データはあらゆるビジネスの基盤となり、正確な意思決定には信頼できるデータの取得が不可欠です。データ入力とは、情報をコンピュータやデジタルシステムに入力・記録するプロセスを指します。テキスト、音声、画像、動画など、さまざまなデジタルデータが対象となり、それらを迅速かつ正確に取り込むことが重要です。
Techopediaによるデータ入力の定義も、「情報をコンピュータや電子機器へ転記するプロセス」とされています。
マニュアルデータ入力とは？
マニュアルデータ入力は、従業員が手動で情報をコンピュータに入力する従来の方法です。例えば、顧客情報や製品データを1件ずつ入力したり、監査や会計など特別な検証が必要なケースでも使われています。
企業は今でもマニュアルデータ入力を使っているのか？
はい、多くの企業が今もマニュアルデータ入力を採用しています。自動化に必要な予算やリソースを確保できない会社にとっては、手作業のデータ入力が現実的な解決策となっています。
Plutoshift社の調査では、製造業の48%が現在もマニュアルデータ入力書類を使用しているとされています。
企業がマニュアルデータ入力を選ぶ主な理由は以下のとおりです。
- 小規模なビジネスでは自動化システムへの投資が難しい
- 顧客数が少ない場合、手作業のほうが管理しやすいと感じる
- 自動化で削減できる業務に気づいていない、もしくは導入方法が分からない
しかし、成長を目指すなら、長期的な視点で自動化への投資を検討することが重要です。
マニュアルデータ入力の例
・顧客データをデータベースへ入力する作業
・従業員情報を手作業で記録・管理する業務
・倉庫や配送現場で荷物の情報（到着日、住所、受取人など）を入力する業務
・採用担当者が雇用日やポジション、給与額を1件ずつ記録する作業
このようなマニュアルデータ入力は、さまざまな部門や現場で日常的に発生しています。
マニュアルデータ入力プロセスの種類
マニュアルデータ入力には主に以下3つの形式があります。
- 紙ベースのフォーム
- キーボード入力
- スキャニング
紙ベースのフォーム：紙に印刷された書類に手書きで記入し、記載内容を後でスキャンしてデジタル化、もしくは直接システムへ入力します。
キーボード入力：テキストや数字、日付を手作業でコンピュータに入力します。訓練が必要で、入力ミスが売上損失や顧客不満につながるリスクもあります。音声認識ソフトとの併用で効率化も可能です。
スキャニング：紙の書類から情報を画像として取り込み、バーコードや機械可読の記号なども含めて電子システムへ転送します。手で入力する必要がないため、スピードアップも図れます。
マニュアルデータ入力プロセスの課題
マニュアルデータ入力は今も多くの企業で行われていますが、そのデメリットには目を向ける必要があります。
- エラーの発生頻度が高い
スペルミス、書式ミス、読み間違いなどによって誤ったデータがシステムに登録され、業務に混乱をもたらすことがあります。会計の専門家の27.5％超が、自社で誤入力を経験したと回答しています。
- エラーによるコスト増加
データ入力で許容されるエラー率は1%程度ですが、それを超えると企業に数百万ドル規模の損失が発生するケースも。2013年には、米国企業が税関係書類の誤入力でIRSから総額70億ドルの課徴金を科された事例もあります。
Gartnerによると、低品質なデータは1社あたり年間平均1500万ドルの損失要因となっています。
- 単調で時間がかかる作業
マニュアルデータ入力は業務負荷が大きく、単調な反復作業になりがちです。繁忙期には特に負担が増し、従業員のモチベーションが低下する原因にもなります。40%以上の働き手が、毎週の業務時間の少なくとも4分の1を手作業・反復作業に充てているという調査もあります。
こうした時間や労力は、本来ならより生産性の高い業務へ回すべきです。
データ入力は自動化できるのか？
データ入力の自動化は、業務効率・コスト削減・精度向上を同時に実現できる理想的な方法です。従業員は反復的な作業から解放され、本来注力すべき価値ある業務に集中できます。
データ入力自動化とは？
データ入力自動化は、紙やPDF、各種電子書類などのデータを読み取り可能な形に変換し、自動的に指定のデータベースやシステムへ保存する一連のプロセスです。書類のスキャンや画像からテキスト抽出なども含み、RPAやAI、機械学習などと組み合わせた高度な自動化も可能です。
自動化の利点
自動化によるマニュアルデータ入力の課題解決やメリットは多岐にわたります。
高い正確性
自動化することで人的ミスによるエラーを大幅に削減し、情報の正確性を担保します。自動化でデータ正確性が最大90%向上したという調査もあり、自動データ入力の正確性は99.959%に達するとも報告されています。正確なデータが戦略的意思決定や顧客満足度向上に貢献します。
生産性アップ
データのデジタル化や処理が高速化され、社員は創造的かつ価値の高い業務へシフト可能です。
週に1日分の自動化による時間短縮があれば、72%が価値のある業務へ、78%がより意欲的な仕事へその時間を使うという調査結果も。
トレーニングコスト削減
多くの自動化ツールはノーコードやシンプルな操作性を備えているため、システム導入や研修コストも抑制されます。
コスト削減
自動化ソリューションは追加雇用やアウトソーシングと比較して低コストで、ソフトウェアの導入・維持費も安価です。
ピーク時対応の柔軟性
繁忙期の一時的な業務量増加も自動化ツールの導入でスムーズに乗り切れます。
データ入力自動化のユースケース
さまざまな業界・業務でマニュアルデータ入力からの脱却に役立っています。主な例を挙げます。
人事業務の自動化
人事部門では従業員記録や給与管理、福利厚生の申請処理を自動化できます。スタッフは採用や研修など、より重要な業務へ集中可能です。
人材リクエストの自動化事例を読む、LinkedInの応募情報を自動取得する方法。
医療現場の自動化
患者情報の正確な管理は医療の質を左右します。医師が電子カルテ記録に平均16分14秒費やしているとの調査もあり、自動化ツールで負担軽減やデータ精度向上、HIPAA等のコンプライアンス対応も実現可能です。
レシート・請求書業務の自動化
年間110億枚を超えるレシートの発行・管理には莫大なコストと手間がかかります。OCR機能のあるクラウド型自動化ツールなら、請求書から自動でデータ抽出し、セキュアに保存できます。
データ入力自動化の主要ツール
ニーズに応じた多彩な自動化ソフトウェアが存在します。おすすめツールの一部をご紹介します。
Parseur
ParseurはAIパーサーとして高性能なデータ抽出ソリューションを提供。書類から必要な情報を瞬時に取り出し、マニュアルデータ入力の手間をゼロにします。プログラミング知識は不要で、数千の外部アプリと連携可能です。
Recruit CRM
人事担当者向けのデータ自動化管理ツールで、候補者管理や書類入力も効率化できます。AI搭載のレジュメパーサーにより、採用プロセスをスピードアップ。
Zapier
Zapierはノーコードで4,000以上のアプリと連携できる自動化サービスです。ドラッグ＆ドロップのワークフロービルダーで複数アプリ間の自動データ転送が簡単に構築できます。2021年のデータによると、自動化によって従業員満足度が向上し、41%が「キャリアアップにつながった」と回答しています。
マニュアルデータ入力から自動化への転換を
世界のデータキャプチャ市場は2025年までに36億ドル規模へ拡大すると予測されており、今こそマニュアルデータ入力から自動化へ移行する絶好のタイミングです。
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