シートベルトを締めて、データ入力自動化による多彩なメリットの世界へ出発しましょう！煩雑な手作業とはお別れし、効率性・正確性、そして少しの“魔法”を感じてください。あなたのデータ処理業務が、舞台裏で緻密に演出されたダンスのようにスムーズに進む様子を想像してみてください。これが自動化の力です。ビッグデータ時代に期待する成果を、現実のものにしてくれます。
データ入力自動化とは？
データ入力自動化、あるいは自動データキャプチャとは、データ収集のプロセスを自動化し、繰り返し発生する作業を効率化・省力化する仕組みです。従業員による手動でのデータ入力は、時間や工数がかかるうえ、ミスも発生しやすいものです。データ入力自動化のシステムを導入すれば、業務効率と生産性は大きく向上し、コスト削減にも直結します。
データ入力自動化は、顧客データ・従業員データ・商品情報・財務取引など、多様な情報処理で活用されています。
会計テクノロジー分野のオピニオンリーダーであるGary Boomer氏は、ほとんどのデータ入力において間もなく人手がほぼ不要になるだろうと述べています。
データ入力自動化のプロセスとは？
仕組みを理解する前に、主なデータ入力の種類を押さえましょう。データ入力自動化は「書類」「フォーム」「ウェブ操作自動化」などさまざまな形で実現できます。
書類
これはPDFや画像、電子メールなど、さまざまな書類からデータを収集するものです。たとえば、eコマースのPDF請求書やGoogleアラートメールの受信データなどが該当します。ParseurやNanonetsといったデータ入力ソフトウェアは、こうした書類から自動的に必要な情報を抽出します。
フォーム
ユーザー情報を収集する調査やアンケートなどのデータです。Google FormsやMicrosoft Forms、そのほかのフォームビルダーサービスで分析・管理できます。
ブラウザー自動化
ウェブブラウザー上での操作や分析を、人手を介さず自動で行う仕組みです。たとえばウェブサイトからのデータ抽出やリンク切れの一括チェック、さまざまなウェブテストの自動化などが挙げられます。Phantombuster や Puppeteer がその代表例です。
アプリケーションAPI連携
異なるアプリケーション間でデータを自動的に転送する方法も、データ入力自動化の一例です。不動産業務でリード情報をCRMに送るワークフローに活用されます。Zapier や UiPath などが多く利用されています。
書類を使ったデータ入力自動化の流れは、次の5ステップにまとめられます。
- 書類のアップロード： PDFや画像、スキャンデータなど、さまざまな形態の非構造化データを書類として受け取ります。まずはこれらをデータ入力自動化ソフトウェアにアップロードするのがスタートです。
- 前処理: 書類を機械が読めるフォーマットへ変換します。ここではAI（人工知能）、NLP（自然言語処理）などのテクノロジーを使い、データを分類・整理します。
AI自動化ソリューションが手作業によるデータ入力に代わり、エラーの発生を防ぎます。"- Deep Cognition, April 2022"
- データ抽出／データパース: 書類の種類に応じて、異なるデータ抽出手法（光学式文字認識（OCR）、テキスト抽出、自動画像アノテーションほか）を活用します。抽出ツールはターゲットの情報を柔軟に抽出するよう最適化可能です。
- データ検証: オプションの工程として、組織は抽出結果を他システムに出力する前に検証できます。自動データ入力ツールによって、重複や改ざんも簡単に検知できます。
- 抽出データのエクスポート: 最終的なデータはGoogle SheetsやERP、CRMシステムなどへ送信・保存します。エクスポート形式はCSV、XML、JSONなどの構造化データです。
非構造化データ、半構造化データ、構造化データの違いについて詳しくはこちら。
2025年おすすめのデータ入力自動化ソフトウェア
データ入力自動化を支えるツールやアプリケーションは多種多様です。通常、これらの自動化ツールはRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）、AI、OCR、ML（機械学習）などを活用し、手入力にまつわるエラーを削減します。
"世界のデータキャプチャソフトウェア市場は2021年から2025年で36億ドル成長が見込まれています。" - Research and Markets, July 2021
ここでは検討すべきデータ入力自動化ソフトウェアの主な例を紹介します。
Parseur
Parseurは手動データ入力を排除し業務効率化を実現するデータ入力自動化ソフトウェアかつAIパースツールです。
"データ入力業務が格段にスピードアップしました。異なるメールソースから、手作業ゼロで必要な情報を自動で一括スプレッドシート化できました。" - Sean D., Cawdor Cars
Parseurはポイント＆クリックで使えるノーコードのソリューションです。
Nanonets
NanonetsはAI・機械学習搭載の高機能データ入力自動化ツールです。特長であるOCRエンジンを活用し、請求書、パスポート、身分証など用途ごとに特化した製品ラインを揃えています。
Phantombuster
PhantombusterはSNSなどウェブプラットフォームからのデータ抽出自動化に特化したオールインワンのウェブスクレイピングツールです。LinkedInのプロフィールデータ抽出など、幅広い自動化を実現できます。
Puppeteer
PuppeteerはNode.jsベースで動作するヘッドレスブラウザ自動化ライブラリで、フロントエンド開発やテストの自動化と効率化に活躍します。Chrome上での自動操作やデータ抽出にも活用されます。
Zapier
Zapierはノーコードの自動化ツールで、複数アプリケーション間をつなぐデータ転送を即時に実現します。4000以上のサービスと連携可能で、手軽に自動ワークフローを組めます。
UiPath
UiPathは業種を問わずさまざまなプロセス自動化をサポートするRPAプラットフォームです。多彩な機能やロボット開発環境を揃え、ビジネスの自動化を推進します。なお、高度な機能を使いこなすには、ある程度のプログラミング知識や学習が必要です。
データ入力自動化のユースケース
「不動産」「保険」など業界を問わず、データ入力自動化は大きな価値をもたらします。ここでは自動データ入力がビジネス課題を解決している実例をいくつかご紹介します。
不動産
不動産業では複数プラットフォームから大量のリード（見込み顧客情報）を受け取ります。リードは自社サイトだけでなくTruliaやZillowといったサードパーティサイトにも広がります。情報量は膨大ですが、形式の違いなどにより、手動での処理は大きな負担です。
不動産市場はスピードが命。顧客対応の遅れは機会損失に直結します。
こうしたリード情報の確認・不動産CRMソリューションへの転記を手作業で行うのは現実的ではありません。データ入力自動化により、業務スピードが飛躍的に向上し成約までがスムーズになります。
"自動化により商業用不動産会社は年間6,000ドルから100万ドルのコスト削減が可能です。" - Forbes, Jun 2020
船荷証券（B/L）
物流事業者にとって、船積書類の手入力は多大な手間となります。近年はペーパーレス船荷証券がスタンダード化しつつあり、データ入力自動化ツールの活用でB/L業務の大幅な効率化が図れます。
ParseurのBoL自動化ワークフローの詳細はこちら。
会計
請求書データの手作業入力は、繁忙期の負荷増大やミスの温床になりがちです。請求書処理プロセスの自動化でエラーを減らし、正確性・信頼性を向上、会計サービス品質の強化が実現できます。照合作業やレポート作成スピードも格段にアップします。
データ入力自動化の主なメリット
ビジネス現場でデータ入力自動化を導入することで得られる主なメリットを解説します。2018年のDeloitte Global RPA調査によれば、自動化導入企業は正確性90％、コンプライアンス92％向上という結果も出ています。
正確性
自動化の大きなメリットは「正確性の向上」です。人手による転記ミスがなくなり、データ不一致や誤りも容易に見つけられます。常に信頼できるデータを確保できるのは自動化ならではの強みです。
"機械学習法を用いるとデータ入力の正確性や迅速性が大きく向上します。" - Sage, July 2020
時間短縮
データ入力タスクにかかる時間が大幅に減少し、スタッフはより価値の高いコア業務に専念できます。
業務効率化
大量のデータ処理も高速・高精度で対応可能となり、人的リソースの有効活用とともに、顧客満足度の向上にもつながります。
コスト削減
手入力が不要となり、人的工数・人件費の削減に加え、高度な自動化もコストパフォーマンスよく実現できます。
セキュリティとガバナンス
データ入力自動化ツールの多くはクラウドベースで、データの安全な一元管理が可能です。アクセス権限の細かな設定、データの自動バックアップ、不正アクセスからの保護など、セキュリティ面も強化されます。Excelなどローカル管理のリスクを減らし、BCP（事業継続計画）にも有効です。
データ入力自動化のこれから
データはあらゆるビジネス活動の中核を担い、企業は消費者行動の把握や戦略的な意思決定のため、より正確なデータ処理を求めています。不正確なデータ記録は、分析の誤りや意思決定ミスにつながるリスクも孕みます。今後もデータ入力自動化の重要性はさらに高まっていくでしょう。
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