Maak verkoopbonnen in QuickBooks van PDF-facturen

In deze gids leer je hoe je automatisch verkoopbonnen in QuickBooks aanmaakt van PDF-facturen met Parseur.

Handmatige data-invoer voor facturen kost uren werk en remt de groei en productiviteit. Voorheen was het typen van factuurgegevens in QuickBooks niet geautomatiseerd en werd het met de hand gedaan, maar naarmate jouw bedrijf groeit, groeit ook het volume aan facturen. Stel bijvoorbeeld dat je een PDF-factuur van een leverancier ontvangt. Zou het niet makkelijker zijn als er een geautomatiseerde workflow bestond die automatisch verkoopbonnen in QuickBooks aanmaakt?

Waarom je QuickBooks-boekhouding automatiseren?

Laten we Clark Kent als voorbeeld nemen. Hij werkt bij een accountantskantoor en moet dagelijks verkoopbonnen maken vanuit facturen. De PDF's van de verschillende klantcategorieën hebben elk hun eigen format, en Clark moet handmatig honderden facturen controleren. Om vervolgens verkoopbonnen te maken, moet hij de gegevens uit de factuur overnemen in QuickBooks.

Als jij accountant bent, kun je je vast goed in deze situatie verplaatsen. Dit proces is saai en, eerlijk gezegd, behoorlijk vervelend!

Wat als je het facturatieproces kon automatiseren?

Met geautomatiseerde factuurverwerking kun je automatisch data uit PDF-facturen halen. In plaats van bijvoorbeeld de "factuurdatum" over te typen in QuickBooks, regel je een geautomatiseerde workflow waarbij de gegevens direct worden uitgelezen en realtime naar QuickBooks worden gestuurd.

Voordelen van het automatiseren van PDF-factuur extractie naar QuickBooks Online

Werken met PDF-bestanden kost handmatig veel tijd, maar door QuickBooks Online te combineren met Parseur kun je veel tijd besparen op handmatige data-invoer en je productiviteit verhogen.

Geen menselijke fouten meer

Het spreekt voor zich dat je met een geautomatiseerd systeem menselijke fouten aanzienlijk vermindert. Fouten en dubbele invoer van factuurgegevens verdwijnen, want miljoenen euro's kunnen verloren gaan door één klein foutje in het factureringsproces.

Kostenbesparing leidt tot meer winst

Het is lastig om handmatig binnengekomen PDF-facturen bij te houden. Het kwijtraken van documenten kan bovendien tot te late betalingen leiden. Met Parseur heb je een geautomatiseerd proces zodra er een PDF-factuur in je mailbox arriveert.

Databeveiliging en nauwkeurigheid

Bij handmatige data-overname kunnen snel onnauwkeurigheden ontstaan en is beveiliging van data niet gegarandeerd. Met de integratie van QuickBooks, Parseur en Zapier worden gegevens versleuteld en opgeslagen op de cloudserver.

Stappen om QuickBooks te integreren met Parseur

Parseur is een krachtige PDF-extractietool met een optische tekenherkenning (OCR)-engine. Parseur haalt in enkele seconden alle gegevens uit facturen en exporteert de uitgelezen data direct naar QuickBooks via Zapier.

Wat heb je nodig:

• Je QuickBooks-account
• Een Parseur-account
• Een Zapier-account

Zo werkt het:

• Je ontvangt een PDF-factuur, die direct wordt geüpload of per e-mail doorgestuurd naar je Parseur-mailbox.
• Parseur haalt specifieke informatie uit de factuur, zoals factuurnummer, factuurdatum, klantnaam en artikelgegevens.
• Je stelt een workflow in tussen Parseur, Zapier en QuickBooks Online.
• Elke keer dat Parseur een PDF-factuur ontvangt, wordt deze automatisch doorgestuurd naar QuickBooks.

Stap 1: Meld je gratis aan en maak je Parseur-mailbox aan

Parseur is volledig en voor altijd gratis voor een beperkt aantal e-mails per maand, met alle functies beschikbaar. Kies de optie "facturen" zodat PDF-facturen meteen automatisch verwerkt kunnen worden.

Stap 2: Upload je factuur naar je Parseur-mailbox

Je kunt PDF-facturen direct uploaden in de Parseur-app of ze per e-mail toesturen. Wil je facturen automatisch doorsturen per e-mail, dan raden we aan om een automatische doorstuurtregel in te stellen.

Stap 3: Extract factuurdata met AI

Onze AI-engine is getraind om factuurdata te extraheren zonder menselijke tussenkomst.

De uitgelezen resultaten zien er als volgt uit:

Stap 4: Verzend uitgelezen PDF-factuurdata naar QuickBooks

Je kunt de uitgelezen data naar elke applicatie sturen die je wilt door de native integratie met Zapier. Ga naar "Exporteren", klik op "Zapier" en zoek naar QuickBooks Online.

Let op: je dient al een Zapier- en QuickBooks-account te hebben.

Wanneer je op "use this zap" klikt, word je doorgestuurd naar je Zapier-dashboard.

Koppel Parseur met Zapier

Kies de juiste Parseur-mailbox en als trigger event "nieuw document verwerkt (met lijstitems)" zodat Zapier de uitgelezen data kan ophalen.

Koppel QuickBooks met Zapier om je verkoopbon aan te maken

Als de koppeling gemaakt is, kun je de datavelden vullen met de gegevens die uit Parseur zijn gehaald om de verkoopbon in QuickBooks aan te maken.

Stap 5: Verstuur een test van Zapier naar QuickBooks

Test de integratie en zet de Zap aan!

Vanaf nu wordt elke PDF-factuur die naar deze mailbox wordt gestuurd automatisch uitgelezen en wordt er een nieuwe verkoopbon gegenereerd. Heb je vragen over het integreren van Parseur met QuickBooks Online, neem gerust contact met ons op!