Abróchate el cinturón, porque nos adentramos en la montaña rusa de beneficios con la automatización de la entrada de datos. Dile adiós a los dolores de cabeza manuales y hola a la eficiencia, la precisión y una pizca de magia. Imagina tus tareas de datos convirtiéndose en una danza bien coreografiada: ¡ese es el poder de la automatización, haciendo realidad los sueños de big data!
¿Qué es la automatización de la entrada de datos?
La automatización de la entrada de datos, también conocida como captura automatizada de datos, es el proceso de recopilar datos automáticamente. Se utiliza para automatizar tareas repetitivas e impulsar la productividad. Los empleados a menudo se ven obligados a realizar la entrada manual de datos, lo que resulta en largas jornadas de trabajo. Las soluciones inteligentes que automatizan el proceso de entrada de datos ahorran tiempo y dinero, al tiempo que aumentan la productividad.
La automatización de la entrada de datos se puede utilizar para manejar muchos tipos diferentes de datos y aplicaciones. Se puede utilizar para introducir información sobre clientes, empleados, productos y transacciones financieras, entre otras cosas.
Gary Boomer, un líder de pensamiento en el campo de la tecnología contable, cree que pronto habrá poca o ninguna intervención humana requerida para la mayor parte de la entrada de datos.
¿Cuál es el proceso de automatización de la entrada de datos?
Antes de entrar en cómo funciona la automatización de la entrada de datos, echemos un vistazo a los diferentes tipos de entrada de datos. La automatización de la entrada de datos puede adoptar diferentes formas, como documentos, formularios o la web.
Documentos
Esto se refiere a la recopilación de datos de cualquier documento o correo electrónico. Algunos ejemplos podrían incluir facturas en PDF para una tienda de comercio electrónico o la recepción de correos electrónicos de alertas de Google. Parseur y Nanonets son ejemplos de software de entrada de datos que pueden ayudar a automatizar el proceso de entrada de datos a partir de documentos.
Formularios
Esos tipos de datos generalmente se recopilan con el fin de realizar una investigación o una encuesta para capturar información del usuario. Los datos se pueden analizar a través de Formularios de Google, Formularios de Microsoft o muchos de los software de creación de formularios disponibles.
Automatización del navegador
Se trata de automatizar las operaciones y actividades del navegador web sin intervención manual. Algunos ejemplos incluyen la extracción de datos web, la verificación automática de enlaces rotos o las pruebas web. Phantombuster y Puppeteer hacen un gran trabajo en la automatización del navegador web.
Integración de las API de la aplicación
Otro tipo de automatización de la entrada de datos es exportar datos automáticamente entre diferentes aplicaciones. Por ejemplo, capturar los detalles de los clientes potenciales de una plataforma inmobiliaria y enviarlos a un CRM inmobiliario. Las herramientas de automatización de la entrada de datos que se pueden utilizar aquí son Zapier y UiPath.
El proceso de automatización de la entrada de datos para documentos se puede resumir en cinco sencillos pasos.
- Carga de los documentos: Los documentos (PDF, imágenes, archivos escaneados) se reciben como datos sin procesar (datos no estructurados) y en diferentes formatos. El primer paso es importar esos documentos al software de automatización de la entrada de datos.
- Preprocesamiento: Durante este paso, el documento se convierte a un formato legible por máquina. Se utilizan varias herramientas como la IA (Inteligencia Artificial) o el PNL (Procesamiento del Lenguaje Natural) para leer esos documentos. Los datos se clasifican o categorizan en consecuencia.
"Las soluciones automatizadas de IA reemplazarán los procesos manuales de ingreso de datos y eliminarán los errores". - Deep Cognition, abril de 2022
- Extracción de datos o análisis de datos: Dependiendo del tipo de documento recibido, se procesa mediante diferentes métodos de extracción de datos como OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), extracción de texto o anotación automática de imágenes. La herramienta de extracción de datos se puede entrenar para extraer información específica de estos documentos.
- Validación de datos: Este es un paso opcional para que las organizaciones comprueben la precisión de los datos y los validen antes de exportarlos a otras aplicaciones. Una herramienta automatizada de entrada de datos puede detectar fácilmente si los datos se han alterado o si hay duplicaciones.
- Exportar datos extraídos: Los datos se pueden descargar o enviar a cualquier aplicación, como Hojas de cálculo de Google, ERP o herramientas CRM. Los datos de salida se denominan datos estructurados y tienen el formato CSV, XML y JSON.
Obtén más información sobre las diferencias entre datos no estructurados, datos semiestructurados y datos estructurados.
El mejor software de automatización de entrada de datos en 2025
Existen numerosas herramientas y aplicaciones de entrada de datos disponibles que pueden ayudarte a optimizar tu organización y aumentar la productividad de los empleados. Las herramientas de automatización de la entrada de datos suelen utilizar capacidades dinámicas como RPA (Automatización Robótica de Procesos), IA, OCR y ML para eliminar los errores manuales de entrada de datos.
"Se prevé que el mercado mundial de software de captura de datos crezca en 3.600 millones de dólares entre 2021 y 2025". - Research and Markets, julio de 2021
Estos son algunos tipos de software de automatización de la entrada de datos que te puede interesar:
Parseur
Parseur es un potente software de automatización de la entrada de datos y una herramienta de análisis de IA que ayuda a eliminar los procesos manuales de entrada de datos.
"La entrada de datos es más rápida (¡instantánea!) y mucho más confiable. Nos ha ayudado a coordinar la información de diferentes fuentes de correo electrónico en una hoja de cálculo sin ninguna entrada manual de nuestra parte". - Sean D., Cawdor Cars
Parseur es una solución de apuntar y hacer clic sin necesidad de conocimientos de codificación.
Nanonets
Nanonets es una herramienta avanzada de automatización de la entrada de datos con capacidades de IA y ML (Aprendizaje automático). El motor principal detrás de Nanonets es el OCR y tiene diferentes productos adaptados para casos de uso específicos, como OCR de facturas, OCR de pasaportes u OCR de identificación.
Phantombuster
Phantombuster es una plataforma de web scraping todo en uno que automatiza la extracción de datos de las plataformas de redes sociales. Puedes realizar una automatización simple pero útil, como extraer datos de los perfiles de LinkedIn.
Puppeteer
Puppeteer es una biblioteca Node que se ejecuta sin cabeza y proporciona una API de alto nivel para optimizar el desarrollo frontend. Con esta herramienta de entrada de datos, puedes probar extensiones en Chrome o extraer datos de páginas web cada vez que alguien hace clic en tu página web.
Zapier
Zapier es una herramienta de automatización sin código en la que puedes enviar datos de una aplicación a otra o más al instante. La herramienta está integrada con más de 4000 aplicaciones y ofrece flujos de trabajo sencillos.
UiPath
UiPath es una solución global de entrada de datos desarrollada para crear e implementar la automatización en diferentes empresas. UiPath ofrece innumerables funciones como software RPA que ayudan a crear sin problemas un robot para automatizar procesos. Sin embargo, la herramienta puede ser costosa y necesitarás comprender la programación básica para utilizarla de forma eficaz.
Casos de uso de la automatización de la entrada de datos
Tanto si trabajas en el sector inmobiliario, en el de seguros o en otro sector, la automatización de la entrada de datos es fundamental para tu éxito. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo la entrada de datos automatizada está ayudando actualmente a las empresas.
Bienes raíces
Como agencia inmobiliaria, recibes innumerables clientes potenciales de diferentes plataformas. Los clientes potenciales se generan a través del sitio web, plataformas inmobiliarias como Trulia o Zillow, o sitios web de terceros. La información recibida es valiosa, pero viene en diferentes formatos, por lo que puede llevar mucho tiempo revisarla.
El mercado inmobiliario está en auge y los compradores quieren que los agentes respondan rápidamente a sus consultas.
Revisar manualmente la información del comprador e introducirla en una solución CRM inmobiliaria no es una opción en un entorno tan acelerado. Un flujo de trabajo de automatización de la entrada de datos ahorra tiempo y acelera el cierre de acuerdos inmobiliarios.
"La automatización puede ahorrarle a una empresa inmobiliaria comercial de 6.000 a 1 millón de dólares al año". - Forbes, junio de 2020
Cierra más acuerdos inmobiliarios más rápido con Parseur.
Conocimiento de embarque
Si trabajas en logística, seguro que estás familiarizado con lo tedioso que es mantener manualmente los documentos de envío. Dado que el conocimiento de embarque sin papel se está convirtiendo en un punto de inflexión, contar con un software de entrada de datos ayudará a agilizar los procesos de conocimiento de embarque.
Obtén más información sobre cómo Parseur puede ayudarte a automatizar tus flujos de trabajo de conocimiento de embarque.
Contabilidad
La entrada manual de datos de facturas requiere tiempo y esfuerzo, y pueden producirse errores, especialmente durante temporadas de mucho trabajo, como las auditorías. Los problemas de calidad se pueden resolver automatizando el proceso de entrada de datos de facturas. Esto mejorará la fiabilidad y te ayudará a ofrecer mejores servicios contables a tus clientes. Además, la conciliación de facturas y la elaboración de informes financieros se pueden realizar de forma más rápida y sencilla.
¿Cuáles son los beneficios de la automatización de la entrada de datos?
Sin lugar a dudas, la integración de un software automatizado de entrada de datos en tu negocio será ventajosa. Echemos un vistazo más de cerca a cómo puede ser beneficioso. Según la encuesta global de RPA de Deloitte en 2018, las empresas han visto un aumento del 90 % en la precisión y del 92 % en la mejora del cumplimiento después de implementar la automatización de la entrada de datos.
Precisión
Uno de los beneficios más importantes de la automatización de la entrada de datos es la precisión. La automatización requiere menos intervención humana con el sistema; por lo tanto, habrá menos riesgos de errores en los datos que se introducen. También hay un mayor nivel de precisión con la automatización porque las inexactitudes y discrepancias en los datos se pueden identificar fácilmente.
"El uso de métodos de aprendizaje automático puede mejorar enormemente la precisión y la velocidad de la entrada de datos". - Sage, julio de 2020
Ahorro de tiempo
La automatización de la entrada de datos también ahorra tiempo al reducir la cantidad de tiempo necesario para completar los trabajos de entrada de datos. Esto significa que los miembros del personal pueden centrarse en tareas más importantes y un trabajo más significativo en lugar de introducir datos manualmente durante horas y horas.
Aumentar la eficiencia
La automatización de la entrada de datos también mejora la eficiencia al permitir que las empresas gestionen grandes cantidades de datos. Con los métodos manuales de entrada de datos, esto no sería posible, ya que lleva demasiado tiempo y daría lugar a inexactitudes. La automatización de la entrada de datos permite a las empresas procesar grandes cantidades de datos de forma eficaz, lo que les permite comprender mejor las necesidades de sus clientes.
Reducir los costes operativos
La automatización de la entrada de datos reduce los costes al eliminar la necesidad de la entrada manual de datos, lo que ahorra tiempo y dinero. También permite a las empresas contratar a menos personas y utilizar sus recursos de forma más eficaz. Se trata de una verdadera automatización de extremo a extremo que antes era una tarea costosa de realizar.
Seguridad
Todas las herramientas de automatización de la entrada de datos están basadas en la nube, lo que significa que tus datos se consolidan en un entorno seguro. Además, podrás elegir qué empleados tendrán acceso a datos específicos. La introducción de datos en hojas de cálculo de Excel o en un ordenador de sobremesa significa que los datos se pueden manipular en un entorno inseguro. La migración a la tecnología basada en la nube garantiza que tengas una copia de seguridad de tus datos y que estos permanezcan seguros y protegidos sin acceso no autorizado.
El futuro de la automatización de la entrada de datos
Los datos son el corazón de cualquier negocio, y las empresas dependen de ellos significativamente para comprender mejor el comportamiento de sus consumidores y tomar decisiones estratégicas. En este punto, el registro de datos incorrectos podría dar lugar a un análisis de datos deficiente.
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