Maak verkoopbonnen in QuickBooks van PDF-facturen

In deze gids leer je hoe je automatisch verkoopbonnen in QuickBooks aanmaakt van PDF-facturen met Parseur.

Handmatige invoer van factuurgegevens kost veel tijd en staat groei en productiviteit in de weg. Voorheen was het overzetten van factuurdata naar QuickBooks een handmatig, foutgevoelig proces. Maar als jouw bedrijf groeit, neemt ook het aantal inkomende facturen toe. Ontvang je bijvoorbeeld een PDF-factuur van een leverancier, dan zou het ideaal zijn als er een geautomatiseerde workflow was om automatisch verkoopbonnen in QuickBooks te maken.

Waarom automatiseren in QuickBooks?

Stel je Clark Kent voor. Hij werkt bij een boekhoudkantoor en moet dagelijks verkoopbonnen aanmaken vanuit facturen. De PDF's die hij ontvangt van klanten hebben allemaal een verschillend format. Clark moet handmatig honderden facturen checken en alle informatie in QuickBooks overnemen om verkoopbonnen aan te maken.

Als jij boekhouder bent, is deze situatie waarschijnlijk herkenbaar. Dit proces is eentonig en bovendien erg tijdrovend!

Wat als je het facturatieproces kon automatiseren?

Met geautomatiseerde factuurverwerking haal je direct en automatisch gegevens uit PDF-facturen. In plaats van bijvoorbeeld handmatig de "factuurdatum" over te typen in QuickBooks, kun je een workflow inrichten waarin de data automatisch wordt uitgelezen en realtime naar QuickBooks wordt verstuurd.

Voordelen van het automatiseren van PDF-facturatie naar QuickBooks Online

Werken met PDF-facturen is tijdrovend, maar met QuickBooks Online en Parseur bespaar je veel tijd op de handmatige verwerking en verhoog je je productiviteit.

Geen menselijke fouten meer

Een geautomatiseerd systeem verkleint de kans op menselijke fouten aanzienlijk. Fouten en dubbelingen in factuurdata verdwijnen. Eén enkel vergissing in het facturatieproces kan immers veel geld kosten.

Minder kosten, meer winst

Het handmatig bijhouden van binnenkomende PDF-facturen is lastig. Het kwijtraken van documenten kan leiden tot te late betalingen. Met Parseur zet je eenvoudig een geautomatiseerd proces op zodra een PDF-factuur binnenkomt in je mailbox.

Dataveiligheid en nauwkeurigheid

Bij handmatige dataverwerking sluipen snel onnauwkeurigheden in en is dataveiligheid niet altijd gewaarborgd. Met de combinatie van QuickBooks, Parseur en Zapier worden je gegevens versleuteld en veilig opgeslagen in de cloud.

Stappen om een PDF-factuur naar QuickBooks te automatiseren

Parseur is een krachtige PDF-extractietool met een optische tekenherkenning (OCR)-engine. Parseur extraheert in enkele seconden gegevens uit facturen en exporteert deze direct via Zapier naar QuickBooks.

Wat heb je nodig:

• Je QuickBooks-account
• Een Parseur-account
• Een Zapier-account

Zo werkt het:

• Je ontvangt een PDF-factuur die direct wordt geüpload of doorgestuurd per e-mail naar je Parseur-mailbox.
• Parseur haalt automatisch de benodigde gegevens uit de factuur, zoals factuurnummer, factuurdatum, klantnaam en artikelgegevens.
• Je stelt een workflow in tussen Parseur, Zapier en QuickBooks Online.
• Iedere PDF-factuur die Parseur ontvangt, wordt automatisch doorgestuurd naar QuickBooks.

Stap 1: Meld je gratis aan en maak je Parseur-mailbox aan

Parseur is gratis voor een beperkt aantal e-mails per maand, met toegang tot alle functies. Kies "facturen" als mailbox-type, zodat PDF-facturen direct worden verwerkt.

Stap 2: Upload je factuur naar je Parseur-mailbox

Je kunt PDF-facturen direct uploaden of per e-mail aanleveren in de Parseur-app. Voor het automatisch doorsturen van facturen raden wij aan om een automatische doorstuurtregel in te stellen.

Stap 3: Extract factuurdata met AI

Onze AI-engine is speciaal getraind om factuurdata geautomatiseerd en zonder menselijke interventie te extraheren.

De uitgelezen resultaten zien er als volgt uit:

Stap 4: Verzend uitgelezen PDF-factuurdata naar QuickBooks

Je kunt de uitgelezen data eenvoudig via Zapier naar QuickBooks sturen. Ga naar "Exporteren", klik op "Zapier" en zoek naar QuickBooks Online.

Belangrijk: je hebt hiervoor een Zapier- en een QuickBooks-account nodig.

Wanneer je op "use this zap" klikt, kom je direct in je Zapier-dashboard.

Koppel Parseur met Zapier

Selecteer de juiste Parseur-mailbox en kies als trigger-event "nieuw document verwerkt (met lijstitems)", zodat Zapier de uitgelezen factuurdata kan ophalen.

Koppel QuickBooks met Zapier om je verkoopbon aan te maken

Is alles gekoppeld, dan kun je de velden van je verkoopbon vullen met de data die Parseur heeft uitgelezen.

Stap 5: Test de workflow van Zapier naar QuickBooks

Test de integratie en schakel de Zap in!

Vanaf nu worden alle PDF-facturen naar deze mailbox automatisch uitgelezen en wordt er direct een nieuwe verkoopbon in QuickBooks aangemaakt. Heb je vragen over de integratie van Parseur met QuickBooks Online? Neem gerust contact met ons op!