Comment puis-je automatiser la saisie de données et la mise à jour des contacts dans mon CRM ?

Acheminez les documents contenant les données vers un outil d'extraction, et laissez cet outil écrire dans le CRM. Les e-mails de prospects, les confirmations de réservation et les pièces jointes PDF sont transférés vers une boîte de réception de parsing, les champs sont extraits automatiquement, et une intégration crée ou met à jour le contact, l'entreprise ou la transaction correspondante. Personne ne tape rien.

Comment extraire les valeurs des champs de mes documents et mettre à jour mon CRM ?

Envoyez les documents à un parseur de documents, mappez les champs extraits vers les propriétés de votre CRM une seule fois, et le mappage s'exécutera ensuite sur chaque document. Un parseur tel que Parseur lit les noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, numéros de commande, dates et montants à partir de PDF et d'e-mails, puis les pousse dans le CRM via une intégration native, Zapier, Make ou un webhook.

Quelle est la meilleure façon d'automatiser les données de réservation dans un CRM ?

Transférez automatiquement les e-mails de confirmation de réservation vers une boîte de réception de parsing et laissez le parseur extraire le nom du client, les dates, la propriété ou le service, le numéro de confirmation et le montant. Ces champs créent ensuite un contact et une transaction dans le CRM quelques secondes après l'arrivée de la réservation dans votre boîte de réception. Cela fonctionne de la même manière que les confirmations proviennent d'une plateforme, d'un partenaire ou d'une pièce jointe PDF.

Qu'est-ce que l'automatisation CRM ?

L'automatisation CRM est l'utilisation de logiciels pour gérer des tâches répétitives au sein d'un système de gestion de la relation client, telles que l'attribution de prospects, le changement d'étape des transactions, la planification de suivis et l'acheminement de tickets. Elle couvre ce qui se passe après l'existence d'un enregistrement. La création de cet enregistrement à partir d'un document entrant est un travail distinct, appelé automatisation de la saisie de données CRM.

Quels sont les avantages de combiner un CRM avec un logiciel d'automatisation de documents ?

Vous obtenez des enregistrements qui sont complets dès leur arrivée au lieu d'enregistrements que quelqu'un doit terminer plus tard. L'automatisation de documents remplit le CRM avec des champs extraits directement du document source, ce qui réduit le temps de réponse, supprime les erreurs de transcription et garde le PDF d'origine attaché à l'enregistrement pour quiconque a besoin de le vérifier.

Quelles fonctionnalités dois-je rechercher dans un CRM nécessitant un minimum de travail administratif ?

Recherchez la capture d'e-mails entrants, une API ouverte, des intégrations natives ou de niveau Zapier, des propriétés personnalisées que vous pouvez mapper librement et la déduplication à la création. Le CRM n'a pas besoin de parser lui-même les documents. Il doit accepter proprement les données structurées d'un outil qui le fait.

Quelles sont les limites de l'automatisation des e-mails CRM, et comment les contourner ?

L'automatisation des e-mails intégrée au CRM consigne les messages et déclenche des séquences, mais elle ne lit pas le contenu d'un e-mail ou de ses pièces jointes pour les transformer en champs. C'est là sa limite. Vous la contournez en plaçant un parseur de documents devant le CRM, afin que les données arrivent déjà structurées.

Comment intégrer l'automatisation de documents à mon système CRM existant ?

Trois voies, par ordre d'effort. Une intégration native si votre parseur en propose une pour votre CRM, une plateforme d'automatisation comme Zapier ou Make pour tout le reste, ou un webhook publiant du JSON directement vers l'API du CRM lorsque vous avez besoin d'un contrôle total sur la charge utile.

Pouvez-vous automatiser la saisie de données CRM pour les pièces jointes PDF, et pas seulement pour les e-mails ?

Oui. Un moteur d'IA de Vision lit les PDF, les scans et les photographies, y compris les bons de commande, les devis, les contrats et les documents signés qui arrivent en pièces jointes. La pièce jointe est traitée comme un document à part entière, et ses champs atterrissent dans le CRM aux côtés de ceux extraits du corps de l'e-mail.

L'automatisation de la saisie de données CRM fonctionne-t-elle avec HubSpot, Salesforce et Zoho ?

Oui, et avec la plupart des autres CRM. Parseur pousse les données extraites vers Salesforce , HubSpot , Zoho CRM , Pipedrive , Microsoft Dynamics 365 et Wealthbox directement, et atteint tout le reste via Zapier, Make, Power Automate ou un webhook.

Combien de temps faut-il pour configurer l'automatisation de la saisie de données CRM ?

Généralement moins d'une heure pour le premier type de document. La création de la boîte de réception et de la règle de transfert prend quelques minutes, le mappage des champs prend un peu plus de temps, et la majeure partie du temps restant est consacrée à décider dans quelles propriétés du CRM chaque champ doit atterrir.

Que se passe-t-il lorsqu'un document arrive dans un format que le système n'a jamais vu auparavant ?

Un moteur de parsing IA le lit quand même, car il identifie les champs par leur signification plutôt que par leur position. Un fournisseur qui remanie son bon de commande ou une nouvelle plateforme de réservation qui s'ajoute ne brise pas le workflow, ce qui est exactement là où les outils basés sur des règles et des modèles échouent. Pour les cas où une valeur est vraiment ambiguë, ajoutez des règles de validation afin que l'enregistrement soit soumis à un examen plutôt que d'entrer dans le CRM avec le mauvais numéro.

Ai-je besoin de modèles ou de développeurs pour automatiser la saisie de données CRM ?

Ni l'un ni l'autre. Le moteur de parsing IA de Parseur extrait les champs automatiquement sans aucun modèle à créer et aucun code à écrire. Vous confirmez les champs que vous souhaitez et l'extraction s'exécute à partir de là.

Automatisation de la saisie de données CRM - Votre CRM ne sait pas lire un bon de commande PDF

L'automatisation de la saisie de données CRM est l'utilisation de logiciels pour extraire les informations sur les clients et les transactions à partir de documents entrants, tels que les e-mails de prospects, les confirmations de réservation et les bons de commande PDF, et les écrire dans un CRM sans que personne ne les retape. Elle se place devant le CRM et remplace le clavier, pas le workflow.

Personne n'achète un CRM en s'attendant à passer son jeudi matin à copier un numéro de bon de commande depuis un PDF. Cela arrive pourtant, dans des équipes qui possèdent un CRM parfaitement opérationnel.

Points clés

Les commerciaux consacrent 17 % de leur semaine de travail moyenne à la saisie manuelle de données, et environ 60 % de la semaine à des tâches non liées à la vente au global.
Votre CRM automatise ce qui se passe une fois qu'un enregistrement existe. Rien à l'intérieur ne permet d'ouvrir un bon de commande PDF.
Un parseur de documents IA comble cette lacune : les e-mails et les pièces jointes entrent, les champs CRM structurés sortent.
Parseur le fait sans modèles à créer et sans code à écrire, et le forfait gratuit suffit pour le tester d'abord sur vos propres documents.

Qu'est-ce que l'automatisation de la saisie de données CRM ?

L'automatisation de la saisie de données CRM supprime l'étape de saisie entre un document entrant et un enregistrement CRM. Un e-mail de prospect, une confirmation de réservation ou un bon de commande PDF arrive, un parseur IA en extrait les champs, et le CRM crée ou met à jour le contact, l'entreprise ou la transaction par lui-même.

La distinction à retenir est la suivante. L'automatisation des workflows CRM, la catégorie la plus large, couvre l'attribution des prospects, les étapes des transactions, les séquences de suivi et le routage des tickets. Tout cela suppose que l'enregistrement existe déjà. L'automatisation de la saisie de données CRM est ce qui crée cet enregistrement en premier lieu, à partir de n'importe quel document désordonné dans lequel il est arrivé.

Cette lacune coûte de vraies heures. Le rapport State of Sales de Salesforce estime la saisie manuelle de données à 17 % de la semaine de travail moyenne d'un commercial, soit environ un jour sur six passé à transcrire. HubSpot a rapporté le même chiffre de 17 % des années plus tôt. Deux rapports, espacés d'une génération de versions CRM, et le chiffre n'a pas bougé.

Où se produit réellement la saisie de données CRM

Chaque étape du processus CRM produit un document que quelqu'un doit retaper.

Le processus CRM

Les prospects arrivent sous forme d'e-mails de demande de renseignements. L'acquisition ajoute des demandes de devis et des formulaires signés. La conversion apporte des confirmations de commande, et la fidélisation continue d'envoyer des avis de renouvellement et des tickets d'assistance bien après la conclusion de la transaction. Chacun d'eux est formaté comme l'expéditeur a eu envie de le faire ce jour-là.

Prenez l'exemple d'un agent immobilier collectant des prospects sur différentes plateformes. Une douzaine de canaux, une seule boîte de réception, aucune mise en page identique. Ouvrir chaque e-mail, chercher le nom, le numéro de téléphone et la référence du bien, créer le contact à la main. Ce n'est pas une corvée en plus du travail. Certains matins, c'est ça le travail.

88 % des clients affirment que l'expérience offerte par une entreprise est aussi importante que ses produits ou services, contre 80 % en 2020.

La création lente et source d'erreurs d'enregistrements est un problème d'expérience client avant d'être un problème administratif. Un prospect qui reste non saisi pendant quatre heures est un prospect que votre concurrent a déjà appelé.

Ce que l'automatisation CRM ne couvre pas

Voici la partie inconfortable. Votre CRM peut déclencher une séquence, évaluer un prospect, faire passer une transaction à l'étape suivante et ouvrir un ticket. Il ne peut pas ouvrir un bon de commande PDF et vous donner le numéro de bon de commande.

L'automatisation des e-mails intégrée enregistre le message et l'agrafe à l'enregistrement. Elle ne lit pas le message pour le transformer en champs.

Les outils de capture d'activité vont plus loin, enregistrant d'eux-mêmes les réunions, les appels et les e-mails sur le bon contact. Utile. Mais ce n'est toujours pas la même chose. Ils enregistrent qu'une conversation a eu lieu. Ils n'extraient pas les douze lignes du devis qui y est joint.

Donc, pour être honnête, la cartographie ressemble à ceci :

L'automatisation des workflows CRM gère ce qui se passe une fois que l'enregistrement existe.
La capture d'activité gère qui a parlé à qui et quand.
L'automatisation de la saisie de données CRM gère les documents, et c'est la couche que presque personne ne possède.

L'automatisation de la saisie de données CRM n'est pas non plus la même chose que l'automatisation du marketing, bien que les deux fonctionnent bien ensemble une fois que les données sous-jacentes sont propres.

Quels documents alimentent un CRM

La liste est plus longue que ne le pensent la plupart des équipes :

Les e-mails de prospects et de demandes de renseignements provenant de formulaires web, de marketplaces et de plateformes d'annonces
Les confirmations de réservation envoyées par les plateformes de voyage, de location, d'hôtellerie et de prise de rendez-vous
Les confirmations de commande et bons de commande, provenant généralement de clients et de distributeurs
Les demandes de devis et les appels d'offres, souvent enfouis dans une pièce jointe PDF
Les cartes de visite scannées après des événements, plus les blocs de signature dans les e-mails quotidiens
Les contrats et formulaires signés portant le nom légal, l'adresse de facturation et les conditions
Les factures, lorsque le CRM a besoin du montant et du compte, et pas seulement de la comptabilité

Chacun d'eux contient des champs pour lesquels votre CRM a déjà un emplacement. Chacun d'eux est actuellement retapé par quelqu'un, peut-être par vous.

Comment automatiser la saisie de données CRM en quatre étapes

L'automatisation de la saisie de données CRM suit les quatre mêmes étapes, quels que soient les outils que vous choisissez.

Capturer. Dirigez les documents vers un seul endroit. Configurez une règle de transfert automatique depuis votre boîte de réception commerciale, ou envoyez des documents via une API ou un dossier surveillé. Les pièces jointes suivent le mouvement.
Extraire. Un moteur IA lit le document et en extrait les champs. Noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, dates, numéros de commande, montants, lignes d'articles. Pas de zones à surligner sur un échantillon, pas de règles à maintenir.
Mapper et valider. Associez chaque champ extrait à une propriété CRM une seule fois. Ajoutez des vérifications pour les champs obligatoires et les doublons, et envoyez tout ce qui est ambigu vers une file d'attente d'examen, afin qu'une personne l'intercepte avant qu'il n'atteigne le CRM plutôt que trois semaines plus tard dans un rapport.
Pousser vers le CRM. Via une intégration native, Zapier, Make ou un webhook, créez ou mettez à jour le contact, l'entreprise ou la transaction, joignez le document d'origine, attribuez le propriétaire et définissez l'étape.

La configuration se fait une seule fois. Ensuite, elle s'exécute sur chaque document, à trois heures du matin, pendant un week-end férié, quel que soit le volume.

Parseur : la partie de votre stack qui ouvre la pièce jointe

Parseur est un parseur de documents IA qui gère les étapes un à trois, puis transmet le résultat fini à votre CRM. Il lit les e-mails et leurs pièces jointes avec un moteur d'IA textuel. Les PDF, les scans et les photographies passent par un moteur d'IA de Vision qui utilise l'OCR IA plutôt que l'ancienne habitude de vider une page en texte brut en espérant que ça marche.

La partie qui compte si vous avez l'intention de maintenir ce workflow en cours d'exécution : rien ici n'est construit sur des modèles ou du code. Le moteur de parsing IA identifie les champs par ce qu'ils signifient, et non par l'endroit où ils se trouvent sur la page. Ainsi, lorsqu'une plateforme de réservation repense son e-mail de confirmation, ou qu'un fournisseur reformate son bon de commande sur un coup de tête, l'extraction continue de fonctionner. Rien à réentraîner, rien à remapper, aucun ticket à soumettre.

Deux choses qu'un inconnu veut raisonnablement savoir avant d'envoyer des dossiers clients à un nouveau fournisseur.

Où résident les données. Les documents sont traités sur des serveurs dans l'Union européenne, dans un centre de données ISO 27001, chiffrés en transit. Vous restez le responsable de traitement des données, Parseur agit en tant que sous-traitant dans le cadre d'un DPA et du RGPD, et vous pouvez supprimer un document, une boîte de réception ou l'ensemble du compte quand vous le souhaitez. Définissez une politique de conservation et la suppression s'effectue selon un calendrier sans votre intervention.

Ce que cela coûte. Le forfait gratuit comprend 20 pages par mois, ce qui est suffisant pour y passer votre propre pire bon de commande avant de signer quoi que ce soit. Les forfaits payants sont tarifés au volume, et non par utilisateur, et vont jusqu'à un million de pages par mois. Le pilote et le déploiement sont la même configuration avec un nombre plus grand dessus.

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Où Parseur s'intègre-t-il dans votre automatisation CRM

Revenons à l'agent immobilier enseveli sous les e-mails de prospects. Parseur extrait automatiquement les détails de chaque prospect et les envoie à un CRM sous forme de contact finalisé. Les quatre mêmes étapes fonctionnent tout aussi bien sur les demandes de devis entrantes d'une équipe commerciale ou les avis de renouvellement d'un service d'assistance. Si cet agent est toujours à la recherche du CRM lui-même, nous classons le meilleur CRM pour les agents immobiliers selon la façon dont chacun capture les prospects.

Créez une règle de transfert automatique entre votre boîte de réception et Parseur, afin que les e-mails entrants et les pièces jointes arrivent d'eux-mêmes.
Le moteur IA extrait les champs à l'arrivée. Vous confirmez ce que vous souhaitez capturer une seule fois, et cela s'applique à chaque document par la suite.
Pointez les données parsées vers votre CRM via une intégration native, ou via Zapier, Make ou Power Automate.
Là où les données comptent vraiment, ajoutez des règles de validation afin que les enregistrements incomplets soient soumis à un examen plutôt que d'entrer directement dans le pipeline.

Les workflows que les équipes exécutent sur Parseur aujourd'hui incluent :

Créer des enregistrements Salesforce à partir d'e-mails de prospects parsés
Créer automatiquement des contacts dans HubSpot CRM
Mettre à jour Microsoft Dynamics CRM avec les données reçues par e-mail
Créer de nouveaux prospects dans Zoho CRM à partir d'e-mails entrants
Créer un nouveau prospect dans Pipedrive à partir de données d'e-mail
Créer de nouveaux contacts Realvolve et des prospects WiseAgent
Créer de nouveaux contacts dans Wealthbox
Transformer les e-mails de prospects de n'importe quelle plateforme en enregistrements structurés

Configurez-le une fois et la moitié de la gestion de la relation client liée à la saisie manuelle de données cesse d'être votre problème.

Ce que vaut réellement un CRM propre

Les heures gagnées sont réelles, mais elles ne constituent pas le rendement total. Le plus grand gain réside dans tout ce que le CRM peut enfin faire une fois que les enregistrements qu'il contient sont complets.

57 % de l'automatisation CRM est consacrée à la maturation des prospects, 36 % à l'engagement client et 28 % au reporting. Chacune de ces activités dépend de l'exhaustivité et de l'actualité des enregistrements. Les séquences de maturation se déclenchent sur des champs. Les rapports agrègent des champs. Un CRM à moitié rempli par des personnes pressées produit une maturation qui échoue et des rapports auxquels personne ne fait confiance.

Le coût de ne rien faire s'accumule. Les entreprises perdent entre 20 % et 30 % de leurs revenus en raison d'inefficacités de processus. La saisie manuelle de données CRM est l'une des plus mesurables d'entre elles, et l'une des plus faciles à supprimer.

Votre CRM n'est pas le problème. Le clavier devant lui l'est.

Vous avez acheté le CRM pour gérer des relations, pas pour y retaper des numéros de bons de commande. Transférez une boîte de réception, mappez les champs une seule fois, et les enregistrements commencent à s'écrire d'eux-mêmes pendant que vous allez faire la partie du travail qui nécessite une personne. Commencez avec le forfait gratuit et passez-y vos propres documents avant de prendre une décision.