E-mails automatisch opslaan in Google Drive

Bestanden en documenten uploaden naar Google Drive kan veel tijd kosten, zeker als je dagelijks meerdere e-mails of bijlagen van verschillende afzenders ontvangt. Handmatig opslaan vraagt tijd en aandacht, bijvoorbeeld als je documenten nodig hebt voor audits, boekhouding of archivering.

In dit artikel laten we zien hoe je originele e-mails die je doorstuurt naar de Parseur-mailbox automatisch in Google Drive kunt opslaan met behulp van Zapier.

Waarom Google Drive integreren met Parseur?

Neem het voorbeeld van Samy, content creator bij een marketingbureau. Samy gebruikt verschillende online tools om social media-afbeeldingen te maken. Bij iedere betaling van een abonnement moet hij de facturen bewaren voor administratieve doeleinden. Parseur haalt automatisch belangrijke details uit de facturen (zoals factuurnummer, datum en kosten) en stuurt deze gestructureerde informatie naar zijn boekhoudsysteem, zoals QuickBooks. Dankzij deze geautomatiseerde workflow bespaart Samy veel tijd op handmatige gegevensinvoer.

Samy wil echter ook de originele facturen bewaren voor zijn administratie. Aan het eind van elke maand moet hij deze documenten delen met zijn accountant.

Met Parseur kun je eenvoudig jouw originele e-mails automatisch opslaan in Google Drive. Je hoeft niets meer handmatig te uploaden. Elk nieuw document dat binnenkomt in Parseur wordt via Zapier automatisch doorgestuurd naar Google Drive, zodat al je originele documenten veilig online staan.

Wat heb je nodig om e-mails op te slaan in Google Drive via Parseur?

Zorg ervoor dat je het volgende hebt:

• Een Parseur-mailbox die is ingesteld
• Een Zapier-account
• Een Google Drive-account

Stap 1: Maak een gratis Parseur-mailbox aan om je e-mails te verzamelen

Parseur is gratis te gebruiken tot een bepaald aantal e-mails per maand, mét alle functies beschikbaar. Klik op de onderstaande link om direct je Parseur-account aan te maken.

Na het aanmaken van je account krijg je een Parseur-mailbox toegewezen. Je kunt zo veel mailboxen aanmaken als je wilt, afhankelijk van het soort e-mails dat je wilt verwerken.

Voor dit voorbeeld kiezen we voor Aangepaste e-mails zodat de facturen van Samy automatisch in Google Drive kunnen worden opgeslagen.

Stap 2: Stuur je factuur-e-mails door naar je Parseur-mailbox

Je krijgt een uniek e-mailadres waarmee je e-mails en bijlagen direct naar je Parseur-mailbox kunt sturen.

Tip: stel een automatisch doorstuurregel in, zodat alle gewenste e-mails automatisch worden doorgestuurd naar je Parseur-mailbox. Binnen enkele seconden na versturen zijn je e-mails beschikbaar!

Nadat de bijlage in je mailbox staat, ga je naar "Velden", klik je op "Extra's" en vink je "OriginalDocument" aan.

Met dit extra veld kun je het originele document uit de e-mail downloaden en exporteren:

In ons integratieartikel lees je hoe je de boekhouding in QuickBooks automatiseert met Parseur.

Stap 3: Automatiseer het opslaan van e-mails in Google Drive

Klik in het linker menu van je Parseur-mailbox op "Exporteren", kies "Zapier" en zoek vervolgens op "Google Drive".

Zie je Google Drive niet bij de zoekresultaten? Klik dan op "zap aanmaken", je wordt dan doorgestuurd naar het Zapier-dashboard.

Parseur koppelen aan Zapier

Zapier is een cloudautomatiseringstool waarmee je apps met elkaar verbindt. Selecteer "nieuw document verwerkt" als trigger.

Selecteer de juiste Parseur-mailbox; Zapier haalt daarna automatisch de geëxtraheerde gegevens op.

Google Drive koppelen aan Zapier voor automatische opslag van e-mails

Stel de actie in op "bestand uploaden". Je wordt gevraagd in te loggen bij je Google Drive-account.

Vul vervolgens de gevraagde velden in. Kies je Google Drive-map en selecteer het url-veld bij het veld bestand.

Test je Zap om te controleren dat e-mails automatisch worden opgeslagen in Google Drive

Test altijd de Zap voordat je deze activeert! Met deze automatisering via Google Drive bespaar je uren aan handmatig werk en kun je jouw aandacht richten op belangrijkere taken.