Spara e-post automatiskt till Google Drive

Att manuellt ladda upp filer och dokument till Google Drive kan vara tidskrävande, särskilt om du regelbundet får många mejl och bilagor från olika avsändare. Eftersom detta är en manuell uppgift, kräver det att du avsätter värdefull arbetstid för att få dina viktiga dokument sparade, exempelvis till revision, bokföring eller arkivering.

I den här artikeln visar vi hur du automatiskt kan spara dina ursprungliga e-postmeddelanden som du vidarebefordrar till din Parseur-brevlåda direkt till Google Drive med hjälp av Zapier.

Varför integrera Google Drive med Parseur?

Ta till exempel Samy, som arbetar som innehållsskapare på en marknadsföringsbyrå. Samy använder flera grafiska designtjänster online för att skapa material till företagets sociala medier. När han betalar prenumerationsavgifter för dessa verktyg behöver han spara fakturorna för sin bokföring. Med Parseur kan han automatiskt extrahera detaljerad information från fakturorna (till exempel fakturanummer, datum och kostnad) och sedan exportera dessa data till sitt bokföringssystem, exempelvis QuickBooks. Allt detta sker automatiskt med Parseur och sparar Samy många timmars manuellt arbete.

Nu vill Samy även lagra originalfakturorna för att dela dem med sin revisor vid månadens slut.

Med Parseur kan du automatiskt spara dina ursprungliga e-postmeddelanden i Google Drive. Du slipper ladda upp varje dokument manuellt. När allt är klart kommer Zapier automatiskt ladda upp filer till Google Drive varje gång ett nytt mejl tas emot i Parseur, vilket ger dig en komplett samling av originaldokument i molnet.

Vad behövs för att integrera Google Drive med Parseur?

Du behöver:

• En Parseur-brevlåda
• Ett Zapier-konto
• Ett Google Drive-konto

Steg 1: Skapa ett gratis Parseur-konto och brevlåda för att samla dina mejl

Parseur är gratis för ett begränsat antal mejl per månad och inkluderar alla funktioner. Klicka på knappen nedan för att skapa din Parseur-brevlåda.

När du har skapat ditt konto får du automatiskt en Parseur-brevlåda. Du kan skapa så många brevlådor du behöver, beroende på vilka mejl du vill tolka.

I denna guide väljer vi Anpassade mejl för att Samys fakturamejl automatiskt ska kunna sparas i Google Drive.

Steg 2: Vidarebefordra fakturamejlen till din Parseur-brevlåda

Du får en unik e-postadress där du kan skicka dina mejl och bilagor till din Parseur-brevlåda.

Du kan även skapa en regel för automatisk vidarebefordran så att alla relevanta mejl hamnar direkt i Parseur. Mejlet dyker upp i din brevlåda på bara några sekunder!

När en bilaga har kommit in, gå till fliken "fält", klicka på "extra", och markera rutan för "OriginalDocument".

Med detta extrafält kan du extrahera, ladda ner och exportera originaldokumentet:

För mer information om datautdrag kan du läsa vår guide om hur du automatiserar din bokföring med QuickBooks och Parseur.

Steg 3: Skicka ursprungsmejlet automatiskt till Google Drive

Gå till "Exportera" i menyn till vänster i din brevlåda, klicka på "Zapier" och sök efter "Google Drive".

Om Google Drive inte visas i listan, klicka på "skapa zap" för att öppna din Zapier-dashboard.

Koppla Parseur till Zapier

Zapier är ett molnbaserat automatiseringsverktyg för att koppla ihop olika appar. Välj "new document processed" som trigger.

Välj din Parseur-brevlåda och Zapier hämtar informationen som extraherats från mejlet.

Koppla Google Drive till Zapier för automatisk lagring av mejl

Som åtgärd, välj "upload file" och logga in på ditt Google Drive-konto.

När du har anslutit kontot, fyll i fälten enligt instruktionerna. Välj din Google Drive-mapp och ange url-fältet när du ombeds fylla i file, så att rätt dokument laddas upp automatiskt.

Testa din Zap så att e-post sparas automatiskt till Google Drive

Testa integrationen innan du aktiverar din Zap! Med denna Google Drive-automation sparar du mycket tid från manuella arbetsmoment och kan fokusera på det som är viktigast för din verksamhet.