CRMデータ入力の自動化とは、受信したドキュメント（リードのメール、予約確認書、PDFの注文書など）から顧客情報や取引情報を抽出し、誰かが再入力することなくCRMに書き込むためのソフトウェアの使用を指します。これはCRMの前に位置し、ワークフローではなくキーボードの代わりになります。
木曜日の朝にPDFから発注番号をコピーすることに時間を費やすためにCRMを購入する人はいません。しかし、完璧なCRMを所有しているチームであっても、それは起こっています。
主なポイント
- 営業担当者は平均的な週の労働時間の17%を手作業によるデータ入力に費やしており、全体として週の約60%を非営業業務に費やしています。
- CRMは、レコードが存在した後に起こることを自動化します。CRMの中のどの機能もPDFの注文書を開くことはありません。
- AIドキュメントパーサーがそのギャップを埋めます。メールや添付ファイルを取り込み、構造化されたCRMフィールドを出力します。
- Parseurは、テンプレートの構築やコードの記述なしでこれを実現します。また、無料プランを利用すれば、まずご自身のドキュメントで十分にテストすることができます。
CRMデータ入力の自動化とは？
CRMデータ入力の自動化は、受信したドキュメントとCRMレコード間の入力作業を排除します。リードのメール、予約確認書、またはPDFの注文書が届くと、AIパーサーがフィールドを抽出し、CRMが独自の連絡先、会社、または取引を作成または更新します。
ここで留意すべき違いは以下の通りです。広いカテゴリである「CRMワークフローの自動化」は、リードの割り当て、取引のステージ、フォローアップのシーケンス、チケットのルーティングをカバーします。これらはすべて、レコードがすでに存在していることを前提としています。一方、「CRMデータ入力の自動化」は、どんなに雑多なドキュメントであっても、最初からそのレコードを作成するものです。
このギャップは実際の時間を犠牲にします。SalesforceのState of Salesレポートによると、手動によるデータ入力は営業担当者の平均労働時間の17%を占めており、これはおよそ6日のうち1日を転記に費やしていることになります。HubSpotも数年前に同じ17%という数字を報告しています。CRMのリリースにおいて世代が離れた2つのレポートですが、この数字は動いていません。
CRMデータ入力が実際に発生する場面
CRMプロセスのすべてのステージで、誰かが再入力しなければならないドキュメントが生成されます。
リードは問い合わせメールとして届きます。獲得の段階では見積もり依頼や署名入りフォームが追加されます。コンバージョンは注文確認をもたらし、維持の段階では取引が完了したずっと後も更新通知やサポートチケットが送られ続けます。それぞれが、送信者がその日どうフォーマットしたいかによって、バラバラな形式になっています。
様々なプラットフォームからリードを収集する不動産業者を例にとってみましょう。多数のチャネル、1つのメールボックス、同じレイアウトは2つとありません。各メールを開き、名前、電話番号、物件の参照番号を探し、手動で連絡先を作成します。これは仕事の片手間に行う雑用ではありません。日によっては、それ自体が仕事になってしまいます。
88%の顧客が、企業が提供する体験は商品やサービスと同じくらい重要だと回答しています（2020年の80%から上昇）。
遅くてエラーが発生しやすいレコード作成は、管理の問題である前に、顧客体験の問題です。4時間も未入力のまま放置されているリードは、競合他社がすでに電話をかけたリードなのです。
CRM自動化がカバーしないもの
ここが不都合な部分です。CRMはシーケンスをトリガーし、リードをスコアリングし、取引を次のステージに進め、チケットを開くことができます。しかし、PDFの注文書を開いて発注番号を教えてくれることはありません。
組み込みのメール自動化はメッセージを記録し、レコードに添付します。しかし、メッセージを読み取ってフィールドに変換することはありません。
アクティビティキャプチャツールはさらに一歩進んで、会議、通話、メールを適切な連絡先に対して自動的に記録します。便利ですが、これも同じことではありません。会話が発生したことは記録しますが、それに添付された見積書から12個の明細を抽出することはありません。
したがって、率直な現状は以下のようになります：
- CRMワークフローの自動化は、レコードが存在した後に何が起こるかを処理します。
- アクティビティキャプチャは、誰がいつ誰と話したかを処理します。
- CRMデータ入力の自動化はドキュメントを処理するものであり、ほとんど誰も持っていないレイヤーです。
CRMデータ入力の自動化はマーケティング自動化とも同じではありませんが、基となるデータがクリーンであれば、この2つはうまく連携して機能します。
CRMに入力されるドキュメントの種類
このリストは、多くのチームが予想するよりも長くなります。
- Webフォーム、マーケットプレイス、リスティングプラットフォームからのリードおよび問い合わせメール
- 旅行、レンタル、ホスピタリティ、予約プラットフォームから送信される予約確認書
- 通常、顧客やディストリビューターからの注文確認書および発注書
- PDFの添付ファイルに埋もれていることが多い見積もり依頼やRFQ（見積依頼書）
- イベント後にスキャンされた名刺や、日常のメールにある署名ブロック
- 正式名称、請求先住所、諸条件が記載された契約書および署名入りフォーム
- 経理だけでなく、CRMが金額やアカウント情報を必要とする場合の請求書
これらすべてに、CRMにすでに用意されているフィールドが含まれています。そして、そのすべてが現在誰かによって、おそらくあなた自身によって再入力されているのです。
4つのステップでCRMのデータ入力を自動化する方法
自動化されたCRMデータ入力は、どのツールを選んでも同じ4つのステップに従います。
- キャプチャ（収集）。 ドキュメントを1か所に集めます。営業の受信トレイから自動転送ルールを設定するか、APIまたは監視フォルダ経由でドキュメントを送信します。添付ファイルも一緒に送信されます。
- 抽出。 AIエンジンがドキュメントを読み取り、フィールドを抽出します。名前、メールアドレス、電話番号、日付、注文番号、金額、明細などです。サンプルのボックスをハイライト表示したり、ルールを維持したりする必要はありません。
- マッピングと検証。 抽出された各フィールドをCRMのプロパティに一度だけ紐付けます。必須フィールドや重複のチェックを追加し、曖昧なものはレビューキューに送信します。これにより、3週間後にレポートで気付くのではなく、CRMに到達する前に人が確認できるようになります。
- CRMへのプッシュ。 ネイティブ連携、Zapier、Make、またはWebhookを通じて、連絡先、会社、または取引を作成または更新し、元のドキュメントを添付して、担当者を割り当て、ステージを設定します。
設定は一度だけです。その後は、午前3時でも、休日の週末でも、どんなに大量でも、すべてのドキュメントに対して実行されます。
Parseur：添付ファイルを開くためのスタックの一部
Parseurは、ステップ1〜3を処理し、完成した結果をCRMに渡すAIドキュメントパーサーです。テキストAIエンジンを使用してメールとその添付ファイルを読み取ります。PDF、スキャン、写真は、ページを単純なテキストに変換して祈るような古い手法ではなく、AI OCRを使用するVision AIエンジンに送られます。
このワークフローを継続的に実行する場合に重要な点は、ここではテンプレートやコードに基づいて構築されるものは何もないということです。AIパースエンジンは、ページ上の位置ではなく、意味によってフィールドを識別します。そのため、予約プラットフォームが確認メールのデザインを変更したり、サプライヤーが気まぐれに注文書のフォーマットを変更したりしても、抽出は機能し続けます。再トレーニングや再マッピングは必要なく、チケットを提出する必要もありません。
新しいベンダーに顧客レコードを送信する前に、初めて利用する人が当然知っておきたいことが2つあります。
データの保存場所。 ドキュメントは欧州連合（EU）のISO 27001データセンターにあるサーバーで処理され、転送中は暗号化されます。ユーザーはデータ管理者としての地位を維持し、ParseurはDPAおよびGDPRの下でデータ処理者として機能します。また、いつでもドキュメント、メールボックス、またはアカウント全体を削除できます。保持ポリシーを設定すれば、あなたがいなくてもスケジュールに従って削除されます。
コスト。 無料プランは月間20ページであり、契約前にご自身の最も複雑な注文書を試すのに十分な量です。有料プランはシートごとではなくボリュームによって価格設定されており、月間最大100万ページまで対応します。パイロット版と本格導入版は、扱う数字が大きくなるだけで同じセットアップです。
ParseurがCRM自動化のどこに当てはまるか
リードのメールに埋もれている不動産業者の話に戻りましょう。Parseurは各リードの詳細を自動的に抽出し、完成した連絡先としてCRMに送信します。これと同じ4つのステップは、営業チームの受信した見積もり依頼や、サポートデスクの更新通知にも同様に機能します。もしその業者がまだCRM自体を探している段階であれば、リードのキャプチャ方法によって不動産業者に最適なCRMをランキングしていますので参考にしてください。
- メールボックスとParseurの間で自動転送ルールを作成し、受信したメールや添付ファイルが自動的に届くようにします。
- AIエンジンは、到着時にフィールドを抽出します。キャプチャしたい内容を一度確認すれば、それ以降のすべてのドキュメントに適用されます。
- ネイティブ連携、またはZapier、Make、Power Automateを通じて、パースされたデータをCRMに転送します。
- データが本当に重要な場合は、検証ルールを追加して、不完全なレコードが直接パイプラインに入るのではなく、レビューに回るようにします。
現在、チームがParseur上で実行しているワークフローには以下のものがあります：
- パースされたリードのメールからSalesforceのレコードを作成
- HubSpot CRMで自動的に連絡先を作成
- メールで受信したデータを使ってMicrosoft Dynamics CRMを更新
- 受信メールからZoho CRMに新規リードを作成
- メールのデータからPipedriveに新しいリードを作成
- Realvolveの新しい連絡先を作成およびWiseAgentのリードを作成
- Wealthboxで新規連絡先を作成
- 任意のプラットフォームからのリードのメールを構造化されたレコードに変換
一度設定すれば、顧客関係管理における手動のデータ入力という半分の作業は、もはやあなたの問題ではなくなります。
クリーンなCRMの本当の価値
節約された時間は確かなものですが、それがリターンのすべてではありません。より大きなリターンは、内部のレコードが完全になって初めてCRMができるようになるすべてのことです。
CRM自動化の57%はリードナーチャリングに、36%は顧客エンゲージメントに、28%はレポーティングに充てられています。これらはすべて、レコードが完全かつ最新であることに依存しています。育成シーケンスはフィールドに基づいて実行されます。レポートはフィールドを集計します。急いでいる人によって半分しか埋められていないCRMは、失敗に終わる育成と、誰も信用しないレポートを生み出します。
放置することによる代償は膨らみます。企業は非効率なプロセスのために収益の20%〜30%を失っていると言われています。手動によるCRMデータ入力は、その中でも最も測定しやすいものの1つであり、最も簡単に排除できるものの1つです。
CRMが問題なのではありません。その前にあるキーボードが問題なのです。
あなたがCRMを購入したのは、関係を管理するためであり、発注番号を再入力するためではありません。1つのメールボックスを転送し、フィールドを一度マッピングすれば、あなたが必要とされる別の業務に当たっている間にレコードは自動的に書き込まれ始めます。まずは無料プランから始め、何も決める前にご自身のドキュメントを通して試してみてください。
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