino que también es propensa a errores humanos. Automatizar el proceso de captura de datos es una de las mejores formas de extraer datos con precisión. Hay muchas tecnologías involucradas en la automatización de la captura de datos, pero las que se mencionan a continuación son las más utilizadas.
"El futuro del escaneo es la captura inteligente" - TechReport, diciembre de 2021
OCR
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una técnica que se utiliza para leer datos de imágenes, archivos PDF y documentos escaneados. OCR elimina la necesidad de ingreso manual de datos, especialmente si una empresa necesita revisar recibos o imágenes a granel.
¿Sabías que Ray Kurzweil introdujo el OCR por primera vez en 1975 para personas con discapacidad visual?
Las industrias donde el OCR es popular son la banca, la atención médica y los seguros. Por ejemplo, en los bancos, OCR ayuda a extraer datos de cheques y en los hospitales, se utilizaría para informes de rayos X e historiales médicos.
Ejemplos de software OCR incluyen Parseur, Tesseract, Adobe Acrobat Pro, OmniPage Ultimate y Abbyy FineReader.
ICR
El reconocimiento inteligente de caracteres es una tecnología OCR avanzada que se utiliza para extraer datos de diferentes tipos de escritura a mano. Es un software que puede reconocer diferentes estilos y fuentes de textos escritos a mano, mejorando así la precisión de los datos extraídos. Para lograr esta precisión, ICR utiliza el análisis de características junto con el procesamiento basado en píxeles para reconocer líneas, intersecciones de líneas y bucles cerrados.
Ejemplos donde se utiliza ICR:
- Extractos bancarios
- Hojas de horas
- Facturas
- Cuentas
- Encuestas a clientes
OMR
El reconocimiento óptico de marcas (OMR), también conocido como lectura óptica de marcas, es el proceso de recopilar información sobre exámenes, hojas de calificación, encuestas y otros documentos en papel. Es una aplicación de software instalada en computadoras que escanea los documentos diferenciando entre casillas marcadas y no marcadas. El software OMR es muy útil en instituciones educativas y empresas de investigación de mercado, ya que ahorra tiempo y mano de obra.
Códigos de barras
La tecnología de códigos de barras es una de las más utilizadas y se encuentra en una gran variedad de bienes y artículos. Puedes reconocerlo por las líneas paralelas blancas y negras. Los códigos de barras ayudan a identificar productos y rastrear paquetes a través de software especializado.
Esas rayas en realidad representan datos y números, lo que las hace fácilmente legibles por una máquina de escaneo. Los códigos de barras se utilizan ampliamente en supermercados, pedidos internacionales e incluso para rastrear pagos en facturas.
Según un comunicado de prensa de Global Market Monitor de noviembre de 2021, el mercado global de códigos de barras experimentará un crecimiento significativo para 2027.
Código QR
Los códigos QR son un tipo de código de barras bidimensional (2D) que contienen más información que los códigos de barras tradicionales y se pueden leer con teléfonos inteligentes. Hay dos tipos de códigos QR: estáticos y dinámicos. Puedes vincular códigos QR a un sitio web, un sitio de redes sociales, contraseñas WIFI o incluso direcciones de correo electrónico. Los restaurantes incluso están utilizando códigos QR para evitar imprimir menús y, por lo tanto, alejarse del papel.
"El futuro de los códigos QR son más códigos QR, y los restaurantes siguen liderando el camino" - PYMTS.COM
Web scraping
También conocido como raspado de datos, este método utiliza bots web o rastreadores web para recuperar contenido de datos de sitios web. Los proxies residenciales que ayudan a evitar la detección de bots son vitales para un web scraping eficaz. El web scraping HTML luego transfiere los datos a una base de datos.
Captura de voz
Alexa, Siri y Cortana son ejemplos de tecnologías de captura de voz que utilizan el reconocimiento de voz para capturar y procesar datos.
El proceso de captura de datos
El proceso de captura de datos implica una serie de pasos que se implementan para la automatización. Hemos descrito los cinco pasos principales a continuación:
- Importación de documentos
Para que se inicie el proceso automatizado de captura de datos, los documentos deben escanearse primero. La mayoría del software de captura de datos te permite escanear documentos en diferentes formatos, como PDF, JPEG, XML.
- Procesamiento y captura de documentos en formatos legibles
Una vez importados, la solución de captura de datos procesa el texto a un formato legible por máquina. Por ejemplo, si hay una imagen, el software mejorará automáticamente la calidad de la imagen para una mejor resolución.
- Validación de datos
El tercer paso es validar los documentos comprobando las reglas de tolerancia predefinidas, como caracteres borrosos o campos faltantes. Luego se reenviarán para revisiones y verificaciones manuales. Es un paso importante para garantizar que los datos sean correctos desde el principio para evitar errores en el camino.
- Clasificación de documentos
Los documentos se clasifican e indexan automáticamente según criterios y filtros específicos. Por ejemplo, las órdenes de compra, los recibos y los contratos se pueden agrupar en un tipo de documento específico. Esta clasificación inteligente de documentos que utiliza el aprendizaje automático ahorra tiempo y el personal ya no tiene que clasificar los documentos manualmente.
- Extracción y entrega de datos
El proceso no estará completo sin la extracción de datos. Luego, se extrae información importante y específica aprovechando las tecnologías que mencionamos anteriormente. Los metadatos también se identifican. Los documentos capturados se mueven luego a una unidad o carpeta específica donde puedes acceder a ellos en cualquier momento.
En esta etapa, se configuran flujos de trabajo automatizados entre diferentes aplicaciones.
Beneficios de utilizar la captura de datos
La integración de una herramienta automatizada de captura de datos en tu negocio producirá resultados excepcionales. Con la mejor tecnología involucrada, proporciona a cualquier empresa una ventaja competitiva sobre otras organizaciones en el espacio digital.
- Eficiencia de datos
Dado que los datos se capturan de forma rápida y eficaz, el proceso se acelera internamente, lo que a su vez aumenta la satisfacción del cliente. Hay menos trabajo manual por hacer, lo que mejora el rendimiento del procesamiento de documentos.
- Precisión de datos
El procesamiento manual de datos siempre es propenso a errores, ya que puede haber datos incompletos o faltantes. Con una solución de captura de datos de documentos, puedes estar seguro de que los datos siempre serán precisos. Hay un paso de validación de datos en el proceso que realiza comprobaciones para garantizar que no haya inconsistencias.
Por ejemplo, el software puede verificar si la información en una factura específica coincide con los datos de los registros del proveedor en la base de datos.
- Reducir costos
Según un artículo de AI Multiple publicado en febrero de 2021, el precio de archivar un documento es de $20, y si tienes que reproducir un documento perdido, asciende a $220. Un software de captura de datos elimina el riesgo de gastos operativos innecesarios, lo que reduce los costos.
Además de eso, al reducir el papeleo, ¡estás contribuyendo a una sociedad sin papeles y a un mejor medio ambiente!
- Seguridad mejorada
Dado que hay una mayor visibilidad de los documentos y mejores procesos, los actos fraudulentos se pueden detectar más fácilmente. Además, los documentos se almacenan en un almacenamiento en línea seguro y protegido que evita la pérdida de datos en comparación con el archivo tradicional. Estos documentos también se pueden restringir solo a un cierto número de personal dentro de la organización.
Además, dado que todos los documentos están digitalizados y almacenados en un repositorio en línea, hay menos necesidad de almacenamiento físico y, por lo tanto, se reduce el espacio en una oficina.
- Ahorro de tiempo
Revisar los documentos manualmente lleva tiempo y, a veces, el proceso se retrasa si los empleados encuentran errores. Un sistema automatizado de captura de documentos ayudará a ahorrar tiempo y reducirá la latencia del proceso. Esto puede conducir a un aumento en el crecimiento y la escalabilidad del negocio.
- Empleados felices y satisfechos
El daño ocular, el estrés y los problemas musculares están relacionados con el trabajo manual de ingreso de datos. Las personas empleadas en el campo de la captura de datos experimentan fatiga y otros problemas de salud con el tiempo. Es un trabajo agotador que desmotiva a los empleados.
Al integrar una solución de captura de datos en tu empresa, les permites a los empleados concentrarse en otros aspectos, aprender y crecer más en su trayectoria profesional, aumentando así la productividad. La captura de datos de documentos te ayudará a optimizar los procesos de tu negocio. Tendrás más tiempo para concentrarte en las relaciones con los clientes y socios.
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