E-Mails in Google Drive speichern - So geht's automatisch

Das Hochladen von Dateien und Dokumenten auf Google Drive kann zeitaufwendig sein, insbesondere wenn Sie viele E-Mails oder Anhänge von verschiedenen Personen erhalten. Da es sich um einen manuellen Prozess handelt, müssen Sie sich in Ihrem geschäftigen Arbeitsalltag Zeit dafür nehmen, obwohl Sie diese vielleicht für wichtigere Aufgaben wie Rechnungsprüfung, Buchhaltung oder Archivierung benötigen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Original-E-Mails, die Sie an die Parseur-Mailbox weiterleiten, über Zapier automatisch in Google Drive speichern können.

Warum Google Drive in Parseur integrieren?

Nehmen wir den Fall von Samy, der als Content Creator in einer Marketingagentur arbeitet. Samy nutzt verschiedene Online-Grafikdesign-Plattformen, um Social-Media-Grafiken für das Unternehmen zu erstellen. Jedes Mal, wenn er eine Abonnementgebühr für diese Tools bezahlt, muss er die Rechnungen für die Unterlagen aufbewahren. Er verwendet Parseur, um automatisch bestimmte Informationen auf den Rechnungen (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und die Abonnementgebühren) zu extrahieren und diese geparsten Datenpunkte in sein Buchhaltungssystem, wie z. B. QuickBooks, zu exportieren. Dieser Workflow-Prozess ist mit Parseur vollständig automatisiert, wodurch er unzählige Stunden manueller Dateneingabe einspart.

Jetzt möchte Samy die Originalrechnungen zu Abrechnungszwecken aufbewahren. Am Ende eines jeden Monats muss er diese mit seinem Steuerberater teilen.

Mit Parseur können Sie Ihre Original-E-Mails automatisch in Ihrem Google Drive Cloud Storage speichern. Sie müssen Ihre E-Mails oder Dokumente nicht mehr manuell auf Google Drive hochladen. Nach der Einrichtung lädt Zapier jedes Mal, wenn eine neue E-Mail in Parseur eingeht, die Datei automatisch auf Google Drive hoch, wo alle Originaldokumente gespeichert werden.

Voraussetzungen für die Integration von Google Drive in Parseur

Sie benötigen Folgendes:

• Eine konfigurierte Parseur-Mailbox
• Ein Zapier-Konto
• Ein Google Drive-Konto

Schritt 1: Erstellen Sie Ihre kostenlose Parseur-Mailbox, um Ihre E-Mails zu sammeln

Parseur ist völlig und dauerhaft kostenlos für eine begrenzte Anzahl von E-Mails, die pro Monat gesendet werden, wobei alle Funktionen aktiviert sind. Klicken Sie auf den unten stehenden Link, um Ihr Parseur-Konto zu erstellen.

Sobald Ihr Konto erstellt wurde, erhalten Sie automatisch Ihre Parseur-Mailbox. Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Mailboxen erstellen, je nachdem, welche Art von E-Mails Sie parsen möchten.

Für diesen Artikel wählen wir die Option Benutzerdefinierte E-Mails, damit die Rechnung von Samy automatisch in Google Drive gespeichert werden kann.

Schritt 2: Leiten Sie Ihre Rechnungs-E-Mail an Ihre Parseur-Mailbox weiter

Sie erhalten eine E-Mail-Adresse, an die Sie Ihre E-Mails und Anhänge an Ihre Parseur-Mailbox senden können.

Sie können auch eine Regel für die automatische Weiterleitung einrichten, um alle Ihre E-Mails automatisch an die Parseur-Mailbox weiterzuleiten. Die E-Mail erreicht Ihre Mailbox in weniger als 10 Sekunden!

Sobald sich der E-Mail-Anhang in Ihrer Mailbox befindet, gehen Sie zu "Felder", klicken Sie auf "Extras" und aktivieren Sie "OriginalDocument".

Mit diesem zusätzlichen Feld können Sie das Originaldokument extrahieren, herunterladen und exportieren:

Für den Datenextraktionsprozess können Sie unserem Integrationsartikel folgen, in dem wir Ihnen gezeigt haben, wie Sie Ihre QuickBooks-Buchhaltung mit Parseur automatisieren.

Schritt 3: Senden Sie die Original-E-Mail automatisch an Google Drive

Gehen Sie auf der linken Seite Ihrer Mailbox auf "Exportieren", klicken Sie auf "Zapier" und suchen Sie nach "Google Drive".

Wenn Sie Google Drive in den Suchergebnissen nicht finden können, klicken Sie auf "Zap erstellen" und Sie werden zu Ihrem Zapier-Dashboard weitergeleitet.

Verbinden Sie Parseur mit Zapier

Zapier ist ein Cloud-Automatisierungstool, das Apps miteinander verbindet. Wählen Sie "Neues Dokument verarbeitet" als Trigger-Ereignis.

![Wählen Sie in Zapier die Option "Neues Dokument verarbeitet"](/images/new-document-processed.png "Wählen Sie in Zapier die Option "Neues Dokument verarbeitet"")

Wählen Sie Ihre Parseur-Mailbox aus, und Zapier ruft die extrahierten Daten ab.

Verbinden Sie Google Drive mit Zapier, um Ihre E-Mails automatisch zu speichern

Wählen Sie als Aktionsereignis "Datei hochladen". Sie werden dann aufgefordert, sich bei Ihrem Google Drive-Konto anzumelden.

Füllen Sie nach der Verbindung die Datenfelder wie unten angegeben aus. Wählen Sie Ihren Google Drive-Ordner aus und wählen Sie das Feld url, wenn Sie nach Datei gefragt werden.

Testen Sie Ihren Zap, um sicherzustellen, dass die Dateien automatisch auf Ihr Google Drive hochgeladen werden

Testen Sie die Integration, bevor Sie den Zap aktivieren! Mit dieser Google Drive-Automatisierung sparen Sie sich stundenlange manuelle Arbeit und können sich auf andere Aspekte Ihres Unternehmens konzentrieren.