Vous êtes débordé par des piles de factures et de reçus ? Découvrez comment la capture de données de factures peut vous faire gagner du temps et de l'argent.
La capture de données de factures, également appelée traitement des factures, consiste à extraire automatiquement les informations clés des factures, telles que les numéros de facture, les dates, les montants et les articles.
Avec l'évolution technologique, la capture de données de factures est devenue essentielle pour les entreprises souhaitant améliorer leur efficacité.
Ce guide explore en détail la capture de données de factures, son évolution, les technologies associées et comment elle peut transformer vos opérations en 2024.
Points clés à retenir
- Traiter une seule facture prend en moyenne 11 jours.
- La saisie manuelle des données de facturation engendre des erreurs et des oublis coûteux.
- Le traitement automatisé des factures améliore l'efficacité et la rentabilité.
Qu'est-ce que la capture de données de factures ?
La capture de données de factures consiste à extraire des informations spécifiques de vos factures (PDF, papier ou électroniques), comme la date d'émission, le numéro de facture, les coordonnées du fournisseur, les articles, les quantités, les prix et le montant total dû.
Difficultés du traitement manuel des factures
Autrefois, les entreprises géraient leurs factures manuellement, un processus long et source d'erreurs.
Selon une étude d'Ardent Partners, le traitement d’une seule facture coûte plus de 10 $ et prend près de 11 jours aux équipes comptables.
- En 2024, de nombreuses factures sont encore traitées manuellement, ce qui augmente les risques d'erreurs et de pertes d'informations.
- La saisie manuelle des données est laborieuse et retarde le paiement des factures.
- Les erreurs humaines (fautes de frappe, omissions) impactent les montants facturés et nuisent aux relations avec les fournisseurs.
- Les entreprises doivent souvent embaucher davantage de personnel pour gérer le volume de factures, augmentant ainsi leurs frais généraux.
L'automatisation de la capture de données de factures permet de pallier ces difficultés en rationalisant le processus et en réduisant les erreurs.
Avantages d'un logiciel de capture de données de factures
Un logiciel de traitement des factures utilise des algorithmes d'apprentissage automatique (ML) ou de traitement du langage naturel (TLN) pour lire, analyser et extraire les données des factures.
« Le marché des logiciels d'automatisation des factures évolue rapidement, car les réglementations gouvernementales poussent les organisations à se numériser. » - Gartner, 2021.
Voici quelques avantages d'un logiciel de capture de données de factures :
- Précision accrue des données: Les parseurs de factures réduisent considérablement les erreurs et les doublons.
- Traitement plus rapide: Les logiciels de traitement des factures traitent les factures plus rapidement, accélérant les paiements et libérant du temps au personnel.
- Intégration ERP transparente: Les logiciels de capture de données de factures s'intègrent facilement aux ERP et aux solutions comme QuickBooks pour un flux de travail automatisé.
- Réduction des coûts: L'automatisation du traitement des factures peut réduire les coûts jusqu'à 1 000 fois par rapport au traitement manuel.
Choisir le bon logiciel de capture de données de factures
Lors du choix d'un logiciel, recherchez des fonctionnalités qui rationalisent le traitement de vos factures et améliorent votre efficacité.
Voici quelques facteurs clés à considérer :
- Volume de factures traitées
- Compétences en codage (un outil sans code peut être préférable)
- Besoin d'une solution cloud
- Nécessité de technologies spécifiques (IA, apprentissage profond)
- Intégration possible avec d'autres systèmes (logiciels comptables, ERP)
Parseur : l'outil de capture de données de factures idéal en 2024
Parseur est un outil d'extraction de données de factures par IA doté de technologies avancées de traitement des données. Son modèle intégré, optimisé pour les factures, les bons de commande et les reçus, ne nécessite aucune compétence en codage ni configuration complexe contrairement à d'autres solutions.
Numérisation d'une facture avec l'apprentissage automatique et l'OCR
La capture de données est simple et rapide :
- Téléchargez la facture (scannée ou PDF) dans l'OCR de factures.
- Sélectionnez les champs à extraire.
- L'IA extrait automatiquement les données.
- Vérifiez les données extraites.
- Téléchargez ou exportez les données vers un logiciel comptable via une API.
Je recevais 30 factures par mois et passais 4 jours à les saisir manuellement. Maintenant, j'utilise une boîte de réception dédiée et Parseur m'envoie automatiquement les données extraites des factures PDF via webhook.
- Shifra
L'avenir de la capture de données de factures par l'IA
« La question n'est plus de savoir si vous devez automatiser les comptes fournisseurs, mais quand. » - IOFM, Institute of Finance & Management.
L'OCR et les logiciels d'automatisation ont révolutionné la capture de données de factures, mais de nouvelles technologies promettent de transformer encore davantage le processus.
La blockchain garantira la sécurité et l'exactitude des données, tandis que les contrats intelligents automatiseront l'ensemble du processus de facturation. L'IdO permettra la capture et le traitement des données en temps réel pour une prise de décision plus rapide et plus éclairée.
Pour aller plus loin
- Extraire les données des factures avec Python
- Facturation traditionnelle vs facturation par l'IA
- Automatiser le processus de comptabilité fournisseurs avec l'IA
- Envoyer les données des factures vers un ERP
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