E-Mails und geparste Dokumente automatisch in Google Drive speichern
Parseur extrahiert strukturierte Daten aus Ihren Dokumenten und leitet sie an Tabellen, CRMs und Buchhaltungstools weiter. Doch die extrahierten Daten allein reichen oft nicht aus. Viele Teams müssen auch die Originaldateien aufbewahren – zur Nachvollziehbarkeit, für Compliance, für den Zugriff durch Buchhalter oder einfach als zentrales Archiv, auf das jeder zugreifen kann.
Diese Integration kümmert sich um die Archivierung: Jedes Mal, wenn Parseur ein Dokument verarbeitet, lädt Zapier die Originaldatei automatisch in einen Google Drive-Ordner hoch. So erhalten Sie sowohl die extrahierten Daten in Ihren Ziel-Apps als auch das Originaldokument revisionssicher im Drive, ganz ohne manuellen Download oder Upload.
Das Wichtigste auf einen Blick
Durch Aktivieren des Zusatzfeldes OriginalDocument in Parseur wird jedem geparsten Datensatz eine URL hinzugefügt, die auf die Originaldatei verweist. Zapier nutzt diese URL, um die Datei in Google Drive hochzuladen.
Die Originaldatei wird zusätzlich zu den extrahierten Daten in Drive gespeichert, nicht an deren Stelle. Ein einzelner Zap kann die Datei archivieren und die geparsten Felder gleichzeitig an Google Sheets oder QuickBooks senden.
Typische Anwendungsfälle sind die Archivierung von Rechnungen für die Buchhaltung, die Ablage von Verträgen für Rechtsteams und Compliance-Archive, in denen Originaldokumente aufbewahrt werden müssen.
Dasselbe Prinzip funktioniert auch für OneDrive, Dropbox und jede andere Cloud-Plattform mit einer Zapier-Upload-Aktion.
Es gibt sowohl für Parseur als auch für Zapier kostenlose Tarife.
Wann es sinnvoll ist, Originale in Google Drive zu speichern
Die meisten Parseur-Workflows leiten die extrahierten Daten in eine Ziel-App weiter. Ein zusätzlicher Archivierungsschritt in Drive ist sinnvoll, wenn:
Buchhaltungs- und Rechnungsworkflows: Finanzteams benötigen sowohl die extrahierten Rechnungsdaten z.B. in QuickBooks als auch das Original-PDF in einem für den Buchhalter zugänglichen Speicherort. Siehe den Leitfaden zur Rechnungsverarbeitung.
Compliance- und Audit-Anforderungen: In manchen Branchen besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Originaldokumente. Das automatische Speichern jeder verarbeiteten Datei in einem datierten Drive-Ordner schafft ein revisionssicheres Archiv.
Juristische Dokumentenablage: Verträge, Vereinbarungen usw. müssen für das ganze Team zugänglich abgelegt werden – getrennt vom Extraktions-Workflow.
Geteilter Teamzugriff: Die extrahierten Daten landen in Systemen, die nur manche Teammitglieder nutzen, aber die Originaldateien sollen für alle über Drive erreichbar sein.
Backup neben der Extraktion: Falls Ihr Hauptdatenziel ein Nischentool oder internes System ist, bietet die Ablage von Originalen in Drive einen Rückfall, falls dieses System nicht verfügbar ist.
So funktioniert das OriginalDocument-Feld
Parseur speichert von jedem eingehenden Dokument eine Kopie. Wenn Sie das OriginalDocument-Zusatzfeld in Ihrer Mailbox aktivieren, erscheint es als URL-Feld im geparsten Ergebnis. Diese URL verweist auf die Originaldatei, wie sie bei Parseur angekommen ist.
Zapier liest diese URL und lädt die Datei im nächsten Schritt in Google Drive hoch. Das Ergebnis in Drive ist das Originaldokument – exakt wie es bei Parseur eingegangen ist, keine veränderte Version.
So aktivieren Sie es: Gehen Sie in Ihrer Parseur-Mailbox zu Felder, dann Extras und setzen Sie ein Häkchen bei OriginalDocument.
Schritt-für-Schritt: Originaldokumente per Zapier nach Google Drive speichern
Schritt 1: Dokument an Parseur weiterleiten
Erstellen Sie eine Auto-Weiterleitungsregel in Gmail oder Outlook, um passende E-Mails automatisch an Ihre Parseur-Mailbox zu senden. Oder Sie leiten eine E-Mail testweise manuell weiter.
Die E-Mail und etwaige Anhänge erscheinen innerhalb von Sekunden in Ihrer Mailbox.
E-Mail und Anhang in der Parseur-Mailbox empfangen
Schritt 2: Zusatzfeld OriginalDocument aktivieren
Gehen Sie in Ihrer Mailbox zu Felder, dann Extras, und setzen Sie ein Häkchen bei OriginalDocument. Dadurch wird ein URL-Feld zum geparsten Ergebnis hinzugefügt, das Zapier nutzt, um die Datei hochzuladen.
Das Zusatzfeld OriginalDocument in Parseur aktivieren
Schritt 3: Parseur mit Zapier verbinden
Wechseln Sie in Parseur zu Exportieren, dann Zapier, und suchen Sie nach Google Drive.
Suche nach Google Drive im Parseur-Export-Assistenten
Klicken Sie auf Zap erstellen. Wählen Sie in Zapier Parseur als Trigger-App und Neues Dokument verarbeitet als Trigger-Ereignis.
Setzen Sie 'Neues Dokument verarbeitet' als Parseur-Auslöser
Verbinden Sie Ihr Parseur-Konto und wählen Sie die Mailbox aus, aus der archiviert werden soll.
Die Parseur-Mailbox als Datenquelle auswählen
Schritt 4: Google Drive verbinden und Upload konfigurieren
Wählen Sie Google Drive als Aktions-App und Datei hochladen als Aktion. Verbinden Sie Ihr Google Drive-Konto.
Ihr Google Drive-Konto mit Zapier verbinden
Wählen Sie den Zielordner aus und ordnen Sie das Feld OriginalDocument.url als Dateiquelle zu.
Das Feld OriginalDocument.url der Upload-Aktion zuweisen
Schritt 5: Testen & aktivieren
Führen Sie einen Testlauf durch, um sicherzustellen, dass die Datei im gewünschten Drive-Ordner erscheint.
Zapier bestätigt den erfolgreichen UploadDas Originaldokument wurde in Google Drive gespeichert
Sobald der Test erfolgreich ist, aktivieren Sie den Zap. Ab jetzt wird jedes von Parseur verarbeitete Dokument automatisch in Drive archiviert.
Archivierung mit Datenrouting in einem Zap kombinieren
Ein Multi-Step Zap kann beide Aktionen erledigen. Nach dem Parseur-Trigger fügen Sie eine Google-Drive-Aktion zum Archivieren der Originaldatei hinzu, dann eine weitere Aktion, um die extrahierten Daten an Google Sheets, QuickBooks oder ein anderes Ziel zu senden. Beide Aktionen laufen auf demselben Trigger, sodass jedes verarbeitete Dokument gleichzeitig archiviert und seine Daten weitergeleitet werden.
Daten aus bereits in Google Drive gespeicherten Dateien extrahieren
Dieser Artikel beschreibt die exportierende Richtung: Parseur sendet Originaldokumente nach der Extraktion an Drive. Wenn Sie umgekehrt Drive-Ordner auf neue Dateien überwachen und diese automatisch an Parseur zur Extraktion übergeben wollen, lesen Sie den Leitfaden zur Google-Drive-Eingangsverarbeitung.
Was ist Parseur?
Parseur ist eine leistungsstarke Dokumentenverarbeitungssoftware, mit der Sie Daten aus E-Mails, PDFs und Dokumenten extrahieren und Ihre Arbeitsabläufe automatisieren können.
Alle Parseur-Funktionen.
Was ist Google Drive?
Google Drive ist ein Dateispeicherdienst, mit dem Sie Ihre Daten speichern und sichern können, auf die Sie jederzeit zugreifen können.
Was ist Zapier?
Zapier ist ein Cloud-Automatisierungstool, das Apps miteinander verbindet. Sie können zwei oder mehr Apps miteinander verbinden, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, ohne Programmieren zu müssen oder sich auf Entwickler verlassen zu müssen, um die Integration zu erstellen.
Häufig gestellte Fragen zum automatischen Speichern von E-Mails und Originaldokumenten in Google Drive nach der Verarbeitung mit Parseur.
Aktivieren Sie das Zusatzfeld OriginalDocument in Ihrer Parseur-Mailbox. Dadurch wird jedem geparsten Ergebnis ein URL-Feld hinzugefügt, das auf die Originaldatei verweist. Erstellen Sie dann einen Zap in Zapier mit Parseur als Auslöser (Neues Dokument verarbeitet) und Google Drive als Aktion (Datei hochladen). Ordnen Sie das Feld OriginalDocument.url als Dateiquelle zu und wählen Sie Ihren gewünschten Zielordner in Drive aus.
Es wird die Originaldatei gespeichert. Das Feld OriginalDocument.url verweist auf die Original-E-Mail oder PDF, wie sie bei Parseur eingegangen ist, nicht auf eine Version mit den extrahierten Daten. Die extrahierten Daten sind separat und können gleichzeitig im selben Zap an andere Apps wie Google Sheets oder QuickBooks gesendet werden.
Ja. Ein Multi-Step-Zap kann sowohl eine Google-Drive-Aktion (um die Originaldatei zu archivieren) als auch eine Google-Sheets- oder CRM-Aktion (um die extrahierten Felder zu protokollieren) im selben Workflow enthalten. Parseur löst einmal aus, und Zapier erledigt beide Aktionen. Das ist die häufigste Vorgehensweise für Rechnung-Archivierungs-Workflows.
Ja. Derselbe Workflow funktioniert auch mit OneDrive, Dropbox, Box und jeder anderen Cloud-Speicherplattform mit Zapier-"Datei hochladen"-Aktion. Sie ersetzen einfach die Google Drive-Aktion durch die gewünschte Speicheraktion, der Parseur-Auslöser bleibt gleich.
Google Drive zeichnet hochgeladenes Datum und das Konto auf, das jede Datei hochgeladen hat. In Zapier sehen Sie in der Zap-Historie jede ausgeführte Aufgabe, einschließlich des Dokuments, das ausgelöst wurde, und ob der Upload erfolgreich war. Für Compliance-Workflows, bei denen Sie nachweisen müssen, dass bestimmte Dokumente archiviert wurden, können Sie die OriginalDocument.url zusätzlich in ein Google Sheet zusammen mit den Metadaten protokollieren.
OriginalDocument ist ein Zusatzfeld, das Sie in jeder Parseur-Mailbox aktivieren können. Wenn Sie es aktivieren, wird eine URL zum geparsten Ergebnis hinzugefügt, die auf die Originalversion des Dokuments verweist, wie Parseur es erhalten hat. Zapier verwendet diese URL, um die Originaldatei auf Google Drive hochzuladen. Sie finden diese Option unter Felder, dann Extras, in Ihrer Parseur-Mailbox.
Ja. Im Google Drive-Aktionsschritt in Zapier können Sie den Zielordner angeben, indem Sie Ihr Drive-Konto verbinden und aus Ihrer Ordnerliste auswählen. Die meisten Teams organisieren nach Dokumenttyp oder Monat, zum Beispiel eine Ordnerstruktur wie "Rechnungen/2026".
Ja. Parseur verarbeitet sowohl den E-Mail-Text als auch sämtliche Anhänge. Wenn das OriginalDocument-Feld aktiviert ist, wird die Originalversion des Dokuments gespeichert – egal ob es sich um eine E-Mail, einen PDF-Anhang oder beides handelt. Sie können zudem mit den Anhangsfeldern von Parseur gezielt einen bestimmten Anhang auswählen, falls eine E-Mail mehrere Dateien enthält.
Ja. Make bietet ein Google-Drive-Modul, das das Hochladen von Dateien unterstützt. Sie setzen Parseur als Auslöser über einen Webhook und nutzen das Modul "Upload a File" von Google Drive als Aktion, wobei Sie auf das Feld OriginalDocument.url zeigen. Make ist besonders geeignet, wenn Ihr Workflow zusätzliche Logik benötigt, etwa, um verschiedene Dokumententypen je nach Mailbox oder Absender an unterschiedliche Drive-Ordner zu senden.
Ja. Parseur bietet einen kostenlosen Plan mit allen Funktionen bis zu einem monatlichen Dokumentenlimit. Zapier bietet einen kostenlosen Plan, der Multi-Step-Zaps unterstützt. Sie können den kompletten Workflow auf beiden Gratis-Versionen testen.
