E-mails exporteren naar Excel

Waarom automatisch e-mails exporteren naar Excel?

1. Ontvang je dagelijks talloze e-mails in Outlook, Gmail of Yahoo, waardoor je inbox overloopt?
2. Ben je vaak handmatig e-mails aan het filteren om belangrijke informatie eruit te halen?
3. Moet je regelmatig data kopiëren uit e-mails naar een Excel-werkblad?
4. Wil je belangrijke e-mailinformatie eenvoudig back-uppen in een Excel-bestand?

Herken je deze situaties? Dan is een geautomatiseerde mail parsing tool ideaal om e-mails te exporteren naar Excel. In dit artikel ontdek je stap voor stap hoe je met Parseur automatisch e-maildata in Excel plaatst. Je leert onder andere:

1. Hoe je gegevens uit e-mails haalt en in Excel zet
2. Hoe je e-mails van Gmail of Outlook naar Excel overzet

Gegevens uit e-mails naar Excel exporteren

Stel: je runt een online shop die dagelijks honderden bestellingen via e-mail ontvangt. De PDF-orderbevestigingen bevatten klantinformatie, bestelde producten en prijzen. Je wilt deze specifieke gegevens selectief exporteren naar een gedeeld Excel-werkblad.

Dergelijke taken kosten veel tijd en zijn foutgevoelig als je alles handmatig moet doen. Door deze processen te automatiseren, bespaar je tijd voor andere belangrijke bedrijfsactiviteiten, zoals klantbeheer en omzetverhoging. Een mail parsing tool neemt dit werk uit handen.

Hoe e-mails automatisch exporteren naar Excel?

Parseur is een krachtige document parser en no-code tool die het extraheren van data uit e-mails en PDF’s volledig automatiseert. Je kunt de geëxtraheerde data direct downloaden of exporteren naar Microsoft Excel via Zapier of Power Automate.

Parseur als e-mails-naar-Excel tool helpt jouw bedrijf efficiënter werken! Je kunt het hele proces vanaf binnenkomst van de e-mail automatiseren.

Veel voorkomende toepassingen van e-mails exporteren naar Excel zijn onder andere:

• Respons van enquêtes/bestelformulieren bundelen
• Kandidaten volgen bij sollicitaties
• Google Alerts rapportages verzamelen
• Backlog van e-mails opslaan in Excel

Met een mail parser kun je niet alleen e-mails, maar ook bijlagen zoals PDF’s direct exporteren naar een Excel-sheet. Zo wordt het kopiëren van e-mails vanuit Outlook of Gmail naar Excel kinderspel!

In dit artikel leggen we de integratie van Parseur met zowel Zapier als Power Automate uit. Je hebt hiervoor nodig:

• Je eigen Parseur mailbox
• Een Zapier-account
• Een Office 365-account
• Een Power Automate-account

Stap 1: Maak een gratis Parseur mailbox aan om e-mails te ontvangen

Parseur biedt een gratis abonnement voor een beperkt aantal e-mails per maand, met alle functies beschikbaar. Klik hieronder om direct een Parseur account aan te maken.

Maak je mailbox aan en selecteer Generieke leads als mailbox-type.

Stap 2: Stuur je e-mail door naar je Parseur mailbox

Na het aanmaken van je mailbox krijg je een uniek e-mailadres waar je je e-mails naartoe kunt sturen. Binnen enkele seconden wordt je e-mail verwerkt!

E-mails doorsturen vanuit Outlook

Gebruik je Outlook? Volg dan de stappen om automatisch e-mails vanuit Outlook naar Parseur te laten doorsturen.

Raadpleeg onze handleiding om Parseur in te stellen op het extraheren van specifieke gegevens uit je Outlook e-mails: hoe data uit Outlook e-mails halen.

E-mails doorsturen vanuit Gmail

Automatiseer het doorsturen van Gmail-berichten naar je Parseur mailbox. Zo komt elke nieuwe e-mail direct in Parseur terecht voor verwerking!

Stap 3: De AI parser haalt direct e-maildata op

Je hoeft geen handmatige parse-regels in te stellen. Maak eenvoudig gebruik van de kant-en-klare templates voor veelgebruikte use cases. Wijs de velden aan waar je data uit wilt halen en Parseur doet de rest!

Zo komen de geparste resultaten eruit te zien:

Stap 4: Download de geëxtraheerde data naar Microsoft Excel

Vanuit je Parseur mailbox kun je de geëxtraheerde gegevens direct downloaden als Excel-bestand. Ga naar "exporteren" en kies "downloaden".

Bonus: Voeg in real-time een nieuwe rij toe aan een Excel Online-tabel via Power Automate

Power Automate (voorheen Microsoft Flow) is een cloudplatform waarop je geautomatiseerde workflows bouwt tussen diverse applicaties. Hiermee kun je data automatisch naar Microsoft-platforms sturen, waaronder Outlook, Excel, SharePoint, Dynamics 365, SQL Server en meer.

Klik in Parseur op "exporteren", vervolgens op "MS Flow" en daarna op "nieuwe flow maken".

Je wordt doorgestuurd naar Power Automate. Klik op "nieuwe flow" en kies dan "cloudflow automatiseren".

Geef je flow een naam en selecteer "nieuw document verwerkt" in Parseur als trigger.

Koppel je Parseur-account zodat je de mailbox kunt selecteren die je wilt gebruiken voor het exporteren van geparste data naar Power Automate en Excel Online.

Voeg de actie "een rij toevoegen aan een tabel" in Excel Online toe. Je wordt gevraagd je Excel Online-account te koppelen met Power Automate.

Na deze koppeling kun je de kolommen toewijzen aan de geëxtraheerde data uit Parseur.

Nadat je flow is opgeslagen in Power Automate, ga je terug naar je Parseur mailbox en herverwerk je het document. De geparste data wordt nu automatisch in je Excel-sheet toegevoegd.

Meer info? Bekijk ons supportartikel over het instellen van je Power Automate integratie.

Nog meer automatisering: Een rij bijwerken in Excel via Zapier

Zapier koppelt je favoriete apps en automatiseert taken, zonder dat je hoeft te programmeren. Hiermee verbind je in een handomdraai twee of meer apps en automatiseer je repetitieve handelingen.

Stel: een klant heeft een fout maakt in het ingevulde webformulier en stuurt je nu een e-mail om de gegevens te corrigeren. Dankzij de koppeling tussen Parseur en Zapier kun je dat veld in Excel automatisch bijwerken!

Klik op "Exporteren", kies "Zapier" en zoek naar "Excel".

Je wordt doorgestuurd naar Zapier. Log in op je bestaande account of maak gratis een nieuwe aan.

Zapier vraagt je in te loggen in je Parseur-account en de juiste mailbox te kiezen.

Zodra de mailbox is gekoppeld, haalt Zapier automatisch geparste e-mailgegevens op.

Vervolgens koppel je je Microsoft Excel-account.

Kies Microsoft Excel als "App" en "Rij bijwerken (Update Row)" als "Actie-evenement".

Nu Microsoft Excel gekoppeld is aan Zapier, selecteer je de juiste rij om te actualiseren.

Na het invullen van de te updaten kolom kun je een test uitvoeren om te zien of de rij juist wordt bijgewerkt met de geparste data.

Alles in orde? Activeer je Zap! Zo wordt het werk van e-mails exporteren naar Excel volledig geautomatiseerd, waardoor jij tijd overhoudt.

Het exporteren van e-maildata naar Excel hoeft geen omslachtig handmatig proces te zijn. Door te werken met Power Automate of Zapier automatiseer je het gehele traject, voorkom je fouten en besteed je minder tijd aan administratie. Met Parseur zet je razendsnel zowel e-mails als bijlagen om in een overzichtelijke Excel-sheet – deze workflow groeit probleemloos met je bedrijf mee!

Wil je data rechtstreeks naar Google Sheets verwerken? Bekijk dan onze tutorial via onderstaande video: