O que é captura de dados de notas fiscais?
A captura de dados de notas fiscais refere-se ao processo de extração de informações específicas de notas fiscais. Essas notas fiscais, normalmente em formatos como PDF, papel ou formulários eletrônicos, contêm dados essenciais para processos contábeis e financeiros, como data de emissão, número da nota, dados do fornecedor, itens adquiridos, quantidades, preços unitários e valores totais a pagar.
Principais conclusões
- São necessários 11 dias para processar uma única nota fiscal.
- A captura manual de dados de notas fiscais leva a erros de digitação e lançamentos perdidos.
- O processamento automatizado de notas fiscais beneficia as organizações em termos de custo e eficiência.
A captura de dados de notas fiscais, também conhecida como processamento de notas fiscais, é o processo de extração de informações de notas fiscais e recibos, como números de nota, datas, valores de pagamento e itens.
À medida que a tecnologia continua evoluindo e as empresas dependem cada vez mais de ferramentas digitais, a captura de dados de notas fiscais tornou-se uma área crítica para organizações que buscam melhorar sua eficiência.
Neste artigo, vamos explorar a captura de dados de notas fiscais, sua evolução ao longo do tempo, as tecnologias em torno dela e como ela pode transformar suas operações em 2025.
Desafios do processamento manual de notas fiscais
No início, as empresas costumavam registrar manualmente suas transações financeiras, mas esse era um processo demorado e propenso a erros.
Segundo o relatório "The State of ePayables in 2022" da Ardent Partners, as equipes de contas a pagar (AP) gastam mais de $10 para processar uma única nota fiscal, levando quase 11 dias para concluir a tarefa.
- Mesmo em 2025, ainda há orçamentos e notas fiscais processados em papel. Informações podem ser perdidas durante o processamento manual. O processo manual de digitação dos dados de notas fiscais em papel ou digitais é trabalhoso e pode consumir muito tempo, atrasando o pagamento.
- Verificar manualmente as notas fiscais gera erros humanos, como digitação incorreta ou lançamentos ausentes. Esses erros podem gerar valores de pagamento incorretos e impactar negativamente o relacionamento com fornecedores.
- As empresas podem precisar contratar mais funcionários para lidar com o volume de notas fiscais, aumentando os custos operacionais.
No geral, o processamento manual de notas fiscais apresenta vários desafios para as empresas, que podem ser solucionados com a implementação de soluções automatizadas de captura de dados que simplificam o processo e reduzem os erros.
Benefícios de usar um software de captura de dados de notas fiscais
Um software de processamento de notas fiscais é uma ferramenta de automação que utiliza algoritmos como machine learning (ML) ou processamento de linguagem natural (PNL) para ler, escanear e extrair dados automaticamente das notas fiscais.
"O mercado de automação de notas fiscais de contas a pagar está evoluindo rapidamente à medida que as regulamentações governamentais estimulam as organizações a se digitalizarem." - Gartner, 2021.
Aqui estão alguns benefícios do uso de uma ferramenta de automação de notas fiscais:
- Maior precisão dos dados
Soluções de captura de dados limitam drasticamente erros e duplicidades durante o processamento de notas fiscais. Isso reduz a necessidade de entrada manual de dados — a ferramenta de automação pode também conferir as notas fiscais, comparando dados com uma base interna.
- Processamento mais rápido
Uma ferramenta de processamento de notas fiscais pode processar documentos rapidamente, tornando os pagamentos mais ágeis. Isso libera tempo e recursos da equipe, permitindo que foquem em atividades mais estratégicas.
- Integração fácil com ERPs
O software de contas a pagar pode ser facilmente integrado com ERPs (sistemas de planejamento de recursos empresariais) ou QuickBooks. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho automatizado desde a extração até a exportação dos dados para softwares de contabilidade.
- Redução de custos de processamento
Em comparação ao processamento manual, utilizar soluções automatizadas pode reduzir o custo do processamento das notas fiscais em até 1000 vezes!
Escolhendo o software certo para captura de dados de notas fiscais
Ao escolher uma solução de automação de contas a pagar para sua empresa, é importante buscar recursos e capacidades que ajudem a simplificar o processamento de notas fiscais e aumentar a eficiência.
Veja alguns fatores a considerar ao avaliar soluções de automação de contas a pagar:
- Qual o volume de dados de notas fiscais que você gera?
- Você possui conhecimento de programação? Se não, uma ferramenta sem regras de análise pode ser melhor.
- Você procura uma solução em nuvem?
- Precisa de tecnologias específicas, como IA ou deep learning?
- O software de notas fiscais integra com outros sistemas empresariais, como ERPs e sistemas de contabilidade, facilitando o fluxo de notas fiscais?
Parseur: A melhor ferramenta de captura de dados de notas fiscais em 2025
Parseur é uma ferramenta de extração de dados com IA para notas fiscais Parseur, integrada com tecnologias avançadas para análise de dados. O analisador de notas fiscais conta com modelos assistidos por IA desenvolvidos para notas fiscais, pedidos de compra e recibos. Comparado a outros analisadores de notas fiscais, não exige conhecimento de programação nem regras de análise.
Processo de digitalização de uma nota fiscal com machine learning e OCR
A extração de dados de notas fiscais pode ser feita automaticamente em poucos passos simples:
- Encaminhe a nota fiscal digitalizada ou em PDF para o OCR de notas fiscais.
- Liste todos os campos que você precisa.
- A ferramenta de IA irá extrair os dados automaticamente.
- Verifique os dados extraídos da nota fiscal.
- Baixe os dados ou exporte-os para outro sistema de contabilidade via API de notas fiscais.
Eu recebia todos os meses 30 notas fiscais. Cada nota fiscal eu precisava fazer upload no meu app. Isso me tomava cerca de 4 dias todo mês. Agora, criei uma caixa de entrada exclusiva para as notas fiscais, e o Parseur envia os dados para o meu webhook a partir dos PDFs.
- Shifra
O futuro da captura de dados de notas fiscais com IA
"A questão de automatizar contas a pagar já não é mais debatida." - IOFM, Institute of Finance & Management.
Embora a captura de dados de notas fiscais já tenha avançado muito com a adoção do OCR e softwares de automação, há diversas tendências e tecnologias emergentes transformando o processo ainda mais.
Com o blockchain, por exemplo, as empresas garantem segurança e precisão dos dados das notas fiscais, enquanto contratos inteligentes automatizam todo o processo, eliminando a necessidade de intervenção manual. A IoT permite que as empresas capturem e processem dados em tempo real, possibilitando decisões mais rápidas e assertivas.
Aprendizado adicional
- Extrair dados de notas fiscais com python
- Faturamento tradicional vs. faturamento com IA
- Como automatizar o processo de contas a pagar com IA?
- Como enviar dados de notas fiscais para ERP?
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