メールや解析済みドキュメントを自動でGoogle Driveに保存する

Parseurは、ドキュメントから構造化データを抽出し、スプレッドシート・CRM・会計ツールなど各種アプリへ送信できます。しかし、抽出データだけでは不十分な場合も多く、「監査対応」「法令遵守」「会計士による検証」「チーム共通の一元アーカイブ」として元ファイルそのものを残しておくことが必要な業務も増えています。

このGoogle Drive連携は、その「アーカイブ」課題を自動で解決するものです。Parseurがドキュメントを処理するたび、Zapierが元ファイルをGoogle Driveの指定フォルダに自動保存。解析済みデータは各連携先アプリに、オリジナルのドキュメントはDriveに―どちらも自動で残るため、手作業のダウンロード＆アップロードは一切不要です。

ポイントまとめ

• ParseurのOriginalDocumentフィールドを有効にすると、解析データに元ファイルへのURLが自動付与されます。このURLをZapier経由でGoogle Driveへアップロードできます。
• 元ファイルは抽出データ「の代わり」でなく「に加えて」保存されます。1つのZapでファイルアーカイブ＋スプレッドシートやQuickBooksへのデータ転送が実現できます。
• 会計請求書の長期保存、法務契約書や署名済みフォームの保管、監査・法令遵守で「原本保管」が求められるシーンに役立ちます。
• OneDrive、DropboxはじめZapier経由でファイルアップロード対応のクラウドストレージすべて同じパターンで利用できます。
• ParseurもZapierも無料プラン利用OKです。

どんな時にGoogle Driveへ元ファイルを保存するか

Parseurワークフローの多くは抽出データの転送に注力していますが、元ファイルのDrive保管を加えることでこんな課題が解決できます：

• 会計・請求書管理ワークフロー：QuickBooks等の会計システムに抽出データを送るだけでなく、オリジナルのPDF請求書を会計士が確認できるようDrive保管が求められます。請求書処理ガイドもご参照ください。
• 監査・法的保持義務対応：業界によっては原本の一定期間保存が必須です。処理ファイルを日付入りフォルダに自動アーカイブすることで監査証跡を作れます。
• 契約書や署名済み書類管理：契約・合意書・サイン済フォームは抽出データと別管理し、チーム全員がアクセスできる場所（Drive）にアーカイブが適しています。
• チーム共有の実現：抽出データは一部スタッフしか使わないシステムに流す場合でも、元ファイルはDriveに残すことで全社共有できます。
• ニッチツールや社内システム補完：本来の業務用システムがダウンしたときの補填として、元ファイルをDriveに الاحت保することでBCP対策になります。

OriginalDocumentフィールドの仕組み

Parseurは、受信したドキュメントのオリジナルを内部に保存しています。OriginalDocumentエクストラフィールドを有効にすると、そのURLがパースデータに追加されます。このリンクが、"Parseurが受信したままの元ファイル"を指します。

ZapierはこのURLを読み取り、Google Driveアップロードの際にファイルとして取得します。Drive側には、解析などが一切加わっていない純粋なオリジナルが残ります。

設定方法：Parseurメールボックス画面の**「フィールド」→「エクストラ」→「OriginalDocument」**をオンにしてください。

ステップバイステップ：Zapier経由で元ドキュメントをGoogle Driveに保存

ステップ1: ドキュメントをParseurに転送

GmailやOutlookで自動転送ルールをセットし、該当メールを自動的にParseurメールボックスに届けます。あるいは、テスト用に手動でメールを転送してください。

メールと添付ファイルが数秒以内にParseurメールボックスに表示されます。

ステップ2: OriginalDocumentエクストラフィールドを有効化

Parseurメールボックスにて「フィールド」→「エクストラ」と進み、「OriginalDocument」にチェックを入れます。これでZapierが利用するアップロード元URLが抽出データに追加されます。

ステップ3: ParseurとZapierを接続

Parseurの「エクスポート」→「Zapier」でGoogle Driveを検索します。

Create Zapをクリックし、ZapierでParseurをトリガーアプリ（New Document Processed）に指定します。

Parseurアカウントを接続し、アーカイブしたいメールボックスを選択してください。

ステップ4: Google Driveとの接続とアップロード設定

アクションアプリにGoogle Drive、アクションイベントにUpload Fileを選択。Google Driveアカウントに接続します。

保存先フォルダを指定し、OriginalDocument.urlフィールドをファイルソースにマッピングします。

ステップ5: テストと有効化

テストを実行し、ファイルがDriveフォルダに作成されるか確認します。

テスト成功後、Zapをオンにすれば、その後Parseurが処理した全ドキュメントが自動でDriveにアーカイブされるようになります。

1つのZapでアーカイブ＋データ転送を両方実行

ひとつのマルチステップZapに、Parseurのトリガーから、Google Driveで元ファイル保存、さらにGoogle SheetsやQuickBooksなどへの抽出データ転送を組み合わせることで、「1回処理でファイルアーカイブ＆データ転送」を自動化できます。

抽出データ＋原本アーカイブを同時実現したい場合はGoogle Sheets連携ガイドもご覧ください。

既にGoogle Driveにあるファイルからデータ抽出したい場合

この記事はParseur → Drive（送信方向）の自動化について解説しています。逆に、Driveのフォルダを監視して新しいファイルをParseurで抽出させたい場合はGoogle Drive受信ガイドもご参照ください。