Salva automaticamente le email su Google Drive

Caricare file e documenti su Google Drive può essere un processo dispendioso in termini di tempo, soprattutto quando si gestiscono numerose email e allegati. Questo processo manuale richiede tempo e impegno, sottraendo risorse preziose alle attività lavorative, soprattutto se tali documenti sono necessari per audit, contabilità o archiviazione.

Questo articolo illustra come salvare automaticamente su Google Drive le email originali inoltrate alla casella di posta di Parseur tramite Zapier, semplificando così il processo di archiviazione.

Perché integrare Google Drive con Parseur?

Consideriamo l'esempio di Samy, content creator in un'agenzia di marketing. Samy utilizza diverse piattaforme di progettazione grafica online per creare contenuti per i social media. Ogni pagamento per l'abbonamento a questi strumenti genera una fattura che Samy deve archiviare. Grazie a Parseur, Samy estrae automaticamente informazioni specifiche dalle fatture (numero fattura, data e importo dell'addebito) e le esporta nel suo sistema di contabilità, come QuickBooks. Questo flusso di lavoro automatizzato con Parseur gli permette di risparmiare tempo prezioso, eliminando l'inserimento manuale dei dati.

Oltre a questo, Samy desidera archiviare le fatture originali per la contabilità e condividerle mensilmente con il suo commercialista.

Con Parseur, è possibile archiviare automaticamente le email originali nel proprio spazio di archiviazione su Google Drive, eliminando la necessità di caricare manualmente ogni singolo documento. Una volta configurata l'integrazione, ogni nuova email ricevuta in Parseur verrà caricata automaticamente su Google Drive tramite Zapier, centralizzando l'archiviazione di tutti i documenti originali.

Requisiti per integrare Google Drive con Parseur

Per configurare l'integrazione, sono necessari:

• Una casella di posta Parseur configurata
• Un account Zapier
• Un account Google Drive

Passaggio 1: Crea una casella di posta Parseur gratuita per raccogliere le email

Parseur offre un piano gratuito che permette di elaborare un numero limitato di email al mese, con tutte le funzionalità attive. Crea il tuo account Parseur cliccando sul link qui sotto.

Dopo aver creato il tuo account, riceverai automaticamente la tua casella di posta Parseur. È possibile creare un numero illimitato di caselle di posta in base alle proprie esigenze.

In questo esempio, selezioniamo l'opzione Email personalizzate per salvare automaticamente la fattura di Samy su Google Drive.

Passaggio 2: Inoltra l'email della fattura alla casella di posta Parseur

Riceverai un indirizzo email dedicato a cui inoltrare le email e gli allegati alla tua casella di posta Parseur.

È anche possibile impostare una regola di inoltro automatico per inoltrare automaticamente tutte le email alla casella di posta Parseur. L'email arriverà nella tua casella di posta in meno di 10 secondi!

Una volta che l'email si trova nella casella di posta, vai alla sezione "Campi", clicca su "Extra" e seleziona "OriginalDocument".

Questo campo aggiuntivo consente di estrarre, scaricare ed esportare il documento originale:

Per il processo di estrazione dei dati, consulta il nostro articolo sull'integrazione con QuickBooks che illustra come automatizzare la contabilità QuickBooks con Parseur.

Passaggio 3: Invia l'email originale a Google Drive

Nella sezione "Esporta" a sinistra nella tua casella di posta, clicca su "Zapier" e cerca "Google Drive".

Se Google Drive non appare nei risultati della ricerca, clicca su "Crea Zap" per essere reindirizzato alla dashboard di Zapier.

Connetti Parseur a Zapier

Zapier è una piattaforma di automazione cloud che connette diverse applicazioni. Seleziona "Nuovo documento elaborato" come evento trigger.

Seleziona la tua casella di posta Parseur e Zapier recupererà i dati estratti.

Connetti Google Drive a Zapier per salvare automaticamente le email

Seleziona "Carica file" come evento azione. Ti verrà richiesto di accedere al tuo account Google Drive.

Dopo aver effettuato l'accesso, compila i campi richiesti come indicato di seguito. Seleziona la cartella di Google Drive desiderata e il campo "url" quando viene richiesto "file".

Testa lo Zap per verificare il caricamento automatico su Google Drive

Prima di attivare lo Zap, esegui un test per verificare l'integrazione. Questa automazione con Google Drive ti consentirà di risparmiare tempo prezioso, permettendoti di concentrarti su altri aspetti del tuo lavoro.