Outlook staat centraal in de meeste Microsoft 365-omgevingen, en een groot deel van bedrijfsgevoelige informatie komt daar elke dag binnen: leadmeldingen, leveranciersfacturen, orderbevestigingen, verzendalerts. Het probleem is niet het ontvangen van deze e-mails – maar het automatisch de data eruit halen en naar de juiste plek sturen.
Hieronder vind je een eerlijk overzicht van de opties om Outlook-e-mails te parseren, wanneer ze logisch zijn én een stapsgewijze uitleg voor het gebruik van Parseur.
Belangrijkste punten
Parseur haalt gegevens uit zowel e-mailtekst als bijlagen (PDF's, afbeeldingen, gescande documenten) in Outlook via AI, zonder code.
Stel een automatische doorstuurregel in Outlook in om e-mails direct naar Parseur te sturen. De opgehaalde data wordt vervolgens in real-time doorgezet naar Excel, Google Sheets, een CRM of meer dan 6.000 andere apps.
Power Automate verwerkt eenvoudige e-mailteksten standaard in Microsoft 365, maar kan geen PDF-bijlagen aan zonder de AI Builder add-on (die extra kost). Parseur verwerkt bijlagen standaard.
AI-gestuurde extractie past zich aan als de lay-out van een e-mail wijzigt, zodat parsing-regels niet breken als een afzender zijn template aanpast.
Parseur heeft een gratis plan waarvoor geen creditcard nodig is.
Welke data kun je uit Outlook-e-mails halen?
Parseur kan elk veld halen dat consequent voorkomt in soortgelijke e-mails:
E-mailmetadata: afzendernaam en -adres, ontvanger, onderwerp, datum en tijd van ontvangst
Tekstvelden in de e-mail: namen, telefoonnummers, adressen, ordernummers, prijzen, datums, track & trace-nummers, en elke gestructureerde tekst die terugkomt in soortgelijke e-mails
Tabelrijen: orderregels uit bevestigingen, factuurtabellen, productlijsten
Bijlagen: gestructureerde data uit PDF-facturen, gescande documenten, bonnen als afbeelding, en Word-bestanden die als bijlage zijn meegestuurd
Vier manieren om Outlook-e-mails te parseren
De meeste teams kiezen uit deze opties voor het automatiseren van het halen van data uit Outlook:
Power Automate is het native automatiseringsplatform van Microsoft en de meest voor de hand liggende optie voor Outlook-gebruikers. De Outlook-connector triggert op nieuwe e-mails en kan basisvelden uit de e-mailtekst halen. Dit werkt goed voor simpele, gestructureerde notificatie-e-mails binnen Microsoft 365. Beperkingen: het verwerkt geen PDF- of afbeeldingsbijlagen zonder het extra betaalde AI Builder add-on, en is afhankelijk van tekstpatronen die breken bij veranderende e-mailformaten. Voor enkel tekstvelden binnen het Microsoft-ecosysteem is het een prima gratis optie.
Zapier Email Parser is een gratis tool die gegevens uit e-mailtekst haalt op basis van vaste templates. Je stuurt e-mails door naar een Zapier-adres, markeert de gewenste velden en Zapier stuurt de data door naar gekoppelde apps. Het verwerkt geen bijlagen en werkt niet als de e-mailindeling wijzigt. Geschikt voor simpele, stabiele e-mails zonder bijlage.
Mailparser gebruikt voorwaardelijke, op regels gebaseerde parsing voor zowel e-mailteksten als bijlagen. Deze tool ondersteunt meer e-mailtypen dan Zapier Email Parser, inclusief webhooks en integraties. Als e-mailformaten veranderen, moet je de regels aanpassen; bij hoge volumes levert dat onderhoud op.
Parseur is een AI-gedreven e-mail parser die zowel tekst als bijlagen uit e-mails haalt zonder vaste regels. Het past zich automatisch aan als lay-outs veranderen, verwerkt PDF's en gescande bijlagen met ingebouwde Zonale OCR, en koppelt met Power Automate, Zapier, Make en 6.000+ andere apps. Na het gratis plan is het een betaalde dienst.
Voor éénmalige extracties uit stabiele e-mails zijn Power Automate of Zapier Email Parser soms voldoende. Voor terugkerende workflows, parsing van bijlagen of e-mails met variabele layout is Parseur de meest robuuste optie.
Zo haal je data uit Outlook-e-mails met Parseur
Je hebt een gratis Parseur-account nodig. Er is geen creditcard nodig.
Stap 1: Stuur je Outlook-e-mails door naar Parseur
Kopieer het adres van je Parseur-mailbox en stuur een voorbeeld-Outlook-e-mail daarheen. De e-mail verschijnt binnen enkele seconden in je mailbox, inclusief bijlagen.
Voor doorlopende automatisering stel je een automatische doorstuurregel in Outlook in. Ga naar Instellingen → E-mail → Regels → Nieuwe regel, zet je voorwaarden (op afzender, onderwerp of “heeft bijlage”) en kies Doorsturen naar je Parseur-mailboxadres als actie. Elke e-mail die aansluit bij je regel wordt vanaf nu automatisch doorgestuurd en verwerkt.
Stuur je e-mail door van Outlook naar de Parseur mailbox
Stap 2: Geef aan welke velden je wilt halen
Verschijnt je e-mail in Parseur? Markeer elk stukje tekst dat je wilt vastleggen en geef het een veldnaam, bijvoorbeeld “Klantnaam”, “Factuurnummer” of “Ordertotaal.” De AI van Parseur leert hiervan en past dezelfde extractielogica toe op alle volgende soortgelijke e-mails. Geen regex of code nodig.
Bij PDF- of afbeeldingsbijlagen herkent Parseur deze automatisch en kun je velden aanwijzen in de bijlage, net zoals bij de e-mailtekst.
Markeer de gegevens die je wilt halen en geef ieder veld een naam
Stap 3: Exporteer de opgehaalde data
Als Parseur je Outlook-e-mails verwerkt, bepaal jij zelf waar de opgehaalde data heen gaat:
Downloaden als Excel-, CSV- of JSON-bestand voor handmatige exports
Excel Online: automatisch rijen toevoegen via Power Automate of Zapier
Google Sheets: iedere e-mail wordt direct realtime als nieuwe rij aan je sheet toegevoegd
Power Automate: bouw workflows binnen Microsoft 365 met SharePoint, Dynamics 365, SQL Server en Azure-diensten
Zapier of Make: koppel met onder andere HubSpot, Salesforce, Airtable, Slack en 6.000+ andere apps
Voor handmatige export ga je naar Exporteren, dan Downloaden. Parseur exporteert de data als Excel-, CSV- of JSON-bestand die je direct kunt openen.
Klik op downloaden om data als Excel, CSV of JSON te exporterenOpgehaalde e-maildata klaar voor gebruik in Excel
Wil je data direct naar Power Automate sturen? Klik op Exporteren, dan Power Automate en maak een nieuwe flow. Zo koppel je Parseur aan jouw Microsoft 365-omgeving zodat elke verwerkte e-mail direct je workflow triggert.
Koppel Parseur aan Power Automate voor Microsoft 365-workflows
Veelgebruikte Outlook parsing scenario’s
Factuurverwerking: leveranciersfacturen komen als PDF-bijlagen in Outlook binnen. Parseur leest het PDF, haalt leverancier, bedrag en vervaldatum op en stuurt de gegevens door naar je boekhoudsoftware of een inkoop-sheet. Zie de uitleg voor factuurverwerking.
Lead capture: contactformulier inzendingen komen als Outlook-notificaties binnen. Parseur haalt naam, bedrijf, e-mail en bericht eruit, en maakt automatisch een nieuw contact aan in je CRM of zet een extra rij in je volglijst. Zie de lead e-mail guide.
Orderbeheer: E-commerce orderbevestigingen worden automatisch geparsed en realtime naar een fulfillment-sheet gestuurd.
Google Alerts monitoring: Google Alerts samenvattingsmails die vanuit Outlook zijn doorgestuurd, worden geparsed en gelogd in een centraal onderzoeksbestand.
Sollicitaties: sollicitatiemeldingen vanuit jobboards worden geparsed en naar een overzicht voor recruitment gestuurd. Zie de gids over sollicitatie e-mails.
Werk je al met Gmail? Dit werkt op precies dezelfde manier. Bekijk onze Gmail parser handleiding.
Gratis tools voor gerelateerde documenttypen
Wil je losse documenten verwerken die als Outlook-bijlage binnenkomen, zonder volledige workflow in te stellen? Gebruik dan deze gratis tools voor losse bestanden:
Komt hetzelfde type bijlage vaker binnen via Outlook? Parseur handelt iedere bijlage automatisch af zodra deze binnenkomt.
Wat is Parseur?
Parseur is krachtige software voor documentverwerking waarmee u tekst uit e-mails, PDF's en andere documenten kunt extraheren en uw workflow kunt automatiseren.
Alle Parseur-functies.
Wat is Outlook?
Microsoft Outlook is de e-mailclient-oplossing van Microsoft waarmee jij eenvoudig jouw e-mails en agenda op één plek kunt organiseren. Al je e-mailaccounts kunnen op één plek worden samengebracht zodat je overzicht houdt over je inbox of vergaderverzoeken. Microsoft Outlook is onderdeel van het Microsoft Office-pakket en integreert met Microsoft Exchange.
Veelgestelde vragen over automatisch data uit Outlook-e-mails halen en verwerken.
Stuur je Outlook-e-mails door naar een Parseur-mailbox. De AI van Parseur leest de e-mailtekst en eventuele bijlagen, haalt de door jou ingestelde velden eruit en exporteert deze real-time naar Excel, Google Sheets, een CRM of duizenden andere apps. Stel een automatische doorstuurregel in Outlook in zodat elke nieuwe e-mail die aan je voorwaarden voldoet, direct verwerkt wordt zonder handmatig werk.
Ja. Parseur verwerkt PDF-, afbeelding- en documentbijlagen tegelijk met de e-mailtekst. Factuurregels, totaalbedragen, leveranciersnamen en andere velden uit PDF-bijlagen worden samen met de data uit de e-mail gehaald en automatisch geëxporteerd naar jouw gekozen bestemming.
Ga in Outlook naar Instellingen, dan naar E-mail, vervolgens Regels, en maak een nieuwe regel aan. Bepaal je voorwaarden (op basis van afzender, onderwerp of of de e-mail een bijlage heeft) en stel de actie in op doorsturen naar je Parseur-mailboxadres. Vanaf dat moment wordt elke e-mail die aan je regel voldoet automatisch naar Parseur doorgestuurd.
Power Automate heeft een native Outlook-connector die kan triggeren op nieuwe e-mails en basisvelden uit de e-mailtekst kan halen. Dit werkt goed bij simpele, gestructureerde notificatie-e-mails binnen Microsoft 365. PDF- of afbeeldingsbijlagen worden echter niet verwerkt zonder het betaalde AI Builder-add-on, en het systeem past zich niet aan als indelingen wijzigen. Parseur verwerkt tekst, bijlagen en gescande documenten met AI, en kan bovendien terugkoppelen naar Power Automate voor grotere Microsoft-workflows.
Ja. Parseur koppelt direct met Google Sheets. Elke keer dat Parseur een Outlook-e-mail verwerkt, worden de velden als een nieuwe rij aan jouw gekozen sheet toegevoegd, realtime.
De beste tool hangt af van waar je data zich bevindt. Voor e-mailtekst in Microsoft 365-omgevingen kan Power Automate simpele gestructureerde e-mails direct aan. Voor PDF- of afbeeldingsbijlagen, of e-mails die regelmatig van structuur veranderen, is een AI-parser zoals Parseur de sterkere optie. Die verwerkt tekst, PDF's, gescande documenten en wisselende e-mailindelingen zonder regels of code.
Parseur kan elk veld halen dat consequent in vergelijkbare e-mails terugkomt: afzendernaam en -adres, onderwerpregel, ontvangstdatum en -tijd, tekstvelden zoals namen, ordernummers, prijzen, adressen en telefoonnummers, tabelrijen zoals orderregels en inhoud uit PDF- of afbeeldingsbijlagen.
Ja. Je kunt dezelfde doorstuurregels instellen op een gedeelde mailbox als op een persoonlijke. Alle e-mails in de gedeelde inbox die aan je regel voldoen, worden automatisch doorgestuurd naar Parseur en verwerkt.
Ja. Parseur haalt de data uit je Outlook-e-mails en je kunt die downloaden als Excel-bestand, of direct real-time naar Excel Online sturen via Power Automate of Zapier. Bekijk de integratiegids van e-mail naar Excel voor alle stappen.
Parseur heeft een gratis plan met alle functies tot een maandelijks documentlimiet. Je hebt geen creditcard nodig. De Outlook-integratie werkt op elk abonnement, ook de gratis versie.
