Salva automaticamente le email e i documenti estratti su Google Drive

Parseur estrae dati strutturati dai tuoi documenti e li inoltra a fogli di calcolo, CRM e strumenti contabili. Ma i soli dati estratti a volte non bastano. Molti team hanno bisogno di conservare anche i file originali per motivi di audit, rispetto delle policy, accesso del commercialista o semplicemente per avere un archivio centralizzato accessibile a tutti.

Questa integrazione gestisce la parte di archiviazione. Ogni volta che Parseur elabora un documento, Zapier carica automaticamente il file originale in una cartella di Google Drive. Così ottieni sia i dati estratti nelle app di destinazione, sia il documento originale conservato su Drive—senza nessun download o caricamento manuale.

Punti chiave

• L’abilitazione del campo extra OriginalDocument in Parseur aggiunge un URL ad ogni output elaborato che punta al file originale. Zapier usa quell’URL per caricare il file su Google Drive.
• Il file originale viene salvato su Drive insieme ai dati estratti, non al loro posto. Uno Zap singolo può archiviare il file e trasferire i campi estratti su Google Sheets o QuickBooks, tutto nello stesso flusso.
• Gli utilizzi più comuni sono archiviazione fatture per la contabilità, archiviazione contratti per i team legali e archivi di compliance dove va conservata una copia dei documenti originali.
• Lo stesso modello funziona anche per OneDrive, Dropbox e qualsiasi altra piattaforma cloud che supporta l’azione di caricamento Zapier.
• Sia Parseur che Zapier hanno piani gratuiti.

Quando salvare i file originali su Google Drive

La maggior parte dei flussi Parseur si concentra sul trasmettere i dati estratti a un’app di destinazione. L’aggiunta di un passaggio di archiviazione su Drive è indicata se:

• Flussi di fatturazione e contabilità: i team finanziari hanno bisogno sia dei dati estratti della fattura in QuickBooks, sia della copia PDF originale accessibile dal commercialista. Vedi la guida all’elaborazione fatture.
• Requisiti di compliance e audit: alcuni settori richiedono la conservazione dei documenti originali per un certo periodo. Salvare ogni documento elaborato in una cartella datata di Drive crea automaticamente un archivio verificabile.
• Archivio legale dei documenti: contratti, accordi e moduli firmati devono essere accessibili a tutto il team, separatamente dal flusso di estrazione dati.
• Visibilità condivisa nel team: i dati estratti vanno in un sistema usato solo da alcuni membri, ma l’originale serve a tutta l’organizzazione tramite Drive.
• Backup a fianco dell’estrazione: se la tua destinazione primaria dei dati è un’app di nicchia o un sistema interno, tenere gli originali su Drive è un’ulteriore garanzia in caso di indisponibilità di quel sistema.

Come funziona il campo OriginalDocument

Parseur salva una copia di ogni documento ricevuto. Quando abiliti il campo extra OriginalDocument nella tua casella, questo diventa disponibile come campo URL nell’output elaborato. L’URL punta al file originale così come ricevuto da Parseur.

Zapier legge quell’URL e carica il file su Google Drive come step di azione. Il risultato in Drive è il documento originale esattamente come arrivato a Parseur, non una copia modificata.

Per abilitarlo: nella tua casella Parseur vai su Campi, quindi Extra, e spunta OriginalDocument.

Passo-passo: Salvataggio dei documenti originali su Google Drive tramite Zapier

Passo 1: Inoltra un documento a Parseur

Imposta una regola di inoltro automatico in Gmail o Outlook per inviare automaticamente le email corrispondenti alla tua casella Parseur. Oppure inoltra manualmente una email di test per provare l’integrazione.

L’email e gli eventuali allegati appariranno in casella entro pochi secondi.

Passo 2: Abilita il campo extra OriginalDocument

Nella casella, vai su Campi, quindi Extra, e spunta OriginalDocument. Questo aggiunge all’output un campo URL che Zapier userà per caricare il file.

Passo 3: Collega Parseur a Zapier

In Parseur, vai su Esporta, poi su Zapier e cerca Google Drive.

Clicca Crea Zap. In Zapier, seleziona Parseur come app trigger e scegli Nuovo documento elaborato come evento trigger.

Collega il tuo account Parseur e seleziona la casella da cui vuoi archiviare.

Passo 4: Connetti Google Drive e configura il caricamento

Scegli Google Drive come app di azione e Carica file come evento. Connetti il tuo account Google Drive.

Seleziona la cartella di destinazione, quindi mappa il campo OriginalDocument.url come sorgente file.

Passo 5: Testa e attiva

Esegui un test per verificare che il file appaia nella cartella Drive.

Una volta che il test è passato, attiva lo Zap. Da quel momento ogni documento elaborato da Parseur sarà automaticamente archiviato su Drive.

Archiviazione e routing dati in un solo Zap

Uno Zap multi-step può gestire entrambe le azioni contemporaneamente. Dopo il trigger Parseur, aggiungi un’azione Google Drive per archiviare il file originale, poi una seconda azione per inviare i dati estratti su Google Sheets, QuickBooks o altra destinazione. Entrambe le azioni partono dallo stesso trigger, quindi ogni documento viene archiviato e i dati inviati nello stesso processo.

Per instradare i dati estratti su un foglio di calcolo insieme all’archiviazione, vedi la guida all’integrazione con Google Sheets.

Estrazione dati da file già presenti su Google Drive

Questo articolo copre l’invio verso l’esterno: Parseur invia i documenti originali su Drive dopo l’estrazione. Se invece ti serve il contrario, ossia monitorare una cartella di Drive per nuovi file da inviare a Parseur per l’estrazione, consulta la guida Google Drive in ingresso.