Automatycznie zapisuj e-maile w Google Drive

Wysyłanie plików i dokumentów do Google Drive może być czasochłonne, szczególnie jeśli otrzymujesz wiele e-maili z załącznikami od różnych nadawców. Ponieważ jest to proces ręczny, musisz znaleźć na to czas w swoim napiętym harmonogramie – a przecież dokumenty te mogą być Ci potrzebne np. do audytu, księgowości czy archiwizacji.

W tym artykule pokażemy, jak skonfigurować zapisywanie e-maili w Google Drive. Oryginalne e-maile przekierowane do skrzynki odbiorczej Parseur mogą trafiać bezpośrednio do Google Drive dzięki integracji z Zapier.

Dlaczego warto połączyć Google Drive z Parseur?

Poznajmy przypadek Samy'ego, twórcy treści w agencji marketingowej. Samy korzysta z różnych narzędzi do projektowania grafiki online, przygotowując materiały do mediów społecznościowych. Za każdym razem, gdy opłaca abonament w tych serwisach, musi przechować faktury do celów dokumentacyjnych. Parseur automatycznie wyodrębnia najważniejsze informacje z tych faktur (jak numer, data, opłaty) i przesyła je do systemu księgowego – np. QuickBooks. Cały ten proces jest całkowicie zautomatyzowany przez Parseur, co pozwala Samy'emu uniknąć żmudnego, ręcznego wprowadzania danych.

Teraz Samy chce dodatkowo automatycznie przechowywać oryginalne faktury w Google Drive jako dokumentację księgową, którą na koniec miesiąca udostępni swojemu księgowemu.

Dzięki Parseur możesz zautomatyzować zapisywanie e-maili w Google Drive. Nie musisz już przesyłać każdej wiadomości czy dokumentu ręcznie – wystarczy odpowiednia konfiguracja i za każdym razem, gdy nowy e-mail trafi do Parseur, Zapier prześle oryginalny plik do Google Drive, gdzie wszystkie ważne dokumenty będą przechowywane w jednym miejscu.

Wymagania dotyczące integracji Google Drive z Parseur

Potrzebujesz:

• Założonej skrzynki odbiorczej Parseur
• Konta Zapier
• Konta Google Drive

Krok 1: Utwórz darmową skrzynkę odbiorczą Parseur do odbierania e-maili

Parseur oferuje bezpłatny plan (na ograniczoną liczbę e-maili miesięcznie) z dostępem do wszystkich funkcji. Kliknij w poniższy link, by założyć konto Parseur.

Po założeniu konta natychmiast otrzymasz dostęp do swojej skrzynki Parseur. Możesz utworzyć dowolną liczbę skrzynek – w zależności od potrzeb i typów przetwarzanych e-maili.

Na potrzeby tego poradnika wybieramy opcję Custom emails – dzięki temu faktury Samy'ego będą mogły być automatycznie zapisane w Google Drive.

Krok 2: Przekieruj e-mail z fakturą do skrzynki Parseur

Po założeniu skrzynki otrzymasz wygenerowany adres e-mail, na który możesz wysyłać wiadomości oraz załączniki do Parseur.

Możesz również ustawić automatyczne przekierowywanie, aby wszystkie potrzebne e-maile automatycznie trafiały do skrzynki Parseur. Przeważnie całość trwa mniej niż 10 sekund!

Gdy załącznik znajdzie się w skrzynce, przejdź do zakładki "fields", wybierz "extras" i zaznacz pole "OriginalDocument".

Ten dodatek umożliwia pobranie, wyodrębnienie oraz eksport oryginalnego e-maila lub załącznika:

Zasady wyodrębniania danych opisujemy szerzej w przewodniku o automatyzacji księgowości w QuickBooks za pomocą Parseur.

Krok 3: Prześlij oryginalne e-maile do Google Drive

W sekcji "Export" w panelu po lewej stronie skrzynki wybierz "Zapier" i wyszukaj "Google Drive".

Jeżeli Google Drive nie wyświetla się w wyszukiwarce, kliknij "create zap" i zostaniesz przeniesiony do kokpitu Zapiera.

Połącz Parseur z Zapier

Zapier to platforma automatyzacji, która łączy różne aplikacje online. Jako zdarzenie początkowe wybierz "new document processed".

Wskaż swoją skrzynkę Parseur, a Zapier pobierze stamtąd wyodrębnione dane.

Połącz Google Drive z Zapier, by automatycznie zapisywać e-maile

Wybierz akcję "upload file", a następnie zaloguj się na swoje konto Google Drive.

Po połączeniu się z kontem, ustaw poniższe pola na podstawie przykładu: wskaż folder Google Drive i wybierz pole url jako źródło file.

Przetestuj Zapa i upewnij się, że e-maile są automatycznie zapisywane w Google Drive

Przetestuj integrację przed jej uruchomieniem! Dzięki tej automatyzacji zapisywanie e-maili w Google Drive będzie odbywało się automatycznie, co przełoży się na oszczędność czasu i możliwość skupienia się na innych zadaniach.