Kompletny przewodnik po wychwytywaniu danych z faktur

Czym jest wychwytywanie danych z faktur?

Wychwytywanie danych z faktur to proces polegający na wydobywaniu konkretnych informacji z dokumentów faktur. Te dokumenty, dostępne jako PDF-y, wydrukowane wersje lub formularze elektroniczne, zawierają istotne szczegóły niezbędne dla działów księgowości oraz finansów – jak data wystawienia, numer faktury, dane kontrahenta, opis zakupionych produktów, ilości, ceny jednostkowe i pełne kwoty.

Kluczowe wnioski

• Przetworzenie pojedynczej faktury trwa średnio 11 dni.
• Ręczne wychwytywanie danych z faktur sprzyja błędom wpisywania i pominięciom.
• Automatyzacja przetwarzania faktur istotnie zwiększa efektywność i zmniejsza koszty przedsiębiorstwa.

Wychwytywanie danych z faktur – nazywane także przetwarzaniem faktur – to proces pozyskiwania najważniejszych informacji z faktur i paragonów, takich jak numery dokumentów, daty, wartości płatności czy szczegóły pozycji.

Wraz z rozwojem cyfrowych narzędzi biznesowych, sprawne wychwytywanie danych z faktur stało się kluczowym aspektem poprawy efektywności operacyjnej w firmach.

W tym artykule pokazujemy, jak wygląda wychwytywanie danych z faktur, jak ewoluowało, na jakich technologiach się opiera oraz jak może zrewolucjonizować prowadzenie biznesu w 2026 roku.

Wyzwania ręcznego przetwarzania faktur

Początkowo firmy ewidencjonowały transakcje finansowe całkowicie ręcznie – proces ten był jednak pracochłonny i podatny na pomyłki.

Według raportu "The State of ePayables in 2022" opracowanego przez Ardent Partners, zespoły ds. zobowiązań ponoszą koszt ponad 10 USD za przetworzenie jednej faktury, a sam proces zajmuje średnio 11 dni.

• Nawet w 2026 roku wiele wycen oraz faktur nadal funkcjonuje w formie papierowej. W ręcznym procesie ich obsługi łatwo o utratę danych. Przepisywanie informacji z faktur – niezależnie od formatu – jest żmudne, opóźnia płatności i zajmuje cenny czas pracowników.
• Manualne sprawdzanie i wprowadzanie danych sprzyja błędom, jak literówki czy brakujące rekordy, co skutkuje nieprawidłowymi wypłatami i psuje relacje z dostawcami.
• Obsługa dużej liczby faktur wymaga licznego personelu, co zwiększa koszty operacyjne firm.

Podsumowując, ręczny proces obsługi faktur jest kosztowny, podatny na błędy i spowalnia pracę. Te wyzwania minimalizuje wdrożenie rozwiązań do automatycznego wychwytywania danych z faktur – wspiera to wydajność i ogranicza pomyłki.

Korzyści z wykorzystania oprogramowania do wychwytywania danych z faktur

Oprogramowanie do przetwarzania faktur automatyzuje pozyskiwanie danych przy użyciu nowych technologii, takich jak uczenie maszynowe (ML) czy przetwarzanie języka naturalnego (NLP), a także skanowanie i wyodrębnianie istotnych informacji z dokumentów.

"Rynek automatyzacji działów zobowiązań rozwija się dynamicznie, ponieważ firmy zmuszane są przez przepisy do szybszej cyfryzacji." - Gartner, 2021.

Najważniejsze korzyści ze stosowania inteligentnego wychwytywania danych z faktur:

• Wyższa precyzja danych

Automatyczne parsery faktur ograniczają liczbę błędów i powielonych rekordów. Redukują też konieczność ręcznego wprowadzania danych. Narzędzia tego typu mogą weryfikować dane, porównując je z istniejącymi bazami.

• Szybszy czas realizacji

Automatyczne systemy analizują dokumenty znacznie sprawniej niż ludzie. Pozwala to na szybsze przetwarzanie faktur oraz płatności i odciąża zespół w wybranych zadaniach.

• Bezproblemowa integracja z ERP i narzędziami finansowymi

Oprogramowanie do wychwytywania danych można płynnie zintegrować z systemami ERP lub np. QuickBooks. Dzięki temu możliwa jest pełna automatyzacja: od ekstrakcji danych, po ich eksport do systemu księgowego.

• Redukcja kosztów obsługi

W porównaniu z ręcznym wprowadzaniem danych, automatyzacja potrafi ograniczyć koszty przetwarzania faktur nawet tysięckrotnie!

Jak wybrać oprogramowanie do wychwytywania danych z faktur?

Przy wyborze rozwiązania do automatyzacji obsługi faktur należy kierować się funkcjonalnościami, które najbardziej usprawnią procesy i zwiększą wydajność w firmie.

Najważniejsze pytania, które warto sobie zadać:

1. Jaka liczba faktur generuje dane w Twojej firmie każdego miesiąca?
2. Czy Twój zespół posiada kompetencje programistyczne? W przypadku ich braku, lepiej postawić na narzędzie niewymagające ustawiania reguł parsowania.
3. Czy zależy Ci na rozwiązaniu chmurowym?
4. Jakie technologie (np. AI, deep learning) są Ci potrzebne?
5. Czy system do przetwarzania faktur integruje się z innymi narzędziami biznesowymi (księgowość, ERP) optymalizując obieg informacji?

Parseur: Najlepsze narzędzie do wychwytywania danych z faktur w 2026 roku

Parseur to rozwiązanie AI do ekstrakcji danych z faktur Parseur, zbudowane w oparciu o najnowsze technologie parsowania danych. Parser faktur Parseur wyposażony jest w gotowe, wspierane przez AI szablony zoptymalizowane pod faktury, zamówienia czy paragony. Na tle innych parserów, Parseur nie wymaga umiejętności programistycznych ani żmudnego konfigurowania reguł.

Jak działa cyfrowe wychwytywanie danych z faktur? (ML i OCR w praktyce)

Ekstrakcję danych z faktur można zautomatyzować w kilku prostych krokach:

1. Prześlij zeskanowaną fakturę lub plik PDF do narzędzia OCR specjalizującego się w fakturach.
2. Zdefiniuj wszystkie istotne pola danych.
3. Silnik AI automatycznie odczyta i wydobędzie wymagane informacje.

5. Zweryfikuj, czy wydobyte dane są prawidłowe.
6. Pobierz wyodrębnione dane lub eksportuj je do wybranego narzędzia księgowego, np. korzystając z API faktur.

Otrzymuję miesięcznie 30 faktur. Każdą fakturę muszę przesłać do mojej aplikacji. Zajmowało mi to ok. 4 dni w miesiącu. Teraz stworzyłam 1 skrzynkę mailową na wszystkie przychodzące faktury, a Parseur wysyła mi dane do mojego webhooka z faktur PDF.

• Shifra

Przyszłość wychwytywania danych z faktur przez AI

"Nie ma już wątpliwości, czy powinniśmy automatyzować zobowiązania płatnicze." - IOFM, Institute of Finance & Management.

Chociaż rozwój wychwytywania danych z faktur dzięki technologii OCR i oprogramowaniu finansowemu znacząco przyspieszył, pojawiają się już kolejne trendy oraz innowacje, które mogą całkowicie zmienić ten proces.

Technologia blockchain umożliwi firmom dodatkowe zabezpieczenie i weryfikację danych z faktur, a smart kontrakty pozwolą automatycznie rozliczać płatności bez udziału człowieka. Z kolei IoT pozwoli wychwytywać i przetwarzać dane z faktur w czasie rzeczywistym, wspierając lepsze i szybsze decyzje biznesowe.

Dalsza nauka

• Wyodrębnianie danych z faktur w pythonie
• Tradycyjne fakturowanie vs fakturowanie AI
• Jak zautomatyzować proces AP z AI?
• Jak wysłać dane faktury do ERP?

Ostatnia aktualizacja 2 lutego 2026