PDFをGoogle Sheetsに変換する

PDFからGoogle Sheetsにデータを取り込む必要がありますか？データや情報をGoogle Sheetsに送信することは多くの企業で一般的であり、そのデータはさまざまなドキュメントや情報源からやってきます。通常、Google Sheetsへのデータエクスポートは手動で行うか、自動化ツールを利用して時間とリソースを節約します。

ParseurによるPDFからGoogle Sheetsへの連携はこのプロセスを迅速かつ簡単にし、PDFを構造化データとしてGoogle Sheetsへ自動変換できます。この記事では、コーディング知識不要でPDFをGoogle Sheetsに変換する最適な方法、設定方法、そしてこの強力なツールを最大限に活用するためのヒントをご紹介します。

なぜPDFをGoogle Sheetsに変換するのか？

世界中で500万社以上が日常的にG Suiteを利用しています。PDFとGoogle Sheetsは広く活用されており、例えば、ECストアが注文確認書の情報を毎日Google Sheetsに送信し、チームで共有するようなケースがあります。

Google Sheetsへの自動ワークフロー構築は、時間とコストの大幅な削減につながります。

PDFファイルから手動でデータ抽出する際の課題

1つのドキュメントから情報を抽出するだけなら手作業でも対応できます。しかし、何百ものPDFファイルを確認する必要がある場合、非常に時間がかかるうえ、データ抽出時に多くのミスが生じがちです。

PDFからテキストを抽出するだけでも一苦労ですが、それをGoogleスプレッドシートに追加する作業は更に手間が増えます。

PDFファイルからのデータ抽出が大変だと思うなら、表を手動で抽出することにも一度挑戦してみてください。

PDFをGoogle Sheetsに変換する方法

正しいPDFからGoogle Sheetsへの変換ツールを使えば、文書からテキストや表データを簡単に抜き出し、解析したデータを自動的にGoogleスプレッドシートへ送信できます。

ここでは、文書から情報を取得しGoogleスプレッドシートへ統合するベストな方法を見ていきましょう。

Googleドキュメントを使ってPDFをGoogle Sheetsに変換

Googleドキュメントは非常に人気があり、最も多く使われている共有・協働ツールのひとつです。GoogleドキュメントはPDF内のテキストを認識することもできます。

1. PDFをGoogleドライブにアップロード
2. PDFをGoogleドキュメントで開く
3. データをGoogleスプレッドシートへコピー&ペースト

とてもシンプルです。ただし、この方法が効果的なのは基本的・単純なテキストPDFファイルに限られます。表や複数のデータ項目が含まれる複雑な請求書やスキャンPDFの場合、データを適切な形式で抽出できません。

オンラインPDF変換ツールを利用してPDFをGoogle Sheetsに変換

Cloud convert、Tabula、PDFTables などのオンラインPDF変換ツールは、特別な要件がなければ便利です。これらのオンラインツールは一括でデータを抽出しますが、必要な部分をフィルタリングしたり、Googleスプレッドシートへコピー&ペーストする作業が追加で発生します。

PDFパーサーを使ってPDFをGoogle Sheetsに変換

PDF解析ツールはデータの自動抽出だけでなく、Google Sheetsや他のツールとの連携もシームレスに可能です。PDFファイルを受信した瞬間からGoogleスプレッドシートへデータが送信される自動ワークフローを簡単に作成できます。

PDFパーサーの中にはコーディングが必要なものもありますが、Parseurのようにノーコードで使える製品もあり、ITに詳しくない方にも最適です。

PDFを無料でGoogleスプレッドシートに変換できますか？

はい。いくつかのオンラインPDF変換ツールには無料プランがあります。ただし、特定の要件がある場合は対応しきれないこともあります。Parseurは、すべての機能を利用できる無料プランを提供しています。

ParseurでPDFをGoogle Sheetsに変換する

OCRエンジンを搭載した高機能PDF解析ツールであるParseurなら、PDFからデータを簡単かつ迅速に自動抽出し、Google Sheetsにエクスポートできます。Parseurを使えば手作業によるデータ入力作業は不要、コーディング知識も一切いりません。

ParseurはZonal OCRやDynamic OCRも併用し、どんなPDFデータも確実に取得します。

PDFをGoogle Sheetsに変換するには？

フードデリバリー、不動産、Eコマースなど、どの業界であってもGoogle Sheetsへのデータ転送は業務フローの一部となっています。

例として、コーヒーショップ経営者Jackのケースを考えてみましょう。Jackの店では、顧客がオンライン注文すると売上明細がPDFで発行されます。Jackは受け取ったPDFから（商品リスト、顧客名と連絡先、配送先住所）を手作業でGoogleスプレッドシートへ転記し、ドライバーへの配送指示もこのシートで管理しています。

この作業は非常に時間を食い、特にPDF内に表データがあったり注文数が多い場合は苦痛な雑務となります！

この一連の作業が全自動になったら？

ステップ1: PDFからGoogle Sheets変換ツールを作成

Parseurで無料メールボックスを作成し、「請求書」を選択します。オリジナルのカスタムテンプレートを作りたい場合は、「emails and documents (default)」を選択してください。

ステップ2: PDFをParseurに転送

ドキュメントをドラッグ＆ドロップするか、もしくは個人メールボックスからParseurへの自動転送ルールを作成することも可能です。

ステップ3: AIがPDFデータを即時に抽出

カスタムテンプレートを作成する場合は、PDF内で必要な部分をハイライトし、データフィールドを作成してください。他のメールパーサーとは異なり、PDFドキュメント内の行データや特定フィールドを抽出するパーシングルールの追加は不要です。

ここでJackがGoogle Sheetsに送りたいのは以下の情報です：

1. 請求書番号
2. 請求書日付
3. コーヒー商品
4. 小計
5. 合計金額
6. 割引

抽出された結果はこうなります：

今後、このメールボックスにPDF添付メールを転送するたび、自動的に処理されます。

ステップ4: PDFデータをGoogle Sheetsにエクスポート

ParseurでPDFをGoogle Sheetsに変換するには、多様な方法があります：

1. Parseurのデフォルト数式利用
2. Zapier連携
3. Make連携

Google Sheets用Parseurデフォルト数式の利用

メールボックスで「エクスポート」をクリックし、「Sheets」を選択します。

PDF添付にテーブルフィールドが含まれている場合は、最初の数式を使ってデータをエクスポートできます。数式は既に用意されているので、コピー＆ペーストするだけでテーブルの各項目ごとに1行追加されます。

テーブルフィールド内の各注文アイテムがスプレッドシートの1行となります。

ZapierやMakeを利用したGoogle Sheets連携

要件に合わせてデータをさらにカスタマイズしたい場合は、ParseurのZapierまたはMake とのネイティブ連携をご活用ください。

これだけで完全自動化ワークフローが構築でき、人手を介さずにすべての処理が完了します。Jackはすぐに配送指示を出し、業務効率も大幅アップします。

ParseurによるPDFからGoogle Sheetsへの変換は、適切なツールと自動化技術さえあればとても簡単です。知識不要で解析エンジンを利用でき、データもリアルタイムでエクスポートされます。

すべての機能が使える無料プランでぜひお試しください！

Parseurを使えば、メールからスプレッドシートへのデータ入力作業にかかる時間が大幅に減り、業務効率がアップしました。Google Sheetsとの連携も本当に便利です！

-- Cawdor Cars

FAQ

PDFをスキャンしてGoogle Sheetsに変換できますか？

はい。Parseurはスキャンドキュメントからも簡単にデータを抽出し、Google Sheetsへエクスポートできます。

PDFをGoogle Sheets上で編集できますか？

いいえ。ただし、PDFをGoogle Sheetsに変換した後は、そのデータを編集可能です。

PDFをGoogle Sheetsにアップロードできますか？

はい。Googleドキュメントにアップロード後、手動でGoogle Sheetsにコピーペーストも可能です。または、ParseurをPDFからGoogle Sheetsへの変換ツールとして利用できます。