Automatycznie zapisuj e-maile i przetworzone dokumenty w Google Drive

Parseur wyodrębnia uporządkowane dane ze wszystkich Twoich dokumentów i przekazuje je do arkuszy kalkulacyjnych, CRM-ów oraz narzędzi księgowych. Ale same wyodrębnione dane to czasem za mało. Wiele zespołów potrzebuje również przechowywać oryginalne pliki – ze względu na wymagania audytowe, zgodność z przepisami, dostęp dla księgowego lub po prostu po to, by mieć centralne archiwum.

To właśnie obsługuje ta integracja. Za każdym razem, gdy Parseur przetworzy dokument, Zapier automatycznie przesyła oryginalny plik do wybranego folderu na Google Drive. Dostajesz zarówno wyodrębnione dane w docelowych aplikacjach, jak i zachowany oryginalny dokument, bez ręcznego pobierania i wysyłania.

Najważniejsze informacje

• Włączenie pola dodatkowego OriginalDocument w Parseur powoduje, że do każdego wyniku parsowania trafia adres URL do oryginalnego pliku. Zapier wykorzystuje ten adres, aby przesłać plik do Google Drive.
• Oryginalny plik jest zapisywany na Dysku Google obok (a nie zamiast) wyodrębnionych danych. Jeden Zap może archiwizować plik i przekazywać dane do Google Sheets czy QuickBooks w jednym procesie.
• Typowe zastosowania to archiwizacja faktur dla księgowości, przechowywanie umów przez zespoły prawne oraz wymagane archiwa z pełnymi oryginałami dokumentów.
• Ten sam schemat sprawdza się dla OneDrive, Dropboxa oraz każdej innej chmury obsługiwanej przez Zapiera.
• Zarówno Parseur, jak i Zapier, oferują darmowe plany.

Kiedy warto archiwizować oryginały w Google Drive

Większość workflow Parseur skupia się na wysyłaniu wyodrębnionych danych do wybranej aplikacji. Warto dodać archiwizację w Drive, gdy:

• Księgowość i faktury: Zespół finansowy potrzebuje zarówno wyodrębnionych danych faktury w QuickBooks, jak i oryginalnego pliku PDF dostępnego dla księgowego. Zobacz przewodnik po przetwarzaniu faktur.
• Wymogi zgodności i audytu: W niektórych branżach trzeba zachować oryginały dokumentów przez określony czas. Automatyczne zapisywanie każdego dokumentu do folderu Drive z datą tworzy audytowalny archiwum.
• Przechowywanie dokumentów prawnych: Umowy, porozumienia i podpisane formularze powinny znaleźć się w miejscu dostępnym dla całego zespołu, oddzielonym od workflow ekstrakcji.
• Dostęp zespołowy: Dane mogą trafiać do systemów, z których korzysta tylko część pracowników, natomiast oryginały plików powinny być dostępne dla każdego użytkownika firmy przez Drive.
• Backup równoległy do ekstrakcji: Jeśli Twoja główna destynacja danych to niszowe narzędzie lub własny system, kopia na Drive daje zabezpieczenie na wypadek jego awarii.

Jak działa pole OriginalDocument

Parseur przechowuje kopię każdego przychodzącego dokumentu. Po włączeniu dodatkowego pola OriginalDocument w skrzynce, pojawia się ono jako pole URL w wynikach ekstrakcji. Ten adres prowadzi do oryginalnego pliku w formie, w jakiej otrzymał go Parseur.

Zapier odczytuje adres URL i przesyła plik do Google Drive w kolejnym kroku automatyzacji. Po stronie Drive pojawi się dokładnie taki sam dokument, jaki Parseur otrzymał – bez modyfikacji czy nadpisywania.

Aby włączyć pole: w skrzynce Parseur przejdź do Fields, potem Extras i zaznacz OriginalDocument.

Instrukcja krok po kroku: zapisywanie oryginalnych dokumentów w Google Drive przez Zapier

Krok 1: Przekaż dokument do Parseur

Ustaw zasadę automatycznego przekazywania w Gmailu lub Outlooku, aby określone e-maile trafiały automatycznie do Twojej skrzynki Parseur. Możesz też przesłać e-mail testowy ręcznie, aby sprawdzić integrację.

E-mail razem z załącznikami pojawi się w skrzynce w kilka sekund.

Krok 2: Włącz pole dodatkowe OriginalDocument

W skrzynce Parseur wejdź w Fields, a następnie Extras i zaznacz OriginalDocument. To doda pole z adresem URL do wyników, które potem Zapier wykorzysta do uploadu pliku.

Krok 3: Połącz Parseur z Zapier

W Parseur, przejdź do Export, potem Zapier i wyszukaj Google Drive.

Kliknij Create Zap. W Zapier wybierz Parseur jako aplikację wyzwalającą oraz New Document Processed jako zdarzenie.

Połącz swoje konto Parseur i wskaż skrzynkę, z której chcesz archiwizować dokumenty.

Krok 4: Połącz Google Drive i skonfiguruj upload

Wybierz Google Drive jako aplikację akcji oraz Upload File jako zdarzenie. Połącz konto Google Drive.

Wskaż folder docelowy, następnie mapuj pole OriginalDocument.url jako źródło pliku.

Krok 5: Przetestuj i aktywuj

Uruchom test — sprawdź, czy plik pojawi się w wybranym folderze na Dysku Google.

Gdy test przejdzie pomyślnie, aktywuj Zapa. Od tego momentu każdy dokument przetwarzany przez Parseur będzie automatycznie archiwizowany na Google Drive.

Łączenie archiwizacji i wysyłki danych w jednym Zapie

Dzięki wieloetapowemu Zapowi możesz wykonać oba działania naraz. Po wyzwalaczu Parseur dodaj akcję Google Drive do archiwizacji oryginalnego pliku, a następnie kolejną akcję, np. wysyłkę danych do Google Sheets, QuickBooks lub innej aplikacji. Oba kroki uruchomione będą tym samym triggerem, by każdy dokument trafił do archiwum i systemu docelowego jednocześnie.

Więcej na temat przekazywania wyodrębnionych danych do arkuszy – patrz przewodnik integracji z Google Sheets.

Wyodrębnianie danych z plików już zapisanych w Google Drive

Ten artykuł opisuje kierunek wychodzący: Parseur wysyła oryginalne dokumenty do Drive po ich przetworzeniu. Jeśli potrzebujesz procesu odwrotnego (czyli monitorowania folderu Drive i przekazywania nowych plików do Parseur do ekstrakcji), przejdź do przewodnika Google Drive – kierunek przychodzący.