Guarda correos electrónicos y documentos analizados en Google Drive automáticamente

Parseur extrae datos estructurados de tus documentos y los envía a hojas de cálculo, CRMs y herramientas contables. Pero los datos extraídos no siempre son suficientes. Muchos equipos también necesitan conservar los archivos originales por motivos de auditoría, cumplimiento normativo, acceso de contabilidad o simplemente para contar con un archivo centralizado accesible para todos.

Esta integración resuelve la parte del archivo. Cada vez que Parseur procesa un documento, Zapier sube el archivo original automáticamente a una carpeta de Google Drive. Así tienes tanto los datos extraídos en tus apps de destino como el documento original archivado en Drive, sin descargas ni subidas manuales.

Ideas clave

• Al activar el campo adicional OriginalDocument en Parseur se añade una URL a cada resultado analizado apuntando al archivo original. Zapier usa esa URL para subir el archivo a Google Drive.
• El archivo original se guarda en Drive además de los datos extraídos, no en su lugar. Un solo Zap puede archivar el archivo y enviar los campos extraídos a Google Sheets o QuickBooks en el mismo flujo.
• Usos habituales: archivo de facturas para contabilidad, almacenamiento de contratos para equipos legales y archivado para cumplimiento donde se requiera conservar documentos originales.
• Este patrón funciona también para OneDrive, Dropbox y cualquier otra plataforma de almacenamiento en la nube con acción de subida en Zapier.
• Tanto Parseur como Zapier disponen de planes gratuitos.

Cuándo guardar originales en Google Drive

La mayoría de flujos de trabajo de Parseur envían los datos extraídos a otra aplicación de destino. Añadir un paso de archivo en Drive es útil cuando:

• Contabilidad y flujos de facturas: Los equipos financieros necesitan tanto los datos extraídos de las facturas en QuickBooks como la factura PDF original almacenada en algún lugar accesible para el contador. Consulta la guía de procesamiento de facturas.
• Cumplimiento normativo y auditorías: Algunos sectores requieren guardar los documentos originales durante un período determinado. Guardar cada archivo procesado en una carpeta de Drive con fecha crea un archivo auditable automáticamente.
• Archivo legal de documentos: Contratos, acuerdos y formularios firmados necesitan guardarse en una ubicación accesible para todo el equipo, separada del flujo de extracción.
• Visibilidad compartida en equipo: Los datos extraídos van a un sistema que solo usan algunos, pero los archivos originales deben estar accesibles a todo el equipo vía Drive.
• Copia de seguridad junto con la extracción: Si tu destino principal es una herramienta de nicho o sistema interno, tener los originales en Drive es una copia de seguridad si el sistema no está disponible.

Cómo funciona el campo OriginalDocument

Parseur almacena una copia de cada documento recibido. Cuando activas el campo adicional OriginalDocument en tu buzón, aparece como campo de tipo URL en la salida analizada. Esa URL apunta al archivo original tal y como lo recibió Parseur.

Zapier lee esa URL y sube el archivo a Google Drive como acción. El resultado en Drive es el documento original exactamente como llegó a Parseur, sin modificaciones.

Para activarlo: en tu buzón de Parseur, ve a Campos, luego a Extras y marca OriginalDocument.

Paso a paso: guarda documentos originales en Google Drive vía Zapier

Paso 1: Reenvía un documento a Parseur

Configura una regla de reenvío automático en Gmail u Outlook para enviar los correos electrónicos coincidentes a tu buzón de Parseur automáticamente. O reenvía un correo de muestra manualmente para probar la integración.

El correo y sus archivos adjuntos aparecerán en tu buzón en segundos.

Paso 2: Activa el campo adicional OriginalDocument

En tu buzón, ve a Campos, luego a Extras y marca OriginalDocument. Esto añade un campo de URL a la salida analizada que Zapier usará para subir el archivo.

Paso 3: Conecta Parseur con Zapier

En Parseur, ve a Exportar, luego a Zapier y busca Google Drive.

Haz clic en Crear Zap. En Zapier, selecciona Parseur como app de activador y elige Nuevo documento procesado como evento de disparo.

Conecta tu cuenta de Parseur y selecciona el buzón que deseas archivar.

Paso 4: Conecta Google Drive y configura la subida

Elige Google Drive como app de acción y Subir archivo como evento. Conecta tu cuenta de Google Drive.

Selecciona la carpeta de destino y asigna el campo OriginalDocument.url como fuente del archivo.

Paso 5: Prueba y activa

Haz una prueba para confirmar que el archivo aparece en tu carpeta de Drive.

Cuando la prueba sea exitosa, activa el Zap. Todos los documentos procesados por Parseur a partir de ese momento se archivarán en Drive automáticamente.

Combina el archivado con el enrutado de datos en un mismo Zap

Un Zap de varios pasos puede hacer ambas acciones a la vez. Tras el trigger de Parseur, añade una acción de Google Drive para archivar el archivo original y luego una segunda acción para enviar los datos extraídos a Google Sheets, QuickBooks u otro destino. Ambas acciones se ejecutan con el mismo trigger, así que cada documento procesado se archiva y sus datos se enrutan en el mismo flujo automatizado.

Para enviar datos extraídos a una hoja de cálculo aparte del archivado, consulta la guía de integración de Google Sheets.

Cómo extraer datos de archivos que ya están en Google Drive

Este artículo trata la dirección de salida: Parseur envía los documentos originales a Drive después de la extracción. Si necesitas lo contrario, vigilar una carpeta de Drive en busca de archivos nuevos y enviarlos a Parseur para su extracción, consulta la guía de integración de Google Drive entrante.