Cómo guardar correos electrónicos en Google Drive automáticamente
Subir archivos y documentos a Google Drive puede llevar mucho tiempo, especialmente si recibes innumerables correos electrónicos o archivos adjuntos de diferentes personas. Dado que es un proceso manual, tienes que reservar tiempo de tu apretada agenda laboral para hacerlo, ya que podrías necesitarlos para auditorías, contabilidad o archivo.
En este artículo, te mostraremos cómo guardar automáticamente en Google Drive los correos electrónicos originales que reenvías al buzón de Parseur a través de Zapier.
¿Por qué integrar Google Drive con Parseur?
Tomemos el caso de Samy, quien trabaja como creador de contenido en una agencia de marketing. Samy utiliza varias plataformas de diseño gráfico en línea para crear gráficos para redes sociales para la empresa. Cada vez que paga una tarifa de suscripción por esas herramientas, tiene que guardar las facturas para sus registros. Él utiliza Parseur para extraer automáticamente información específica de las facturas (número de factura, fecha de la factura y los cargos de suscripción) y exportar esos datos analizados a su sistema de contabilidad, como QuickBooks. Este proceso de flujo de trabajo está totalmente automatizado con Parseur, lo que le permite ahorrar innumerables horas de ingreso manual de datos.
Ahora Samy quiere conservar las facturas originales como registro para fines contables. Al final de cada mes, necesita compartirlas con su contador.
Con Parseur, puedes almacenar tus correos electrónicos originales automáticamente en tu almacenamiento en la nube de Google Drive. No hay necesidad de subir manualmente cada uno de tus correos electrónicos o documentos a Google Drive. Una vez configurado, cada vez que se reciba un nuevo correo electrónico en Parseur, Zapier subirá el archivo a Google Drive, donde tendrás almacenados todos los documentos originales.
Requisitos para integrar Google Drive con Parseur
Necesitarás:
Un buzón de Parseur configurado
Una cuenta de Zapier
Una cuenta de Google Drive
Paso 1: Crea tu buzón de Parseur gratuito para recopilar tu correo electrónico
Parseur es total y para siempre gratuito para un número limitado de correos electrónicos enviados por mes, con todas las funciones habilitadas. Haz clic en el enlace de abajo para crear tu cuenta de Parseur.
Ahorra tiempo y esfuerzo con Parseur. Automatiza tus documentos.
Una vez que hayas creado tu cuenta, obtendrás tu buzón de Parseur automáticamente. Puedes crear un número ilimitado de buzones dependiendo del tipo de correos electrónicos que quieras analizar.
Para este artículo, elegiremos la opción Correos electrónicos personalizados para que la factura de Samy se pueda guardar en Google Drive automáticamente.
Paso 2: Reenvía tu correo electrónico de factura a tu buzón de Parseur
Recibirás una dirección de correo electrónico para que puedas enviar tus correos electrónicos y archivos adjuntos a tu buzón de Parseur.
También puedes configurar una regla de reenvío automático para reenviar todos tus correos electrónicos automáticamente al buzón de Parseur. El correo electrónico llegará a tu buzón en menos de 10 segundos.
Correo electrónico recibido en el buzón de Parseur
Una vez que el archivo adjunto del correo electrónico esté en tu buzón, ve a "Campos", haz clic en "Extras" y marca "OriginalDocument".
Con este campo adicional, puedes extraer, descargar y exportar el documento original:
Paso 3: Envía el correo electrónico original a Google Drive
Ve a "Exportar" en el lado izquierdo de tu buzón, haz clic en "Zapier" y busca "Google Drive".
Si no puedes encontrar Google Drive en los resultados de búsqueda, haz clic en "Crear Zap" y serás redirigido a tu panel de control de Zapier.
Busca Google Drive en el buzón de Parseur
Conecta Parseur con Zapier
Zapier es una herramienta de automatización en la nube que conecta aplicaciones entre sí. Elige "Nuevo documento procesado" como evento desencadenante.
Elige nuevo documento procesado en Zapier
Elige tu buzón de Parseur y Zapier recuperará los datos extraídos.
Selecciona tu buzón de Parseur
Conecta Google Drive con Zapier para guardar tus correos electrónicos automáticamente
Elige el evento de acción como "Subir archivo". A continuación, se te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de Google Drive.
Conecta Google Drive a Zapier
Una vez conectado, rellena los campos de datos como se indica a continuación. Selecciona tu carpeta de Google Drive y selecciona el campo URL cuando se te pida Archivo.
Personaliza los campos en Zapier; selecciona el campo OriginalDocument.url
Prueba tu zap para asegurarte de que se suban a tu Google Drive automáticamente
Prueba la integración antes de activar el Zap. Con esta automatización de Google Drive, puedes ahorrar horas de trabajo manual y centrarte en otros aspectos de tu negocio.
La prueba de Zapier es exitosaEl correo electrónico se ha subido correctamente a Google Drive
¿Qué es Parseur?
Parseur es un potente software de procesamiento de documentos que te permite extraer datos de correos electrónicos, archivos PDF y documentos, y automatizar tu flujo de trabajo.
Todas las características de Parseur.
¿Qué es Google Drive?
Google Drive es un servicio de almacenamiento de archivos que te permite guardar y hacer copias de seguridad de tus datos a los que puedes acceder en cualquier momento.
¿Qué es Zapier?
Zapier es una herramienta de automatización en la nube que conecta aplicaciones. Puedes conectar dos o más aplicaciones para automatizar tareas repetitivas sin necesidad de programar ni depender de desarrolladores para crear la integración.
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