La guida definitiva all'acquisizione dati fattura

Cos'è l'acquisizione dati fattura?

L'acquisizione dati fattura si riferisce al processo di estrazione di informazioni specifiche dalle fatture. Queste fatture, solitamente in formato PDF, cartaceo o elettronico, contengono dati fondamentali per la contabilità e le attività finanziarie, come la data di emissione, il numero della fattura, i dettagli del fornitore, gli articoli acquistati, le quantità, i prezzi unitari e gli importi totali dovuti.

Punti chiave

• L'elaborazione di una singola fattura richiede 11 giorni.
• L'acquisizione manuale dei dati porta a errori di battitura e a voci mancanti.
• L'elaborazione automatizzata delle fatture apporta vantaggi in termini di costi ed efficienza alle organizzazioni.

L'acquisizione dati fattura, nota anche come elaborazione delle fatture, è il processo di estrazione di informazioni da fatture e ricevute come numeri di fattura, date, importi di pagamento e righe di dettaglio.

Con l'evoluzione continua della tecnologia e la crescente dipendenza delle aziende dagli strumenti digitali, l'acquisizione dei dati fattura è diventata un punto di grande interesse per le organizzazioni desiderose di migliorare la propria efficienza.

In questo articolo, esploreremo l'acquisizione dati fattura, la sua evoluzione nel tempo, le tecnologie relative e come può trasformare le operazioni aziendali nel 2025.

Sfide dell'elaborazione manuale delle fatture

In passato, le aziende registravano manualmente le proprie transazioni finanziarie, ma questo era un processo lungo e soggetto a errori.

Secondo un rapporto "The State of ePayables in 2022" di Ardent Partners, i team contabili (AP) spendono oltre $10 per elaborare una singola fattura, e impiegano quasi 11 giorni per farlo.

• Anche nel 2025, ci sono ancora preventivi e fatture che vengono elaborati su carta. Le informazioni possono andare perse durante l'elaborazione manuale. L'inserimento manuale dei dati da fatture cartacee o digitali è un'attività laboriosa e può richiedere molto tempo, portando a ritardi nell'elaborazione dei pagamenti.
• Stampare e controllare manualmente le fatture porta a errori umani, come errori di battitura o voci mancanti. Questi errori possono portare a importi di pagamento errati, influenzando negativamente le relazioni con i fornitori.
• Le aziende potrebbero dover assumere personale aggiuntivo per gestire il volume di fatture, con conseguente aumento dei costi generali.

Nel complesso, l'elaborazione manuale delle fatture presenta numerose difficoltà che possono essere superate implementando soluzioni automatizzate di acquisizione dati fattura in grado di semplificare il processo e ridurre gli errori.

Vantaggi dell'utilizzo di un software di acquisizione dati fattura

Un software di elaborazione fatture è uno strumento di automazione che utilizza algoritmi come Machine Learning (ML) o Natural Language Processing (NLP) per leggere, scansionare ed estrarre i dati dalle fatture.

"Il mercato dell'automazione delle fatture in contabilità fornitori si sta evolvendo rapidamente poiché le normative governative spingono le organizzazioni alla digitalizzazione." - Gartner, 2021.

Ecco alcuni dei vantaggi dell'utilizzo di uno strumento di automazione delle fatture:

• Maggiore accuratezza dei dati

I parser per fatture possono limitare notevolmente il numero di errori e duplicati durante l'elaborazione delle fatture. Questo riduce la necessità di inserimento manuale dei dati: lo strumento di automazione può anche verificare le fatture confrontando i dati presenti nel proprio database.

• Tempi di elaborazione più rapidi

Uno strumento di elaborazione automatizzata può processare le fatture molto più velocemente rispetto a quello manuale, consentendo alle aziende di saldare più rapidamente ed efficientemente. Questo libera il personale per attività più strategiche.

• Integrazione fluida con strumenti ERP

Il software di contabilità fornitori può essere integrato facilmente con sistemi ERP o QuickBooks. È possibile creare un flusso di lavoro automatico dall'estrazione dei dati all'esportazione verso software di contabilità, ad esempio.

• Riduci i costi di elaborazione

Rispetto all'elaborazione manuale, l’utilizzo di soluzioni automatizzate può ridurre il costo di gestione fino a 1000 volte!

Scelta del giusto software di acquisizione dati fattura

Quando scegli un software di automazione AP per la tua azienda, è importante valutare caratteristiche e funzionalità che aiutino a semplificare l’elaborazione delle fatture e migliorarne l’efficienza.

Ecco alcuni fattori chiave da considerare quando valuti le opzioni di software di automazione AP:

1. Qual è il volume di dati delle fatture che produci?
2. Hai conoscenze di programmazione? Se no, sarebbe meglio uno strumento senza regole di parsing.
3. Stai cercando una soluzione cloud?
4. Ti servono tecnologie specifiche come AI o deep learning?
5. Il tool per fatture si integra con altri sistemi aziendali, come software di contabilità ed ERP, per semplificare il flusso di lavoro?

Parseur: lo strumento ideale per l'acquisizione dati fattura nel 2025

Parseur è uno strumento di estrazione dati da fatture tramite IA Parseur integrato con tecnologie avanzate per il data parsing. Il parser dedicato alle fatture offre un modello assistito da IA integrato per fatture, ordini d'acquisto e ricevute. Rispetto ad altri parser, non richiede conoscenze di programmazione né regole di parsing.

Processo di digitalizzazione di una fattura con machine learning e OCR

I dati possono essere estratti dalle fatture automaticamente in pochi semplici passaggi:

1. Inoltra la fattura scansionata o PDF all'OCR per fatture.
2. Elenca tutti i campi che ti servono.
3. Lo strumento AI estrarrà i dati automaticamente.

5. Verifica i dati estratti dalla fattura.
6. Scarica i dati o esportali in un altro strumento di contabilità tramite un'API di fatturazione.

Ricevevo ogni mese 30 fatture. Ogni fattura la dovevo caricare nella mia app. Mi servivano circa 4 giorni ogni mese. Ora ho creato una casella email per tutte le fatture in arrivo e Parseur mi invia i dati, estratti dalle fatture PDF, direttamente al mio webhook.

• Shifra

Il futuro dell'acquisizione dati fattura con l'IA

"La questione se automatizzare la contabilità fornitori non è più in discussione." - IOFM, Institute of Finance & Management.

Mentre l’acquisizione dati fattura ha già compiuto grandi progressi grazie all’OCR e ai software di automazione, ci sono nuovi trend e tecnologie che stanno trasformando ulteriormente il processo.

La blockchain, ad esempio, consente alle aziende di garantire la sicurezza e l’accuratezza dei dati di fatturazione, mentre gli smart contract possono automatizzare l’intero ciclo delle fatture, eliminando la necessità di intervento manuale. L’IoT permette di acquisire ed elaborare i dati delle fatture in tempo reale, facilitando decisioni più rapide e accurate.

Approfondimenti

• Estrarre i dati dalle fatture con python
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• Come automatizzare il processo AP con l'intelligenza artificiale?
• Come inviare i dati delle fatture all'ERP?

Ultimo aggiornamento il 23 ottobre 2025