Automatizar las cuentas por pagar (AP) agiliza el procesamiento de facturas al pasar de la introducción manual a un flujo de trabajo automatizado que extrae, verifica y exporta los datos de las facturas a los sistemas contables. Esto reduce los errores manuales, acorta los ciclos de aprobación y disminuye el coste de procesamiento de las facturas.
Puntos clave:
- El coste de procesar una factura digitalmente es de 2,36 dólares, frente a los 15 dólares de las facturas manuales.
- La automatización de las cuentas por pagar (AP) permite pagar las facturas más rápidamente que los métodos tradicionales.
- Parseur ayuda a automatizar las cuentas por pagar de forma automática.
Bienvenido al mundo donde las cuentas por pagar no significan montones de papel, interminables horas de introducción de datos y el siempre presente riesgo de error humano.
¿Qué son las Cuentas por Pagar?
Las cuentas por pagar (AP) se refieren a la cantidad de dinero que una empresa debe a sus proveedores o acreedores por bienes o servicios adquiridos a crédito. Representan la obligación de una empresa de saldar deudas a corto plazo con sus proveedores. Las cuentas por pagar aparecen en el balance de la empresa bajo pasivo corriente, ya que estas obligaciones suelen pagarse en menos de un año.
Retos de las AP tradicionales
Imagina esto: es fin de mes, tu bandeja de entrada desborda de facturas y estás enterrado en hojas de cálculo intentando cuadrar órdenes de compra, nombres de proveedores y montos. Muchos equipos financieros conocen demasiado bien esta situación.
Sobrecarga de facturas:
Cuando las facturas llegan desde múltiples proveedores y canales, como PDFs, emails y copias escaneadas, se vuelve difícil rastrear qué se ha recibido y qué está pendiente. Los equipos financieros suelen pasar horas simplemente organizando y clasificando documentos antes de poder procesarlos de verdad.
Pagos tardíos:
Los retrasos en aprobaciones y rutas manuales pueden generar fácilmente cuellos de botella en los pagos. No cumplir con las fechas de vencimiento no solo afecta las relaciones con los proveedores, sino que también puede ocasionar la pérdida de descuentos por pronto pago y tensar el flujo de caja. Con el tiempo, estos retrasos impactan el pronóstico financiero y la credibilidad ante los proveedores.
Errores en la introducción de datos:
La introducción manual de datos consume tiempo y es propensa a errores. Un número equivocado o un código incorrecto de proveedor puede retrasar la conciliación o generar problemas de cumplimiento. Estos pequeños errores se acumulan, exigiendo más horas de revisión y corrección, así como posibles discrepancias financieras en auditorías.
En resumen, los procesos tradicionales de AP crean ineficiencias que afectan la productividad e incrementan los costes operativos, haciendo que la automatización sea no solo útil, sino necesaria.
Un día típico en la vida de un contable
Para muchos profesionales de finanzas, las cuentas por pagar son más que una tarea rutinaria: es una responsabilidad crítica. Un solo error de introducción de datos o un pago perdido pueden causar importantes discrepancias financieras y tensar las relaciones con los proveedores.
Cada día implica:
- Revisión y verificación de cada factura entrante por su precisión
- Extracción manual de datos clave como nombre del proveedor, fecha y montos
- Introducción de datos en sistemas contables y revisión para evitar errores
- Gestión de aprobaciones, planificación de pagos y conciliaciones, usualmente contra reloj
Aunque estas tareas puedan parecer simples, requieren precisión, concentración y tiempo; tres cosas que suelen faltar en los periodos contables más intensos.
La necesidad de automatizar
A medida que crece el volumen de facturas y se acortan los plazos, incluso los contables más experimentados encuentran difícil seguir el ritmo de los flujos de trabajo manuales. Las horas dedicadas a entrada y verificación de datos se podrían invertir mejor en tareas estratégicas, como análisis financiero o previsiones. Justamente aquí la automatización transforma los procesos repetitivos y propensos a errores en flujos de trabajo inteligentes y sencillos.
Aquí es donde entra la automatización de AP
Se estima que el tamaño del mercado de software contable alcanzará los 19.740 millones de dólares en 2024 y se prevé que llegue a los 30.660 millones de dólares en 2029.
El mercado de la contabilidad es competitivo, y es probable que tu competencia ya haya adoptado la tecnología por eficiencia.
¿Qué es la automatización de AP?
En un entorno tan competitivo, la clave es trabajar de manera más inteligente, no más dura. Ahí es donde entra la automatización de cuentas por pagar (AP). En vez de depender de introducción manual, la automatización de AP digitaliza y simplifica cada paso, desde la recepción de facturas hasta la validación y exportación, minimizando errores humanos y acelerando las aprobaciones.
La automatización moderna de AP combina IA, OCR y aprendizaje automático para extraer datos de inmediato, verificar su exactitud y direccionar documentos a los destinos correctos, eliminando la necesidad de hojas de cálculo o jornadas interminables de introducción manual.
¿Y el resultado? Procesar una factura digitalmente cuesta solo 2,36 dólares, frente a los 15 dólares del procesamiento manual. Una prueba de que la automatización no solo es más rápida, sino mucho más eficiente en costes.
Ventajas de automatizar las AP
Con la automatización, las facturas avanzan más rápido en las aprobaciones, los pagos se hacen a tiempo y tu equipo recupera horas valiosas. No más introducción manual ni búsquedas de información perdida; el sistema lo gestiona todo.
- Pagos más rápidos: Las aprobaciones y los procesos ocurren en minutos y no en días.
- Más tiempo ahorrado: Libera a tu equipo financiero de tareas repetitivas y déjalos enfocarse en la estrategia.
- Menos errores, más ahorro: La automatización reduce los fallos y mantiene la contabilidad precisa.
¿Cómo automatizar las cuentas por pagar?
Aquí entra en acción Parseur, tu compañero en la aventura de las AP. Es como tener un asistente robótico, pero más guay.
Parseur se sitúa a la vanguardia de la automatización de AP, ofreciendo una solución robusta que se integra sin esfuerzo con tus sistemas financieros actuales.
Parseur también “habla” el idioma de las facturas de todos los rincones del mundo (más de 160 idiomas, para ser precisos).
Guía paso a paso sobre cómo usar Parseur para AP
Paso 1: Crea tu cuenta de Parseur
Empieza creando una cuenta gratuita en Parseur. Una vez que la tengas, puedes configurar un extractor de facturas en cuestión de minutos.
Paso 2: Envía tus facturas a Parseur
Reenvía tus facturas directamente al buzón de correo de Parseur. El motor de extracción con IA detecta automáticamente los datos de las facturas y extrae los campos clave.
Paso 3: Automatiza la exportación de datos
Después de extraer, puedes enviar los datos estructurados de tus facturas a cualquier plataforma contable, como QuickBooks, Xero o Zoho Invoice, a través de integraciones directas o herramientas como Zapier o Make.
Resumen rápido
No tendrás que buscar datos perdidos ni gastar horas en introducir información manualmente, Parseur lo hace por ti. Es más que una herramienta; es tu socio de confianza para convertir las cuentas por pagar de un proceso manual en un flujo de trabajo totalmente automatizado. Aprovecha el poder de la automatización y permite que Parseur simplifique el proceso de AP de principio a fin.
Otros recursos sobre facturas:
- Facturación tradicional frente a facturación con IA
- ¿Cómo automatizar la extracción de facturas?
- ¿Cómo extraer datos de las facturas?
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- ¿Cómo enviar datos de facturas a un ERP?
Preguntas frecuentes
Gestionar facturas puede ser complejo, pero automatizar las cuentas por pagar no tiene por qué serlo. A continuación, respondemos las preguntas más comunes sobre automatización de AP y cómo Parseur ayuda a los equipos financieros a simplificar el procesamiento de facturas, ahorrar tiempo y reducir el esfuerzo manual.
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¿Qué es la automatización de AP?
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La automatización de Cuentas por Pagar (AP) utiliza tecnología de IA y OCR para extraer, verificar y organizar datos de facturas de forma automática antes de enviarlos a tu sistema contable. Elimina la entrada manual de datos, reduce errores y agiliza la aprobación de pagos.
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¿Cómo ayuda Parseur a automatizar las cuentas por pagar?
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Parseur extrae campos clave presentes en las facturas, como el nombre del proveedor, la fecha, el monto y los detalles del pago, desde emails, PDFs y documentos escaneados. Después, envía esos datos estructurados directamente a herramientas como QuickBooks, Xero o Zoho Invoice, ahorrando horas de trabajo manual.
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¿Funciona Parseur con todos los formatos de factura?
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Sí. Parseur puede procesar facturas en múltiples formatos y diseños, incluyendo PDFs escaneados, adjuntos de correos electrónicos y archivos de texto. Su motor impulsado por IA se adapta automáticamente a nuevas estructuras de documentos sin una configuración compleja.
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¿Puedo integrar Parseur con mi software de contabilidad actual?
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Por supuesto. Parseur se integra fácilmente con miles de aplicaciones a través de Zapier y Make, permitiendo el flujo automático de datos hacia tus sistemas contables, ERP o de pagos preferidos.
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¿Qué precisión tiene la extracción de datos de Parseur?
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El motor de IA de Parseur logra tasas de precisión entre el 90% y el 99%, reduciendo significativamente el error humano y asegurando que tus datos financieros se mantengan limpios y cumplan con las normativas.
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