ZapierでメールやPDFからテキストを抽出する

ZapierとParseurを連携することで、メールやPDFなどのドキュメントからデータを自動で抽出し、多様なアプリケーションへ送信できます。本記事では、以下のポイントをご案内します。

1. Parseurを使ってメールやPDFからデータを抽出する方法
2. 抽出したデータをZapierに送信する方法
3. Zapierでデータを変換し他のアプリに送る方法

Zapierとは？

Zapierは、複数のアプリをノーコードで連携させ、自動化できるオンラインツールです。2011年の設立以降、Zapierは60万人のユーザーを抱え、2022年4月時点での総収益は1億4千万ドルにも及びます。

Zapierの目的は、ユーザーが自分だけのワークフロー自動化を作成し、繰り返しの手作業時間を削減することです。

Zapierは生産性アプリをさらに生産的にしています。 - Forbes, 2018

Zapierの主な特徴は以下の通りです：

• 5,000以上のアプリケーションと連携
• マルチステップのZap（レシピ）
• コーディング不要
• 条件分岐にも対応

Zapierのエディターは直感的なポイント＆クリック型です。Zapierには主に以下3つの要素があります：

1. タスク：Zapierで正常に完了したステップ
2. トリガー：Zapをスタートさせるイベント
3. Zap：トリガーと1つ以上のアクションや検索などを組み合わせるもの

ParseurとZapierでシームレスなデータ抽出ワークフローを構築

Parseurは優れたメールパーサーおよびPDFパーサーツールで、メールやドキュメントからデータ抽出を自動で行います。ParseurはZapierとのネイティブ統合を持ち、リアルタイムでパース済みデータを数千ものアプリへZapier経由で送信できます。

Zapierは当社ユーザーにも最も利用されている自動化プラットフォームです。例えば、以下のような用途で使われています：

• メール通知からデータをスプレッドシートやデータベースへ反映
• メールで届いたリード情報をCRMに追加
• PDF請求書の内容を会計ソフトへ登録
• 業務フローとしてメール／PDFイベントを管理
• 一般的に、メール内容を手動コピペせずアプリへ自動転記

ParseurとZapierを組み合わせれば、メールから抽出したテキストを、完全に整然とした形へフォーマットして各種アプリへ送信可能です。ビジネスデータが含まれるメールが届くたび、Parseurがリアルタイムでデータ抽出、Zapier経由ですぐアプリに追加されます。もう、メール内容のコピペ作業は不要です。作業時間も短縮され、業務の自動化が進みます。

Zapier連携の全体フロー

• Parseurのメールボックスに新たなドキュメントが届く
• Parseurが必要な情報を抽出してZapierに送信
• ZapierがZapに基づいてデータを整形し、連携アプリに送信

ステップバイステップ例：Googleアラート解析データでAirtableレコードを自動作成

例として、ParseurとZapierの連携をステップごとにご紹介します。もちろん、どんなワークフローでも応用できます。たとえば、毎日多数届くGoogleアラートについて、手作業でAirtableへ入力している場合を考えてみましょう。

想像通り、この手作業は非常に時間がかかり、もっと生産的なことへ時間を割きたいはずです。

この連携には、以下のアカウントが必要です：

• 既存のメールボックスを設定したParseurアカウント
• Zapierアカウント
• Airtableアカウント

ステップ1：Parseurメールボックスの作成

Parseurは月間一定件数まで主要機能を無料で利用可能です。Parseurにサインアップしたら、"Google Alerts" オプションを選び、[無料メールボックスを作成]します。

ステップ2：GoogleアラートをParseurのメールボックスへ自動転送

自動転送ルールの設定を作成し、ご自身のメールボックスからParseurのメールボックスへ自動的にメールを転送することを推奨します。

ステップ3：ParseurでAIによる自動データ抽出

Parseurはメール受信と同時に自動で解析され、手動操作不要です。Parseurには不動産、Googleアラート、フード注文など、用途に特化したテンプレートが用意されています。

ステップ4：抽出データをZapierへエクスポート

テンプレートが完成したら、「エクスポート」から「Zapier」をクリックし、「Airtable」を検索します。

本記事ではAirtableを例にしていますが、抽出データはお好きなアプリケーションに即座に送信できます。

ステップ5：Zapier経由でデータをAirtableに送信

Zapierダッシュボードへ遷移します。Zapierアカウントをまだお持ちでなければ登録画面が表示されます。

ParseurメールボックスとZapierを連携

Parseurでは複数メールボックスを作成可能です。Zapierでデータを取得するメールボックスを必ず選択してください。

ZapierとAirtableの連携設定

ZapierからAirtableアカウントへのログインを求められ、データを出力したいベースを選択します。

Parseur抽出フィールドをAirtableにマッピング

続いて、Airtableの各フィールドに対し、パース済みデータを正しく割り当てます。該当データをドロップダウンから選ぶだけです。

ステップ6：Zapのテスト動作

Zapを稼働させる前にテストを実行し、Airtableへデータが正しく送信されるか確認します。

結果に満足できたらZapをONにします。これでGoogleアラートが届くたびにParseurメールボックスでデータが処理され、自動でAirtableに送信されます。

Zapier経由でParseurからGoogleスプレッドシートへの連携

下記のチュートリアル動画を参考に、Zapier経由でパースデータをGoogleスプレッドシートに送信できます。

Zapierはシンプルな業務・ワークフロー自動化に最適

Zapierが"ベストなノーコード＆生産性プラットフォーム"と呼ばれる理由も納得です。さまざまなアプリ間のシンプルな連携に最適です。

もしより複雑なワークフロー構築を検討しているなら、 主要自動化ツールの比較（Zapier, Make, Power Automate） もぜひ参考にご覧ください。

お客様の声

とても使いやすく簡単にセットアップできます。Zapierと連携させれば、シンプルなメール解析パイプラインも1時間以内で構築できます。 - Proprioo