Come posso automatizzare l'inserimento dei dati e gli aggiornamenti dei contatti nel mio CRM?

Indirizza i documenti che contengono i dati in uno strumento di estrazione e lascia che tale strumento scriva nel CRM. Le email dei lead, le conferme di prenotazione e gli allegati PDF vengono inoltrati a una casella di posta di parsing, i campi vengono estratti automaticamente e un'integrazione crea o aggiorna il contatto, l'azienda o l'affare corrispondente. Nessuno digita nulla.

Come faccio a estrarre i valori dei campi nei miei documenti e ad aggiornare il mio CRM?

Invia i documenti a un parser di documenti, mappa i campi estratti alle proprietà del tuo CRM una volta sola e la mappatura verrà eseguita su ogni documento successivo. Un parser come Parseur legge nomi, email, numeri di telefono, numeri d'ordine, date e importi da PDF ed email, per poi inserirli nel CRM tramite un'integrazione nativa, Zapier, Make o un webhook.

Qual è il modo migliore per automatizzare i dati di prenotazione in un CRM?

Inoltra automaticamente le email di conferma della prenotazione a una casella di posta di parsing e lascia che il parser estragga il nome dell'ospite, le date, la proprietà o il servizio, il numero di conferma e l'importo. Questi campi creano quindi un contatto e un affare nel CRM in pochi secondi dall'arrivo della prenotazione nella tua casella di posta. Funziona allo stesso modo sia che le conferme provengano da una piattaforma, da un partner o da un allegato PDF.

Cos'è l'automazione CRM?

L'automazione CRM è l'uso di software per gestire attività ripetitive all'interno di un sistema di gestione delle relazioni con i clienti, come l'assegnazione di lead, lo spostamento delle fasi degli affari, la pianificazione dei follow-up e l'instradamento dei ticket. Riguarda ciò che accade dopo che esiste un record. Creare quel record da un documento in arrivo è un lavoro separato, chiamato automazione del data entry CRM.

Quali sono i vantaggi di combinare il CRM con un software di automazione dei documenti?

Ottieni record completi all'arrivo invece di record che qualcuno deve finire in seguito. L'automazione dei documenti riempie il CRM con campi prelevati direttamente dal documento di origine, il che riduce i tempi di risposta, rimuove gli errori di trascrizione e mantiene il PDF originale allegato al record per chiunque abbia bisogno di verificarlo.

Quali funzionalità dovrei cercare in un CRM che richiede un lavoro amministrativo minimo?

Cerca l'acquisizione delle email in entrata, un'API aperta, integrazioni native o di livello Zapier, proprietà personalizzate che puoi mappare liberamente e la deduplicazione alla creazione. Il CRM non ha bisogno di analizzare i documenti in autonomia. Deve accettare dati strutturati in modo pulito da uno strumento che lo fa.

Quali sono i limiti dell'automazione delle email del CRM e come si superano?

L'automazione delle email integrata nel CRM registra i messaggi e attiva sequenze, ma non legge il contenuto di un'email o dei suoi allegati per trasformarli in campi. Questo è il limite. Puoi superarlo mettendo un parser di documenti davanti al CRM, in modo che i dati arrivino già strutturati.

Come integro l'automazione dei documenti con il mio sistema CRM esistente?

Tre percorsi, in ordine di sforzo. Un'integrazione nativa se il tuo parser ne fornisce una per il tuo CRM, una piattaforma di automazione come Zapier o Make per tutto il resto, o un webhook che pubblica JSON direttamente nell'API del CRM quando hai bisogno del pieno controllo sul payload.

È possibile automatizzare l'inserimento dei dati nel CRM per gli allegati PDF, non solo per le email?

Sì. Un motore Vision AI legge PDF, scansioni e fotografie, inclusi moduli d'ordine, preventivi, contratti e scartoffie firmate che arrivano come allegati. L'allegato viene elaborato come documento a sé stante e i suoi campi atterrano nel CRM insieme a quelli prelevati dal corpo dell'email.

L'automazione del data entry CRM funziona con HubSpot, Salesforce e Zoho?

Sì, e con la maggior parte degli altri CRM. Parseur invia i dati estratti direttamente a Salesforce , HubSpot , Zoho CRM , Pipedrive , Microsoft Dynamics 365 e Wealthbox , e raggiunge tutto il resto tramite Zapier, Make, Power Automate o un webhook.

Quanto costa l'automazione del data entry CRM?

Parseur ha un costo basato sul volume anziché per utente, quindi il numero di rappresentanti che utilizzano il CRM non cambia la fattura. Il piano gratuito include 20 pagine al mese, sufficienti per far passare i tuoi moduli d'ordine e le email dei lead prima di impegnarti, e i piani a pagamento scalano da lì fino a un milione di pagine al mese.

È sicuro inviare i dati dei clienti tramite un parser di documenti?

Le tre cose che vale la pena controllare sono dove vengono elaborati i documenti, chi elabora i dati e quanto velocemente puoi eliminare tutto. Parseur elabora i documenti su server nell'Unione Europea, in un data center ISO 27001, con traffico crittografato in transito. Tu rimani il titolare del trattamento dei dati e Parseur agisce come tuo responsabile del trattamento ai sensi di un DPA e del GDPR . Puoi eliminare un documento, una casella di posta o l'intero account in qualsiasi momento, oppure impostare una politica di conservazione che elimini automaticamente secondo una pianificazione.

Quanto tempo ci vuole per impostare l'automazione del data entry CRM?

Di solito meno di un'ora per il primo tipo di documento. La creazione della casella di posta e della regola di inoltro richiede pochi minuti, la mappatura dei campi richiede un po' più di tempo e la maggior parte del tempo rimanente viene impiegata per decidere in quali proprietà del CRM dovrebbe atterrare ogni campo.

Cosa succede quando arriva un documento in un formato che il sistema non ha mai visto prima?

Un motore di parsing IA lo legge comunque, perché identifica i campi in base al significato anziché alla posizione. Un fornitore che riprogetta il proprio modulo d'ordine o una nuova piattaforma di prenotazione che si unisce al mix non interrompe il flusso di lavoro, che è esattamente il punto in cui falliscono gli strumenti basati su regole e modelli. Per i casi in cui un valore è davvero ambiguo, aggiungi regole di convalida in modo che il record vada in revisione invece che nel CRM con il numero sbagliato.

Ho bisogno di modelli o sviluppatori per automatizzare il data entry CRM?

Nessuno dei due. Il motore di parsing IA di Parseur estrae i campi automaticamente senza alcun modello da costruire e nessun codice da scrivere. Confermi i campi che desideri e l'estrazione continua da lì.

Automazione Data Entry CRM - Il tuo CRM non sa leggere un modulo d'ordine PDF

L'automazione data entry CRM è l'uso di software per estrarre informazioni sui clienti e sugli affari dai documenti in arrivo, come le email dei lead, le conferme di prenotazione e i moduli d'ordine in PDF, e scriverle in un CRM senza che nessuno debba ridigitarle. Si posiziona davanti al CRM e sostituisce la tastiera, non il flusso di lavoro.

Nessuno compra un CRM con l'aspettativa di passare il giovedì mattina a copiare il numero di un ordine di acquisto da un PDF. Tuttavia, succede comunque, anche in team che possiedono un CRM perfettamente funzionante.

Punti chiave

I rappresentanti di vendita dedicano il 17% di una settimana lavorativa media all'inserimento manuale dei dati, e circa il 60% della settimana ad attività non di vendita in generale.
Il tuo CRM automatizza ciò che accade dopo che un record esiste. Non c'è nulla al suo interno che apra un modulo d'ordine in PDF.
Un parser di documenti IA colma questa lacuna: email e allegati in entrata, campi CRM strutturati in uscita.
Parseur lo fa senza modelli da costruire e senza codice da scrivere, e il piano gratuito è sufficiente per testarlo prima sui tuoi documenti.

Cos'è l'automazione data entry CRM?

L'automazione data entry CRM rimuove la fase di digitazione tra un documento in arrivo e un record CRM. Arriva un'email di un lead, una conferma di prenotazione o un modulo d'ordine in PDF, un parser IA estrae i campi e il CRM crea o aggiorna il contatto, l'azienda o l'affare in autonomia.

La distinzione da tenere a mente è questa. L'automazione del flusso di lavoro CRM, la categoria più ampia, copre l'assegnazione dei lead, le fasi degli affari, le sequenze di follow-up e l'instradamento dei ticket. Tutto ciò presuppone che il record esista già. L'automazione data entry CRM è ciò che crea quel record in primo luogo, a partire da qualsiasi documento disordinato in cui è arrivato.

Questa lacuna costa ore reali. Lo State of Sales report di Salesforce colloca l'inserimento manuale dei dati al 17% della settimana lavorativa media di un rappresentante, circa un giorno su sei speso a trascrivere. HubSpot aveva riportato la stessa percentuale del 17% anni prima. Due report, separati da una generazione di versioni di CRM, e il numero non si è spostato.

Dove avviene realmente l'inserimento dati nel CRM

Ogni fase del processo CRM produce un documento che qualcuno deve ridigitare.

Il processo CRM

I lead arrivano come email di richiesta. L'acquisizione aggiunge richieste di preventivo e moduli firmati. La conversione porta le conferme d'ordine e la fidelizzazione continua a inviare avvisi di rinnovo e ticket di supporto molto dopo la chiusura dell'affare. Ognuno di questi è formattato come il mittente ha deciso di formattarlo quel giorno.

Prendiamo un agente immobiliare che raccoglie lead da diverse piattaforme. Una dozzina di canali, una sola casella di posta, nessun layout uguale all'altro. Aprire ogni email, cercare il nome, il numero di telefono e il riferimento della proprietà, creare il contatto a mano. Questo non è un lavoretto di contorno. Certe mattine è proprio questo il lavoro.

L'88% dei clienti afferma che l'esperienza offerta da un'azienda è importante quanto i suoi prodotti o servizi, rispetto all'80% del 2020.

La creazione di record lenta e soggetta a errori è un problema di esperienza del cliente prima ancora che un problema amministrativo. Un lead non inserito per quattro ore è un lead che il tuo concorrente ha già chiamato.

Cosa non copre l'automazione CRM

Ecco la parte scomoda. Il tuo CRM può attivare una sequenza, assegnare un punteggio a un lead, spostare un affare alla fase successiva e aprire un ticket. Non può aprire un modulo d'ordine in PDF e dirti il numero dell'ordine di acquisto.

L'automazione delle email integrata registra il messaggio e lo allega al record. Non legge il messaggio per trasformarlo in campi.

Gli strumenti di acquisizione delle attività vanno oltre, registrando in autonomia riunioni, chiamate ed email in associazione al contatto giusto. Utile. Ma non è la stessa cosa. Registrano che c'è stata una conversazione. Non estraggono le dodici voci dal preventivo ad essa allegato.

Quindi la mappa reale si presenta così:

L'automazione del flusso di lavoro CRM gestisce ciò che accade dopo che il record esiste.
L'acquisizione delle attività gestisce chi ha parlato con chi e quando.
L'automazione data entry CRM gestisce i documenti, ed è il livello che quasi nessuno possiede.

L'automazione data entry CRM non è la stessa cosa dell'automazione del marketing, sebbene le due lavorino bene insieme una volta che i dati sottostanti sono puliti.

Quali documenti alimentano un CRM

L'elenco è più lungo di quanto la maggior parte dei team si aspetti:

Email di lead e richieste da moduli web, marketplace e piattaforme di annunci
Conferme di prenotazione inviate da piattaforme di viaggi, noleggio, ospitalità e appuntamenti
Conferme d'ordine e ordini di acquisto, di solito da clienti e distributori
Richieste di preventivo e RFQ, spesso sepolte in un allegato PDF
Biglietti da visita scansionati dopo gli eventi, oltre ai blocchi firma nelle email quotidiane
Contratti e moduli firmati che riportano la ragione sociale, l'indirizzo di fatturazione e le condizioni
Fatture, quando il CRM necessita dell'importo e dell'account, non solo della contabilità

Ognuno di questi contiene campi per cui il tuo CRM ha già una collocazione. Ognuno di questi viene ridigitato proprio ora da qualcuno, possibilmente da te.

Come automatizzare il data entry CRM in quattro passaggi

L'inserimento automatizzato dei dati nel CRM segue gli stessi quattro passaggi indipendentemente dagli strumenti che scegli.

Acquisizione. Indirizza i documenti in un unico posto. Imposta una regola di inoltro automatico dalla tua casella di posta delle vendite o invia i documenti tramite un'API o una cartella monitorata. Gli allegati vengono inclusi automaticamente.
Estrazione. Un motore IA legge il documento ed estrae i campi. Nomi, email, numeri di telefono, date, numeri d'ordine, importi, voci. Nessuna casella da evidenziare su un campione, nessuna regola da mantenere.
Mappatura e convalida. Mappa ogni campo estratto a una proprietà del CRM una sola volta. Aggiungi controlli per i campi obbligatori e i duplicati e invia tutto ciò che è ambiguo a una coda di revisione, in modo che una persona lo intercetti prima che raggiunga il CRM e non tre settimane dopo in un report.
Invio al CRM. Tramite un'integrazione nativa, Zapier, Make o un webhook, crea o aggiorna il contatto, l'azienda o l'affare, allega il documento originale, assegna il proprietario e imposta la fase.

La configurazione avviene una volta. Dopodiché viene eseguita su ogni documento, alle tre del mattino, in un weekend festivo, con qualsiasi volume si presenti.

Parseur: la parte del tuo stack che apre l'allegato

Parseur è un parser di documenti IA che gestisce i passaggi dall'uno al tre, per poi consegnare il risultato finale al tuo CRM. Legge le email e i loro allegati con un motore Text AI. PDF, scansioni e fotografie passano a un motore Vision AI che utilizza l'AI OCR al posto della vecchia abitudine di riversare una pagina in testo non elaborato sperando nel meglio.

La parte che conta se intendi mantenere in funzione questo flusso di lavoro: qui nulla è basato su modelli o codice. Il motore di parsing IA identifica i campi in base al loro significato, non in base a dove si trovano nella pagina. Quindi, quando una piattaforma di prenotazione riprogetta la sua email di conferma o un fornitore formatta di nuovo il suo modulo d'ordine per capriccio, l'estrazione continua a funzionare. Niente da riaddestrare, niente da rimappare, nessun ticket da aprire.

Ci sono due cose che una persona vorrebbe ragionevolmente sapere prima di inviare i record dei clienti a un nuovo fornitore.

Dove risiedono i dati. I documenti vengono elaborati su server nell'Unione Europea, in un data center ISO 27001, crittografati in transito. Tu rimani il titolare del trattamento dei dati, Parseur agisce come responsabile del trattamento ai sensi di un DPA e del GDPR, e puoi eliminare un documento, una casella di posta o l'intero account ogni volta che lo desideri. Imposta una politica di conservazione e la cancellazione avverrà automaticamente secondo una pianificazione.

Quanto costa. Il piano gratuito prevede 20 pagine al mese, sufficienti per testarlo con il tuo peggior modulo d'ordine prima di firmare qualsiasi cosa. I piani a pagamento si basano sul volume, non sugli utenti, e arrivano fino a un milione di pagine al mese. Il test pilota e il lancio sono la stessa configurazione ma con numeri più grandi.

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Dove si inserisce Parseur nella tua automazione CRM

Torniamo all'agente immobiliare sommerso dalle email dei lead. Parseur estrae automaticamente i dettagli di ogni lead e li invia a un CRM come contatto già finito. Gli stessi quattro passaggi funzionano altrettanto bene sulle richieste di preventivo in entrata di un team di vendita o sugli avvisi di rinnovo di un help desk. Se quell'agente sta ancora cercando il CRM stesso, abbiamo classificato il miglior CRM per agenti immobiliari in base a come ciascuno di essi acquisisce i lead.

Crea una regola di inoltro automatico tra la tua casella di posta e Parseur, in modo che le email in arrivo e gli allegati giungano da soli.
Il motore IA estrae i campi all'arrivo. Confermi ciò che desideri acquisire una volta e la regola si applica a ogni documento successivo.
Indirizza i dati analizzati al tuo CRM tramite un'integrazione nativa o tramite Zapier, Make o Power Automate.
Laddove i dati contano davvero, aggiungi regole di convalida in modo che i record incompleti passino in revisione invece di finire direttamente nella pipeline.

Tra i flussi di lavoro che i team eseguono oggi su Parseur ci sono:

Creare record Salesforce dalle email dei lead analizzate
Creare automaticamente contatti in HubSpot CRM
Aggiornare Microsoft Dynamics CRM con i dati ricevuti via email
Creare nuovi lead in Zoho CRM dalle email in arrivo
Creare un nuovo lead in Pipedrive dai dati delle email
Creare nuovi contatti Realvolve e lead WiseAgent
Creare nuovi contatti in Wealthbox
Trasformare le email dei lead da qualsiasi piattaforma in record strutturati

Configuralo una volta e la parte di inserimento manuale dei dati della gestione delle relazioni con i clienti smetterà di essere un tuo problema.

Quanto vale davvero un CRM pulito

Le ore risparmiate sono reali, ma non rappresentano l'intero rendimento. Il ritorno più grande è tutto ciò che il CRM può finalmente fare una volta che i record al suo interno sono completi.

Il 57% dell'automazione CRM è dedicato al lead nurturing, il 36% al coinvolgimento dei clienti e il 28% al reporting. Ognuno di questi aspetti dipende dalla completezza e dall'aggiornamento dei record. Le sequenze di nurturing si attivano in base ai campi. I report aggregano i campi. Un CRM riempito a metà da persone frettolose produce campagne di nurturing fallaci e report di cui nessuno si fida.

Il costo di ignorare questo problema si accumula. Le aziende perdono tra il 20% e il 30% delle entrate a causa dell'inefficienza dei processi. L'inserimento manuale dei dati nel CRM è una delle inefficienze più misurabili, nonché una delle più facili da eliminare.

Il tuo CRM non è il problema. La tastiera davanti ad esso lo è.

Hai comprato il CRM per gestire le relazioni, non per ridigitarvi i numeri degli ordini d'acquisto. Inoltra una casella di posta, mappa i campi una volta e i record inizieranno a scriversi da soli mentre tu vai a fare la parte del lavoro che richiede una persona. Inizia con il piano gratuito e passaci i tuoi documenti prima di decidere qualsiasi cosa.