マニュアルデータ入力とは？
マニュアルデータ入力は、データ入力の従来からの手法です。顧客情報や製品データなど、特定の情報を入力する際に使われます。また、監査人や会計士などスキルを持ったユーザーの検証が必要な特別な規則がある場合にも使用されます。
データはあらゆるビジネスの基盤であり、重要な意思決定のために活用されます。そのため、正確なデータ取得が不可欠です。データ入力とは、情報をコンピュータへ入力または記録するプロセスです。この手順は、データを即時にコンピュータへ入力または収集する作業を含みます。テキスト、音声、静止画像、動画、その他コンピュータで処理・保存できるあらゆるデジタルデータが対象となります。
Techopediaによるデータ入力の定義も、「情報をコンピュータや電子機器へ転記するプロセス」とされています。
企業は今でもマニュアルデータ入力を使っているのか？
はい、多くの企業が今もマニュアルデータ入力を採用しています。自動化に必要な時間やリソースを確保できない企業にとって、手作業のデータ入力が最適な選択肢となる場合もあります。
Plutoshift社の調査では、製造業の48%が現在もマニュアルデータ入力書類を使用しているとされています。
企業がマニュアルデータ入力を選ぶ主な理由は以下のとおりです。
- 小規模なビジネスでは自動化システムへの投資資金が十分ではない
- 顧客数が少ない企業では手作業で管理した方が楽に感じる
- 多くのデータ入力業務が自動化できることに気づいていない、または自動化の始め方が分からない
しかし、事業の拡大を目指す場合は、長期的なメリット（例えばビジネスの拡大に備えて）を見越して自動化への投資を検討すべきでしょう。
マニュアルデータ入力の例
一部の企業では、顧客情報をデータベースへ手入力する作業のためにデータ入力サービスを必要とします。その他の会社では、手作業によるデータ処理や、従業員が情報を入力する必要がある管理業務で活用されます。
マニュアルデータ入力の処理例としてよくあるものに、出荷情報のデータベース入力があります。例えば、各パッケージが届くたびに日付、住所、受取人名などの情報を入力します。これらのデータは後に請求や配送追跡で参照できるようにデータベースに保存されます。
採用担当者が従業員情報（雇用日、職位、給与額など）を記録する際によく用いられるのも、手作業のデータ入力です。これにより、スタッフのパフォーマンスや出勤状況の管理を行います。
マニュアルデータ入力プロセスの種類
マニュアルデータ入力の主なプロセスには3種類あります。
- 紙ベースのフォーム
- キーボード入力
- スキャニング
紙ベースのフォーム：紙に印刷されたフォームに手書きで記入し、完成後にスキャンしてシステムへ取り込み、電子的に処理・保存します。
キーボード入力：テキストや数字、日付をキーボードで手入力します。音声認識ソフトの活用も可能で、モーター機能に障害がある場合や大量データを迅速に入力する際に有効です。入力ミス防止と精度維持には多くの訓練や経験が求められ、エラーによる損失や顧客不満につながる恐れもあります。
スキャニング：専用デバイスで印刷書類のデータを取り込み、手入力せずにコンピュータへ電子的に登録します。バーコードや機械可読シンボルなどのスキャンも一般的で、データ記録の効率化に役立ちます。
マニュアルデータ入力プロセスの課題
マニュアルデータ入力は今も多くの企業で行われていますが、そのデメリットには目を向ける必要があります。
- マニュアルデータ入力はエラーが発生しやすい
入力作業時にはスペルミス、書式の誤り、モニター上の情報の読み違いなどが起こり得ます。こうしたエラーにより、システムに不正確なデータが登録されてしまうと、従業員や顧客に誤った情報が伝わり、混乱の原因となります。会計の専門家の27.5％超が、自社で誤入力を経験したと回答しています。
- マニュアルデータ入力ミスはコスト増加の要因になる
許容されるデータ入力エラー率は通常1%程度です。しかし、この割合を超えてしまうと企業に数百万ドルの損失が発生する場合も。2013年の米国ではビジネス所得や雇用額の誤入力でIRSから総額70億ドルの課徴金を科された企業もありました。
Gartnerによると、低品質なデータは平均で年間1500万ドルの損失原因となるとされています。
- マニュアルデータ入力は時間がかかり、単調である
当然ながら、マニュアルデータ入力は処理が遅く、多大な労力が必要です。特にクリスマスなどの繁忙期には対応が難しくなりがちです。ルーチン業務であるため、単調さから従業員の不満やモチベーション低下にもつながります。40%以上の働き手が、毎週の業務時間の少なくとも4分の1を手作業・反復作業に充てているという調査もあります。
こうした時間と労力を、本来は研究開発や事業開発など、より生産性の高い業務に当てるべきでしょう。
データ入力は自動化できるのか？
データ入力の自動化は、時間とコストの両方を節約できる優れた方法です。さらに効率性や正確性、生産性も向上します。自動化は多くの企業で不可欠な要素となっており、従業員はスプレッドシートへのデータ入力に時間を割くのではなく、より重要な業務に集中できるようになります。
データ入力自動化とは？
データ入力自動化は、データを読み取り可能な形式に変換して、データベースへ自動保存するプロセスです。書類やドキュメント、その他のメディア画像をスキャン・収集し、コンピュータファイルとして処理・保存します。反復作業の自動化を目的とした自動データキャプチャとも呼ばれ、機械学習、RPA、人工知能などと組み合わせることも可能です。
自動化の利点
このプロセスはマニュアルデータ入力の解決策となり、さまざまな利点をもたらします。
高い正確性
人的ミスによるエラーが解消され、データの正確性が向上します。自動化によりデータの正確性が90%向上したという事例もあり、自動データ入力で99.959%の正確性を達成した報告もあります。データが正確であれば、より良い戦略的判断が行えます。
生産性アップ
データ入力の自動化によって作業が速く完了し、従業員はより創造的かつ有意義な仕事に集中できます。
自動化により毎週1日分の労働時間が確保できれば、従業員の72%がその時間を企業にとって価値のある業務へ、78%がより面白くやりがいのある仕事へ使うと調査で明らかになっています。
トレーニングコスト削減
多くのデータ入力自動化ツールはノーコード、またはごくわずかな操作で利用可能なものが増えています。そのため従業員は新しいシステムやソフトのトレーニングを必要としません。
コスト削減
自動化されたシステムは追加の人員雇用や外注よりも安価であり、導入時や保守等のコストも抑えられます。
繁忙期の業務効率化
クリスマス前のECサイトや夏季バカンス前の旅行会社など、短期間で業務量が大きく増える場合も、自動化ソフトウェアがあればスムーズに対応できます。
データ入力自動化のユースケース
どんな業界でも、ルーチンなマニュアルデータ入力作業の削減に自動化は効果を発揮します。代表的なケースを紹介します。
人事業務の自動化
人事部門では従業員記録や福利厚生、給与計算など多くの情報を扱いますが、その多くを自動化できます。人事スタッフは新入社員研修やトラブル対応など、より重要な業務へ注力できます。
人材リクエストの自動化事例を読む、LinkedInの応募情報を自動取得する方法。
医療現場の自動化
医療サービスの質向上には正確なデータが不可欠です。小さな入力ミスで患者の命に関わることも。Annals of Internal Medicine誌の調査によると、医師は電子健康記録（EHR）への入力に平均16分14秒を費やしています。自動化ツールなら患者データの自動認識・自動追加で、HIPAAのような規制にも対応できます。
請求書データ自動化
毎年110億枚を超えるレシートが印刷されていることからも企業への負担は大きく、ヒューマンエラーだけでも多大なコストが発生します。クラウド型のデータ入力自動化ソフトがあればこれらの課題を解決。OCRアプリケーションでレシートや請求書から自動的にデータ抽出し、セキュアに保存できます。
データ入力自動化の主要ツール
利用目的に応じて、ビジネスのスケールアップを支援するデータ入力自動化ソリューションが多数存在します。代表的なアプリケーションを以下で紹介します。
Parseur
Parseurは強力なAIパーサーで、ドキュメントからのデータ抽出を即座に自動化できます。手作業のデータ入力業務を排除するのに最適なデータ抽出ツールです。コーディング知識は不要で、数千の外部アプリとシームレスに連携できます。
Recruit CRM
人事担当者のデータ入力作業を自動化できれば、従業員のケアや育成により多くの時間を充てることができます。Recruit CRMなら候補者データおよび関連したタスクを一元管理。AI搭載の強力なレジュメパーサーで採用プロセスも高速化します。
Zapier
Zapierは、市場でもっとも人気のある自動化ソフトウェアのひとつです。ノーコードで4,000以上のアプリと連携可能なだけでなく、ポイント＆クリック型の統合エディタも備わっています。複数アプリ間でシンプルなワークフローを作成し、データも自動転送可能です。2021年のZapierデータレポートによれば、自動化によって従業員の満足度が高まり、米国で調査された600人のうち41%が「自動化によってキャリアがより早く進むと思う」と回答しています。
マニュアルデータ入力から自動化への転換を
世界のデータキャプチャ市場は2025年までに36億ドル規模へ拡大すると予測されており、今こそマニュアルデータ入力から自動化へ移行する絶好のタイミングです。
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