인보이스 데이터 캡처란?
인보이스 데이터 캡처란 인보이스에서 특정 정보를 추출하는 과정을 말합니다. 일반적으로 PDF, 종이, 전자 양식 등의 형식으로 되어 있는 인보이스에는 발행일, 인보이스 번호, 공급처 정보, 구매 품목, 수량, 단가, 총액 등 회계와 재무에 필수적으로 필요한 중요한 데이터가 담겨 있습니다.
주요 요약
- 한 건의 인보이스를 처리하는 데 평균 11일이 소요됩니다.
- 수동 인보이스 데이터 캡처는 오타와 누락 오류를 유발할 수 있습니다.
- 자동화된 인보이스 처리는 비용과 효율 측면에서 기업에 큰 이점을 제공합니다.
인보이스 데이터 캡처(또는 인보이스 처리)는 인보이스 및 영수증에서 인보이스 번호, 날짜, 결제 금액, 품목과 같은 정보를 추출하는 과정입니다.
기술이 계속 발전함에 따라, 그리고 기업들이 점점 더 디지털 도구에 의존하면서 인보이스 데이터 캡처는 업무 효율 개선을 모색하는 조직의 핵심 영역이 되고 있습니다.
이 글에서는 인보이스 데이터 캡처의 개념, 발전 과정, 관련 기술, 그리고 2025년에 비즈니스 운영을 어떻게 변화시킬 수 있는지 다룹니다.
수동 인보이스 처리의 과제
초기에는 기업들이 재무 거래를 수작업으로 기록하였으나, 이는 시간이 오래 걸리고 오류가 자주 발생하였습니다.
Ardent Partners의 "The State of ePayables in 2022" 보고서에 따르면, AP(지급 계정) 팀이 한 건의 인보이스를 처리하는데 $10 이상의 비용과 거의 11일이 소요된다고 합니다.
- 2025년이 된 지금에도 종이로 된 견적서와 인보이스가 여전히 처리되고 있습니다. 수작업으로 입력하는 과정에서 정보가 누락될 수 있습니다. 종이 또는 디지털 인보이스에서 데이터를 입력하는 수동 작업은 시간 소모적이며, 이로 인해 지급 처리가 지연될 수 있습니다.
- 사람이 직접 인보이스를 검토하다 보면 오타나 누락 등 오류가 발생합니다. 이는 잘못된 금액 지급으로 이어져 거래처와의 신뢰에 부정적 영향을 미칠 수 있습니다.
- 처리 건수가 많아질수록 추가 인력을 투입해야 하므로, 간접비용이 증가합니다.
이처럼 수동 인보이스 처리는 많은 문제를 일으키며, 자동화된 인보이스 데이터 캡처 솔루션을 도입하면 이러한 문제를 해결하고 효율성을 높일 수 있습니다.
인보이스 데이터 캡처 소프트웨어의 장점
인보이스 처리 소프트웨어는 머신러닝(ML) 또는 자연어 처리(NLP)와 같은 알고리즘을 활용하여 인보이스 데이터를 읽고, 스캔하고, 추출하는 자동화 도구입니다.
"정부의 규제로 인해 조직의 디지털 전환이 가속화되면서, 계정 지급 인보이스 자동화 시장은 빠르게 진화하고 있습니다." – Gartner, 2021
인보이스 자동화 도구 활용의 대표적인 장점은 다음과 같습니다.
- 데이터 정확도 향상
인보이스 파서는 인보이스 처리 시 오류와 중복을 크게 줄일 수 있습니다. 수동 데이터 입력 필요성이 줄어들고, 기존 데이터베이스와 대조해 검증할 수 있습니다.
- 처리 속도 단축
자동화 도구는 수동 처리보다 월등히 빠르게 인보이스를 처리하여 더욱 신속하게 결제까지 진행할 수 있습니다. 덕분에 직원들은 보다 전략적인 업무에 집중할 수 있습니다.
- ERP 등 업무 시스템과의 통합
지급계정 소프트웨어는 ERP(전사적 자원 관리)나 QuickBooks와 쉽게 연동됩니다. 데이터 추출부터 회계 소프트웨어로의 전송까지 자동화된 워크플로우를 구성할 수 있습니다.
- 처리 비용 절감
수동 처리에 비해 자동화 솔루션을 통해 영수증 및 인보이스를 처리하면 최대 1000배까지 비용을 줄일 수 있습니다.
인보이스 데이터 캡처 소프트웨어 선택 기준
귀사에 적합한 AP 자동화 소프트웨어를 선택할 때는 인보이스 처리 효율을 높이고 최적의 업무 프로세스를 설계할 수 있도록 여러 기능과 역량을 점검해야 합니다.
주요 평가 기준은 다음과 같습니다:
- 인보이스 데이터 발생량이 얼마나 되는가?
- 개발 지식이 필요한가? 없다면 별도의 파싱 규칙이 필요 없는 툴이 더 적합합니다.
- 클라우드 기반 솔루션을 원하시는가?
- AI나 딥러닝 등 특정 기술이 반드시 필요한가?
- 인보이스 도구가 회계 소프트웨어, ERP 시스템 등 다른 비즈니스 시스템과 얼마나 쉽게 연동되는가?
2025년 최고의 인보이스 데이터 캡처 도구 Parseur
Parseur는 고도화된 기술이 통합된 AI 인보이스 데이터 추출 툴입니다. Parseur는 데이터 파싱에 특화되어 있으며, 인보이스, 주문서, 영수증에 최적화된 AI 기반 템플릿을 탑재하고 있습니다. 다른 인보이스 파서와 달리 별도의 코딩이나 파싱 규칙 없이도 쉽게 사용할 수 있습니다.
머신러닝 & OCR로 인보이스 디지털화 절차
인보이스에서 데이터를 자동으로 추출하는 단계는 다음과 같이 간단합니다.
- 스캔한 인보이스 또는 PDF 인보이스를 인보이스 OCR로 전달합니다.
- 필요한 모든 필드를 나열합니다.
- AI 도구가 데이터를 자동으로 추출합니다.
- 추출된 인보이스 데이터를 검증합니다.
- 데이터를 다운로드하거나 인보이스 API를 통해 다른 회계 툴로 내보낼 수 있습니다.
저는 매달 30건의 인보이스를 받습니다. 예전에는 모든 인보이스를 앱에 업로드하는 데 한 달에 약 4일이 걸렸어요. 이제는 모든 인보이스를 받을 이메일 인박스를 한 곳 만들고, Parseur가 PDF로 된 인보이스 데이터를 제 웹훅으로 보내줍니다.
- Shifra
AI 인보이스 데이터 캡처의 미래
"계정지급 자동화 여부는 더 이상 논쟁거리가 아닙니다." – IOFM, Institute of Finance & Management
OCR 기술과 AP 자동화 소프트웨어의 도입으로 인보이스 데이터 캡처가 발전해 왔으며, 앞으로 더욱 혁신적인 기술로 변화가 가속될 것입니다.
예를 들어 블록체인은 인보이스 데이터의 보안성과 정확성을 보장할 수 있고, 스마트 컨트랙트는 전 과정을 자동화하여 수작업을 없앨 수 있습니다. 또한 IoT는 인보이스 데이터를 실시간으로 캡처 및 처리해 더욱 빠르고 정확한 의사결정을 가능하게 합니다.
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