A automação de entrada de dados de CRM é o uso de software para extrair informações de clientes e negócios de documentos recebidos, como e-mails de leads, confirmações de reserva e formulários de pedido em PDF, e gravá-las em um CRM sem que ninguém precise redigitá-las. Ela atua antes do CRM e substitui o teclado, não o fluxo de trabalho.
Ninguém compra um CRM esperando passar a manhã de quinta-feira copiando o número de um pedido de compra de um PDF. Isso acontece de qualquer maneira, em equipes que possuem um CRM perfeitamente bom.
Principais conclusões
- Os vendedores gastam 17% de uma semana de trabalho típica inserindo dados manualmente, e cerca de 60% da semana em trabalhos não relacionados a vendas no geral.
- Seu CRM automatiza o que acontece depois que um registro existe. Nada dentro dele abre um formulário de pedido em PDF.
- Um analisador de documentos com IA preenche essa lacuna: entram e-mails e anexos, saem campos estruturados de CRM.
- O Parseur faz isso sem modelos para construir e sem código para escrever, e o plano gratuito é o suficiente para testá-lo em seus próprios documentos primeiro.
O que é automação de entrada de dados de CRM?
A automação de entrada de dados de CRM elimina a etapa de digitação entre um documento recebido e um registro de CRM. Um e-mail de lead, uma confirmação de reserva ou um formulário de pedido em PDF chega, um analisador de IA extrai os campos e o CRM cria ou atualiza o contato, a empresa ou o negócio por conta própria.
A distinção que vale a pena ter em mente é esta. A automação de fluxo de trabalho de CRM, a categoria ampla, abrange a atribuição de leads, as etapas do negócio, as sequências de acompanhamento e o roteamento de tickets. Tudo isso pressupõe que o registro já existe. A automação de entrada de dados de CRM é o que cria esse registro em primeiro lugar, a partir de qualquer documento desorganizado em que ele tenha chegado.
Essa lacuna custa horas reais. O relatório State of Sales da Salesforce coloca a entrada manual de dados em 17% da semana de trabalho típica de um vendedor, aproximadamente um dia em seis gasto com transcrição. A HubSpot relatou o mesmo número de 17% anos antes. Dois relatórios, separados por uma geração de lançamentos de CRM, e o número não mudou.
Onde a entrada de dados de CRM realmente acontece
Cada etapa do processo de CRM produz um documento que alguém precisa redigitar.
Os leads chegam como e-mails de consulta. A aquisição adiciona solicitações de cotação e formulários assinados. A conversão traz confirmações de pedidos e a retenção continua enviando avisos de renovação e tickets de suporte muito tempo depois de o negócio ter sido fechado. Cada um é formatado da maneira que o remetente quis formatar naquele dia.
Tome como exemplo um corretor de imóveis coletando leads de diferentes plataformas. Uma dúzia de canais, uma caixa de entrada, nenhum layout igual ao outro. Abrir cada e-mail, procurar o nome, o número de telefone e a referência do imóvel, criar o contato manualmente. Isso não é uma tarefa paralela ao trabalho. Em algumas manhãs, esse é o trabalho.
88% dos clientes afirmam que a experiência oferecida por uma empresa é tão importante quanto seus produtos ou serviços, um aumento em relação aos 80% observados em 2020.
A criação de registros lenta e propensa a erros é um problema de experiência do cliente antes mesmo de ser um problema administrativo. Um lead que fica quatro horas sem ser inserido é um lead para o qual seu concorrente já ligou.
O que a automação de CRM não cobre
Aqui está a parte desconfortável. Seu CRM pode acionar uma sequência, pontuar um lead, mover um negócio para a próxima etapa e abrir um ticket. Ele não pode abrir um formulário de pedido em PDF e informar o número do pedido de compra.
A automação de e-mail integrada registra a mensagem e a anexa ao registro. Ela não lê a mensagem para transformá-la em campos.
As ferramentas de captura de atividades vão além, registrando reuniões, chamadas e e-mails no contato certo por conta própria. Útil. Ainda assim, não é a mesma coisa. Elas registram que uma conversa aconteceu. Elas não extraem os doze itens de linha da cotação anexada a ela.
Portanto, o mapeamento honesto se parece com isso:
- Automação de fluxo de trabalho de CRM lida com o que acontece depois que o registro existe.
- Captura de atividades lida com quem conversou com quem e quando.
- Automação de entrada de dados de CRM lida com os documentos e é a camada que quase ninguém tem.
A automação de entrada de dados de CRM também não é a mesma coisa que automação de marketing, embora ambas trabalhem bem juntas depois que os dados por trás delas estiverem limpos.
Quais documentos alimentam um CRM
A lista é mais longa do que a maioria das equipes espera:
- E-mails de leads e consultas de formulários web, marketplaces e plataformas de anúncios
- Confirmações de reserva enviadas por plataformas de viagens, aluguéis, hospitalidade e agendamentos
- Confirmações de pedidos e pedidos de compra, geralmente de clientes e distribuidores
- Solicitações de cotação e RFQs, muitas vezes ocultas em um anexo em PDF
- Cartões de visita digitalizados após eventos, além dos blocos de assinatura nos e-mails diários
- Contratos e formulários assinados contendo o nome legal, endereço de cobrança e termos
- Faturas, quando o CRM precisa do valor e da conta, não apenas da contabilidade
Cada um deles contém campos para os quais seu CRM já tem um lugar. Cada um deles está sendo redigitado neste exato momento por alguém, possivelmente por você.
Como automatizar a entrada de dados de CRM em quatro etapas
A entrada de dados automatizada de CRM segue as mesmas quatro etapas, independentemente das ferramentas que você escolher.
- Captura. Direcione os documentos para um só lugar. Configure uma regra de encaminhamento automático a partir de sua caixa de entrada de vendas, ou envie documentos através de uma API ou uma pasta monitorada. Os anexos vêm junto.
- Extração. Um mecanismo de IA lê o documento e extrai os campos. Nomes, e-mails, números de telefone, datas, números de pedidos, valores, itens de linha. Sem necessidade de destacar caixas em um modelo, sem regras para manter.
- Mapeamento e validação. Corresponda cada campo extraído a uma propriedade do CRM uma única vez. Adicione verificações para campos obrigatórios e duplicados, e envie qualquer coisa ambígua para uma fila de revisão, para que uma pessoa perceba antes que chegue ao CRM em vez de três semanas depois em um relatório.
- Envio para o CRM. Através de uma integração nativa, Zapier, Make ou um webhook, crie ou atualize o contato, a empresa ou o negócio, anexe o documento original, atribua o proprietário e defina a etapa.
A configuração acontece apenas uma vez. Depois disso, ela é executada em todos os documentos, às três da manhã, em um fim de semana de feriado, em qualquer volume que aparecer.
Parseur: a parte do seu ecossistema que abre o anexo
O Parseur é um analisador de documentos com IA que cuida das etapas um a três, e em seguida, entrega o resultado final ao seu CRM. Ele lê e-mails e seus anexos com um mecanismo de IA de Texto. PDFs, digitalizações e fotografias vão para um mecanismo de IA de Visão que utiliza OCR com IA em vez do antigo hábito de despejar uma página em texto bruto e torcer para dar certo.
A parte que importa se você pretende manter esse fluxo de trabalho funcionando: nada aqui é construído com base em modelos ou código. O mecanismo de análise de IA identifica os campos pelo que eles significam, e não por onde eles se encontram na página. Assim, quando uma plataforma de reservas redesenha seu e-mail de confirmação ou um fornecedor reformata seu formulário de pedido por capricho, a extração continua funcionando. Não há nada para retreinar, nada para remapear, nenhum ticket para abrir.
Duas coisas que um estranho razoavelmente deseja saber antes de enviar registros de clientes para um novo fornecedor.
Onde os dados ficam armazenados. Os documentos são processados em servidores na União Europeia, num data center ISO 27001, criptografados em trânsito. Você continua sendo o controlador dos dados, o Parseur atua como seu processador sob um DPA e o GDPR, e você pode excluir um documento, uma caixa de entrada ou toda a conta sempre que quiser. Defina uma política de retenção e a exclusão será feita de forma programada, sem você.
Quanto custa. O plano gratuito contempla 20 páginas por mês, o que é suficiente para jogar nele o seu pior formulário de pedido antes que alguém assine qualquer coisa. Os planos pagos são cobrados por volume, não por usuário, e chegam a até um milhão de páginas por mês. O projeto piloto e a implantação têm a mesma configuração, mas com um número maior.
Onde o Parseur se encaixa na automação de CRM
De volta ao corretor de imóveis soterrado por e-mails de leads. O Parseur extrai os detalhes de cada lead automaticamente e os envia para uma ferramenta de CRM como um contato finalizado. As mesmas quatro etapas funcionam igualmente bem nas solicitações de cotação de uma equipe de vendas ou nos avisos de renovação de um balcão de suporte. Se esse corretor ainda estiver procurando pelo próprio CRM, nós classificamos o melhor CRM para corretores de imóveis pela forma como cada um captura leads.
- Crie uma regra de encaminhamento automático entre a sua caixa de entrada e o Parseur, para que os e-mails recebidos e os anexos cheguem por conta própria.
- O mecanismo de IA extrai os campos na chegada. Você confirma o que deseja que seja capturado apenas uma vez, e isso se aplica a todos os documentos a partir de então.
- Direcione os dados analisados para o seu CRM por meio de uma integração nativa ou via Zapier, Make ou Power Automate.
- Onde os dados realmente importam, adicione regras de validação para que registros incompletos vão para revisão em vez de irem direto para o pipeline.
Os fluxos de trabalho que as equipes executam no Parseur hoje incluem:
- Criar registros no Salesforce a partir de e-mails de leads analisados
- Criar contatos automaticamente no HubSpot CRM
- Atualizar o Microsoft Dynamics CRM com dados recebidos por e-mail
- Criar novos leads no Zoho CRM a partir de e-mails recebidos
- Criar um novo lead no Pipedrive a partir de dados de e-mail
- Criar novos contatos no Realvolve e leads no WiseAgent
- Criar novos contatos no Wealthbox
- Transformar e-mails de leads de qualquer plataforma em registros estruturados
Configure tudo uma vez e a parte de entrada manual de dados da gestão de relacionamento com o cliente deixa de ser o seu problema.
Quanto vale realmente um CRM limpo
As horas economizadas são reais, mas elas não são o retorno completo. O maior retorno é tudo o que o CRM pode finalmente fazer quando os registros dentro dele estão completos.
57% da automação de CRM é dedicada à nutrição de leads, 36% ao engajamento do cliente e 28% à geração de relatórios. Todas elas dependem de registros completos e atualizados. As sequências de nutrição são acionadas com base em campos. Os relatórios agregam campos. Um CRM preenchido pela metade por pessoas com pressa produz nutrições que falham e relatórios nos quais ninguém confia.
O custo de deixar tudo como está só se agrava. As empresas perdem entre 20% e 30% de suas receitas devido a ineficiências nos processos. A entrada manual de dados no CRM é uma das mais mensuráveis delas, e uma das mais fáceis de eliminar.
O seu CRM não é o problema. O teclado na frente dele é.
Você comprou o CRM para gerenciar relacionamentos, não para redigitar números de pedidos de compra nele. Encaminhe uma caixa de entrada, mapeie os campos uma vez e os registros começarão a se preencher sozinhos enquanto você vai fazer a parte do trabalho que realmente precisava de uma pessoa. Comece com o plano gratuito e processe seus próprios documentos nele antes de decidir qualquer coisa.
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