Outlook ist das Herzstück der meisten Microsoft-365-Umgebungen, und ein Großteil der geschäftskritischen Daten landet täglich dort: Lead-Benachrichtigungen, Lieferantenrechnungen, Bestellbestätigungen, Versandmitteilungen. Das Problem ist nicht das Empfangen dieser E-Mails, sondern die Daten aus ihnen herauszuholen und dorthin zu bringen, wo sie tatsächlich benötigt werden.
Im Folgenden finden Sie einen ehrlichen Überblick über Ihre Optionen für das Parsen von Outlook-E-Mails, wann sich welche eignet und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Parseur.
Wichtigste Erkenntnisse
Parseur extrahiert Daten aus dem E-Mail-Text und Anhängen (PDFs, Bilder, gescannte Dokumente) in Outlook per KI – ganz ohne Programmierung.
Richten Sie eine automatische Weiterleitungsregel in Outlook ein, um passende E-Mails direkt an Parseur zu senden. Die extrahierten Daten fließen dann in Echtzeit nach Excel, Google Sheets, ein CRM oder über 6.000 andere Apps.
Power Automate kann einfachen E-Mail-Text innerhalb von Microsoft 365 nativ verarbeiten, aber keine PDF-Anhänge ohne kostenpflichtiges AI Builder-Addon. Parseur verarbeitet Anhänge bereits im Basistarif.
Die KI-gestützte Extraktion passt sich an Layout-Änderungen von E-Mails an, sodass Parsing-Regeln bei Template-Änderungen nicht brechen.
Es gibt einen kostenlosen Tarif ohne Kreditkarte.
Welche Daten lassen sich aus Outlook-E-Mails extrahieren?
Parseur kann jedes Feld extrahieren, das in ähnlichen E-Mails konsistent vorkommt:
E-Mail-Metadaten: Absendername und Adresse, Empfänger, Betreffzeile, Datum und Uhrzeit des Empfangs
Textfelder im Body: Namen, Telefonnummern, Adressen, Bestellnummern, Preise, Daten, Sendungsverfolgungsnummern und jeglicher strukturierter Text, der sich in vergleichbaren E-Mails wiederholt
Tabellenzeilen: Posten aus Bestellbestätigungen, Rechnungstabellen, Produktlisten
Anhänge-Inhalte: Strukturierte Daten aus PDF-Rechnungen, gescannten Dokumenten, Bildbelegen und Word-Dateien als E-Mail-Anhang
Vier Methoden zum Parsen von Outlook-E-Mails
Meist werden bei der Automatisierung der Datenerfassung aus Outlook folgende Ansätze verglichen:
Power Automate ist Microsofts native Automatisierungsplattform und der naheliegendste Startpunkt für Outlook-Nutzer:innen. Der Outlook-Connector löst bei neuen E-Mails aus und kann grundlegende Felder aus dem E-Mail-Body extrahieren. Das funktioniert gut für einfache, strukturierte Benachrichtigungen in Microsoft 365. Die Einschränkungen: PDF- oder Bildanhänge lassen sich ohne zusätzliches (kostenpflichtiges) AI Builder-Addon nicht verarbeiten, und das Parsing basiert auf festen Textmustern, die bei Layout-Änderungen brechen. Für reines Text-Parsing im MS-Ökosystem eine solide, kostenlose Option.
Zapier Email Parser ist ein Gratis-Tool, das Textfelder aus E-Mails per festen Vorlagen ausliest. E-Mails werden an eine Zapier-Adresse weitergeleitet, relevante Bereiche markiert und die Daten an angebundene Apps übermittelt. Anhänge werden aber nicht verarbeitet, Layoutänderungen führen zu Fehlern – geeignet für unkomplizierte, unveränderte E-Mails ohne Anhange-Daten.
Mailparser setzt auf bedingungsbasierte Parsing-Regeln für Body und Anhänge. Das Tool unterstützt mehr E-Mail-Typen als der Zapier Parser und bietet Webhooks & Integrationen. Bei veränderten E-Mail-Layouts müssen Regeln jedoch angepasst werden – das führt zu Wartungsaufwand bei großen Workflows.
Parseur ist ein KI-basierter E-Mail-Parser, der Textinhalte und Anhänge ohne feste Regeln verarbeitet. Bei Layoutänderungen passt sich das Parsing automatisch an. Parseur verarbeitet PDFs und gescannte Anhänge mit integrierter OCR und verbindet sich mit Power Automate, Zapier, Make und über 6.000 anderen Apps. Nach Überschreiten des Inklusivlimits wird ein kostenpflichtiger Tarif benötigt.
Für Einmal-Extraktionen aus stabilen E-Mail-Formaten reichen Power Automate oder der Zapier Parser. Für wiederkehrende Workflows, Attachment-Parsing oder wechselnde E-Mail-Layouts ist Parseur die robustere Lösung.
So extrahieren Sie Outlook-E-Mail-Daten mit Parseur
Sie benötigen ein kostenloses Parseur-Konto. Eine Kreditkarte ist nicht erforderlich.
Schritt 1: Leiten Sie Ihre Outlook-E-Mails an Parseur weiter
Kopieren Sie Ihre Parseur-Postfachadresse und leiten Sie eine Beispiel-Outlook-E-Mail dorthin weiter. Die E-Mail erscheint samt Anhängen binnen Sekunden in Ihrem Parseur-Postfach.
Für die Automatisierung richten Sie eine Weiterleitungsregel in Outlook ein: Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mail → Regeln → Neue Regel, legen Sie Ihre Bedingungen fest (nach Absender, Stichwort im Betreff oder „hat Anhang“) und wählen Sie Weiterleiten an Ihre Parseur-Postfach-Adresse. Jede passende E-Mail wird nun automatisch zu Parseur übermittelt.
Leiten Sie Ihre E-Mail aus Outlook an das Parseur-Postfach weiter
Schritt 2: Definieren Sie die Felder, die Sie extrahieren möchten
Sobald die E-Mail bei Parseur erscheint, markieren Sie jeden gewünschten Textbereich und vergeben Sie einen Feldnamen, etwa „Kundenname“, „Rechnungsnummer“ oder „Bestellsumme“. Die KI von Parseur merkt sich Ihre Auswahl und wendet sie automatisch auf künftige E-Mails desselben Typs an – ganz ohne RegEx oder Programmierung.
Bei PDF- oder Bildanhängen erkennt Parseur diese selbständig und ermöglicht es Ihnen, Felder aus dem Anhang genauso wie aus dem E-Mail-Body zu definieren.
Markieren Sie die gewünschten Daten und benennen Sie jedes Feld
Schritt 3: Exportieren Sie die extrahierten Daten
Sobald Parseur Ihre Outlook-E-Mails verarbeitet, bestimmen Sie das Ziel der Daten:
Herunterladen als Excel-, CSV- oder JSON-Datei für manuelle Exporte
Excel Online: Automatisches Übertragen per Power Automate oder Zapier
Google Sheets: Neue Zeilen werden in Echtzeit eingefügt
Power Automate: Aufbau von Workflows in Microsoft 365, SharePoint, Dynamics 365, SQL Server oder Azure
Zapier oder Make: Anbindung an HubSpot, Salesforce, Airtable, Slack und weitere 6.000+ Apps
Für manuelle Exporte gehen Sie zu Exportieren und wählen Herunterladen. Parseur exportiert die Daten als Excel-, CSV- oder JSON-Datei, die Sie direkt öffnen können.
Klicken Sie auf Herunterladen, um extrahierte Daten als Excel-, CSV- oder JSON-Datei zu exportierenExtrahierte E-Mail-Daten direkt in Excel nutzbar
Zum Übertragen der Daten nach Power Automate klicken Sie auf Exportieren, dann Power Automate, und richten Sie einen neuen Flow ein. Dadurch wird Parseur mit Ihrer Microsoft-365-Umgebung verbunden und jeder E-Mail-Import kann automatisiert Workflows anstoßen.
Verbinden Sie Parseur mit Power Automate für Microsoft 365 Workflows
Typische Anwendungsfälle für Outlook-Parsing
Rechnungsverarbeitung: Lieferantenrechnungen kommen als PDF-Anhang in Outlook an. Parseur liest die PDF, extrahiert Lieferant, Betrag und Fälligkeitsdatum und überträgt die Daten in die Buchhaltung oder ein Kreditoren-Sheet. Siehe den Leitfaden zur Rechnungsverarbeitung.
Lead-Erfassung: Kontaktformulare werden als Outlook-Benachrichtigungen verschickt. Parseur extrahiert Name, Unternehmen, E-Mail und Nachricht, legt einen neuen Kontakt im CRM an oder fügt eine Zeile in einer Tabelle hinzu. Siehe den Lead-E-Mail-Leitfaden.
Bestellmanagement: E-Commerce-Bestellbestätigungen werden in Echtzeit geparst und an das Fulfillment-Sheet weitergeleitet.
Google Alerts-Monitoring: Von Outlook weitergeleitete Google Alerts-E-Mails werden geparst und zentral in einer Recherche-Tabelle protokolliert.
Bewerbungen: Kandidaten-Benachrichtigungen von Jobbörsen werden geparst und an ein Bewerber-Tracking weitergeleitet. Siehe den Leitfaden für Job-E-Mails.
Wenn Sie einzelne Dokumente, die als Outlook-Anhang eintreffen, ohne kompletten Workflow konvertieren möchten, eignen sich diese kostenlosen Tools für Einzeldateien im Browser:
Wenn solche Anhänge regelmäßig via Outlook kommen, übernimmt die Parseur-Integration die Extraktion automatisiert, sobald die Datei im Posteingang landet.
Was ist Parseur?
Parseur ist eine leistungsstarke Dokumentenverarbeitungssoftware, mit der Sie Daten aus E-Mails, PDFs und Dokumenten extrahieren und Ihre Arbeitsabläufe automatisieren können.
Alle Parseur-Funktionen.
Was ist Outlook?
Microsoft Outlook ist Microsofts E-Mail-Client-Lösung, mit der Sie Ihre E-Mails und Ihren Kalender einfach an einem Ort organisieren können. Alle Ihre E-Mail-Konten können an einem Ort zusammengeführt werden, sodass Sie den Überblick über Ihren Posteingang oder Besprechungseinladungen behalten. Microsoft Outlook ist Teil der Microsoft Office Suite und in Microsoft Exchange integriert.
Häufige Fragen zum automatischen Parsen und Extrahieren von Daten aus Outlook-E-Mails.
Leiten Sie Ihre Outlook-E-Mails an ein Parseur-Postfach weiter. Die KI von Parseur liest den E-Mail-Text und alle Anhänge aus, extrahiert die von Ihnen definierten Felder und exportiert die Daten in Echtzeit nach Excel, Google Sheets, ein CRM oder Tausende andere Apps. Richten Sie eine automatische Weiterleitungsregel in Outlook ein, damit jede neue passende E-Mail ohne manuellen Aufwand verarbeitet wird.
Ja. Parseur verarbeitet PDF-, Bild- und Dokumentenanhänge zusammen mit dem E-Mail-Text. Rechnungspositionen, Summen, Lieferantendaten und andere Felder werden aus PDF-Anhängen im gleichen Workflow extrahiert und automatisch weitergeleitet.
Öffnen Sie in Outlook die Einstellungen, dann „E-Mail“, dann „Regeln“ und legen Sie eine neue Regel an. Definieren Sie Ihre Bedingungen (z.B. nach Absender, Schlüsselwort im Betreff oder ob die E-Mail einen Anhang enthält) und wählen Sie die Aktion "Weiterleiten an" Ihre Parseur-Postfach-Adresse. Jede passende E-Mail wird ab dann automatisch an Parseur geschickt.
Power Automate bietet einen nativen Outlook-Connector, der bei neuen E-Mails auslöst und grundlegende Textfelder auslesen kann. Für einfache, strukturierte Benachrichtigungs-E-Mails innerhalb von Microsoft 365 funktioniert das gut. PDF- oder Bildanhänge werden aber nur mit zusätzlichem AI Builder-Addon (kostenpflichtig) verarbeitet, und Layoutänderungen führen schnell zu Fehlern. Parseur verarbeitet Text, Anhänge und gescannte Dokumente mit KI und lässt sich bei Bedarf in Power Automate einbinden.
Ja. Parseur verbindet sich direkt mit Google Sheets. Jedes Mal, wenn Parseur eine Outlook-E-Mail verarbeitet, werden die extrahierten Felder in Echtzeit als neue Zeile im gewünschten Sheet hinzugefügt.
Das beste Tool hängt davon ab, wo Ihre Daten liegen. Für den E-Mail-Text im Microsoft 365-Umfeld verarbeitet Power Automate einfache, strukturierte E-Mails nativ. Für PDF- oder Bildanhänge oder wechselnde E-Mail-Layouts ist ein KI-gestützter Parser wie Parseur die stärkere Wahl. Parseur verarbeitet den E-Mail-Text, PDFs, gescannte Dokumente und wechselnde Formate, ohne Regeln oder Programmierung.
Parseur kann jedes Feld extrahieren, das in ähnlichen E-Mails konsistent vorkommt: Absendername und Adresse, Betreffzeile, Empfangsdatum und -zeit, Textfelder wie Namen, Bestellnummern, Preise, Adressen, Telefonnummern, Tabellen wie Positionen sowie Inhalte aus PDF- oder Bildanhängen.
Ja. Sie können Weiterleitungsregeln auch für gemeinsame Outlook-Postfächer wie bei persönlichen Konten festlegen. Jede E-Mail, die dort eingeht und zur Regel passt, wird automatisch an Parseur weitergeleitet und verarbeitet.
Ja. Parseur extrahiert die Daten aus Ihren Outlook-E-Mails, die Sie bei Bedarf als Excel-Datei herunterladen oder in Echtzeit über Power Automate oder Zapier nach Excel Online übertragen können. Lesen Sie die Integration für E-Mail zu Excel für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Parseur bietet einen kostenlosen Tarif mit allen Funktionen bis zu einem monatlichen Dokumentenlimit. Keine Kreditkarte erforderlich. Die Outlook-Integration ist in allen Tarifen, auch im Gratis-Abo, verfügbar.
