PDFからテキストやデータを抽出する作業の難しさを経験した方も多いでしょう。特にPDFからテーブルを手作業で抜き出すのは、まるで難解なパズルを解くようなもの。しかも、その作業に時間をかけていられる人はなかなかいません！
ですが、もう手作業で悩む必要はありません！この記事では、PDF文書から簡単にテーブルを抽出する「秘策」と、自動でそのテーブルをExcelに変換する「魔法」についてご紹介します。
なぜPDFからテーブルを抽出する必要があるのか？
多くの企業や組織がPDF形式で文書をやり取りしています。PDFには注文確認書のようなテキストだけでなく、オンラインストアの製品情報や価格などの表データも埋め込まれていることが一般的です。
PDFテーブル抽出の代表的なユースケース
PDFファイルからテーブルを抽出できれば、PDF内に埋もれたデータを自在にエクスポートし活用できます。抽出したデータは、CRM、ERP、物流管理システムなど、さまざまな業務アプリケーションへ転送可能です。迅速かつ編集可能な表形式でデータ取得できる点が大きなメリットです。
請求書処理
たいていの請求書には、品目・単価・数量などの情報がテーブル形式で記載されています。経理担当者が多数の請求書から明細テーブルを手作業で集計するのは膨大な負担です。請求書のデータキャプチャプロセスを自動化すれば、PDFのテーブル抽出が迅速かつ正確に行えます。
銀行取引明細書
テキストだけの銀行明細書を見かけたことがありますか？ほとんどの場合存在しないでしょう。銀行取引明細書は、たいてい機密取引を表形式で含んでいます。PDFから銀行明細書をExcelに手作業で変換するのは非常に時間がかかります。例えば、大事な取引を見落とした場合、明細書と抽出データを一行ずつ突き合わせて確認しなければならず、大量の時間を要します。
船荷証券（BoL）
請求書や領収書と同様、船荷証券はキャリアによって発行されるPDF文書であり、取引証明として使われます。PDF抽出ツールを活用することで船荷証券のプロセス自動化が可能になり、煩雑な海運関連書類の処理も効率化できます。
旅行確認書
急成長中の旅行業界では、出張や旅行データの追跡方法が重要です。例えば、企業が従業員の出張情報を会計や安全管理目的で追跡する場合です。PDFデータ抽出により、航空会社やフライトスケジュール、ホテル情報などのフィールドを抜き出せます。自動化することで顧客データに素早くアクセスでき、傾向分析やより良い意思決定に役立ちます。
手動でPDFからテーブルを抽出する際の課題
無数のPDFファイルを1件ずつ手作業で開きテーブルを抽出するのは、絶対に避けたいタスクです。手動でPDFからテーブルを抽出する場合の主なデメリットは以下の通りです：
- 単調作業になり、ミスの発生率が高まる
- 膨大なPDF文書のテーブルを抜き出す際、行項目を見落とす可能性がある
- 非常に多くの時間を要し、他業務の生産性が大幅に低下
- セルを1つずつコピーペーストしなければレイアウトが崩れる
幸いなことに、Parseurのような強力なPDFパースツールを使えば、PDFからテーブルを瞬時に自動抽出できます。
ここからは、おすすめのPDFテーブル抽出ツールをご紹介します。
2024年おすすめのPDFテーブル抽出ツール
PDFは世界中で最も普及している文書フォーマットの一つ。クリエイターやビジネス、個人まで幅広く利用されています。PDFから表データを簡単にコピーできる4つの代表的なソリューションをまとめました。
1. ポイント&クリック型テーブル抽出：Parseur
ParseurはAIを活用した強力なPDF解析エンジンで、スキャンしたPDFでもテーブルが簡単に抽出可能です。Parseurは繰り返し発生する表構造だけでなく、個別フィールドの抽出にも対応しています。
2. 基本的なテーブル抽出：Tabula・PDFTables
Tabulaは、記者によって開発された無料のオープンソースツールで、CSVやExcelデータへの抽出・変換が可能です。シンプルで使いやすいインターフェースが特徴のデスクトップアプリで、Java環境が必要です。
PDFTablesは、PDFをExcel・HTML・XML形式へ変換できるテーブル抽出APIで、クラウドベースのアプリケーションとして提供されており、他の技術と組み合わせて利用することも可能です。
ただし、両者ともスキャンPDFのデータ抽出にはOCRエンジンがないため不向きです。また、テーブル抽出のみに特化しているため、請求書番号や日付、確認番号などの他のデータ抽出には適しません。
3. オンラインPDFコンバーター
Cloud ConvertなどのオンラインPDFコンバーターは、特別な要件がない場合にPDF全文を変換する際に最適です。ただし、ほとんどのPDFコンバーターは表をテキストとして認識するため、正しいデータ形式は得られません。
4. AI活用：Nanonets
Nanonetsは人工知能や機械学習によるテーブル抽出を行います。数十件ほどサンプルを学習させることで高い精度が得られます。ただし、学習には時間がかかる上に、抽出結果に問題があれば再度学習と手動修正が必要です。また、複雑なテーブルから個別アイテムの抽出が求められる場合、正しく動作しないこともあります。
ParseurのダイナミックOCR：PDFからわずか数クリックで表を抽出
TabulaやNanonetsと違い、Parseurは革新的なダイナミック光学文字認識（OCR）により、ドキュメント内で動的に変化する項目でも正確な抽出が可能です。
例えば、請求書ごとに明細数が異なる場合、テーブルの長さもそれぞれ違うため、小計や割引、合計額の位置が縦方向に変わることがあります。ParseurのダイナミックOCRを使えば、書類内のテキストラベルにラベル付けしてその相対位置のデータを抽出できます。たとえば、「Grand Total:」というテキストラベルの右側に「Total」フィールドが常にあることを2クリックでParseurに教えられます。
PDFからテーブルを抽出する方法
PDFテーブル抽出は、以下の4ステップだけで完了します：
- ParseurアプリにPDFを直接アップロード（またはメール送信）
- メールボックスを作成。Parseurには業界特化型のメールボックスが用意されていて、あらかじめ定義されたフィールドやテンプレートが使えます。また、完全にカスタムのメールボックスも作成できます。
- サンプル文書を使い、クリック操作で抽出テンプレートを作成。抽出したいテキスト範囲をポイント＆クリックで指定すると、同じ形式の他の文書でもデータが自動抽出されます。
- 解析済みテーブルデータをExcel、Salesforce、Notion、CRMなどの任意アプリへエクスポート
以下の動画で、テーブルフィールド作成からPDFテーブルのExcel出力までの流れをご覧いただけます。
PDFからExcelへのテーブル抽出
テーブルデータを抽出した後、PDFからExcelにテーブルとして展開する方法は主に以下の通りです：
- 自動ダウンロード
- Zapier連携で自動転送
- Power Automate連携でデータ自動運用
抽出したテーブルデータをExcelシートにダウンロードしたい場合は、Parseurのメールボックスで「エクスポート」をクリックするだけで、CSV・XLSX・JSON形式で入手できます。
テーブルデータ抽出を自動化しましょう
要件にあったツールさえ使えば、PDFファイルからのテーブルデータ抽出はもはや悩みの種ではありません。
あなたの製品が大好きです。最初はZapierのパーサーを使っていましたが、Zapierには_テーブルデータを解析する機能が不足していた_ため、mailparser.ioに移行しました。しかしmailparser.ioでも制約があり、最終的には御社の製品に乗り換えました。mailparser.ioの欠点はさておき、御社の製品は全体的に優れているので、乗り換えてよかったと思っています。
よくあるご質問
PDFからテーブルをコピーできますか？
はい。ParseurアプリにPDFをアップロードすれば、自動でテーブルがコピー・抽出されます。そこから、あらゆる表データを抽出できます。
PDFからSheetsにテーブルをコピーする方法は？
Parseurには、Google Sheetsへのリアルタイムエクスポート機能が標準搭載されています。
ParseurでPDFからテキスト抽出も可能ですか？
もちろんです。PDFからテキスト抽出ガイドをご覧ください。
PDFテーブル抽出に関するご質問があれば、お気軽にお問い合わせください！
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