En esta guía, aprenderás cómo crear recibos de ventas automáticamente en el software de contabilidad QuickBooks a partir de facturas PDF utilizando Parseur.
Las tareas manuales de ingreso de datos toman horas en completarse y minimizan el crecimiento y la productividad. En el pasado, la introducción de datos de factura en QuickBooks no estaba automatizada y se hacía a mano, pero a medida que tu negocio crece, también lo hace el volumen de facturas. Por ejemplo, imagina que recibes una factura PDF de tus proveedores. ¿No sería más fácil si existiera un flujo de trabajo automatizado para crear los recibos de ventas en QuickBooks automáticamente?
¿Por qué automatizar tu contabilidad en QuickBooks?
Tomemos como ejemplo a Clark Kent. Trabaja en una firma contable y tiene que crear recibos de ventas a partir de facturas todos los días. Los PDFs para las distintas categorías de clientes están en diferentes formatos, y Clark debe revisar manualmente cientos de facturas. Después, para hacer los recibos de venta, tiene que ingresar la información de la factura en QuickBooks.
Si eres contable, estoy seguro de que te identificas con este escenario. ¡Este proceso es tedioso y, para ser honestos, aburrido!
¿Y si pudieras automatizar el proceso de facturación?
El procesamiento automatizado de facturas permite extraer datos de facturas PDF automáticamente. En vez de copiar manualmente, por ejemplo, la "fecha de la factura" y escribirla en QuickBooks, puedes crear una automatización del flujo de trabajo donde los datos se analicen y se envíen a QuickBooks en tiempo real.
Beneficios de automatizar la extracción de facturas PDF a QuickBooks Online
Trabajar con archivos PDF manualmente lleva mucho tiempo, pero combinar QuickBooks Online y Parseur puede reducir el tiempo dedicado a la entrada de datos manual y aumentar la productividad.
Cero errores humanos
De más está decir que usar un sistema automatizado reducirá considerablemente los errores humanos. Los errores y la duplicación en el ingreso de datos de facturas desaparecerán, ya que millones de dólares pueden perderse por un pequeño error en el proceso de facturación.
La eficiencia de costos conduce a mayor rentabilidad
Es difícil rastrear manualmente las facturas recibidas en formato PDF. Perder esos documentos también puede llevar a pagos atrasados. Con Parseur, tendrás un proceso automatizado desde el momento en que una factura PDF llega a tu buzón de entrada.
Seguridad y precisión de los datos
Al recuperar datos manualmente, la inexactitud de los datos puede convertirse en un problema y no está garantizado el mantenimiento de la seguridad de los datos. Con la integración de QuickBooks, Parseur y Zapier, los datos se cifran y almacenan en el servidor en la nube.
Cada vez que Parseur recibe una factura PDF, esta se envía automáticamente a QuickBooks.
Paso 1: Regístrate en el plan gratuito y crea tu buzón de Parseur
Parseur es totalmente y siempre gratis para un número limitado de correos electrónicos enviados al mes, con todas las funciones habilitadas. Elige la opción "facturas" para que los PDF se procesen automáticamente.
Ahorra tiempo y esfuerzo con Parseur. Automatiza tus documentos.
Selecciona Factura como tu tipo de buzón
Paso 2: Sube tu factura a tu buzón de Parseur
Puedes subir las facturas PDF directamente a la app de Parseur o enviarlas por correo electrónico. Si decides reenviar tus facturas por correo electrónico, te recomendamos crear una regla de reenvío automático.
Carga la factura PDF directamente en Parseur
Paso 3: Extrae datos de la factura con IA
Nuestro motor de IA está entrenado para la extracción de datos de facturas sin intervención humana.
Crea una plantilla OCR en Parseur
Los resultados procesados aparecerán así:
Resultados analizados para QuickBooks
Paso 4: Envía los datos extraídos de la factura PDF a QuickBooks
Puedes enviar los datos extraídos a cualquier aplicación que quieras utilizando la integración nativa con Zapier. Ve a "exportar", haz clic en "Zapier" y busca QuickBooks Online.
Nota: Debes tener ya una cuenta en Zapier y QuickBooks.
Selecciona el buzón de Parseur y el evento desencadenante correcto "nuevo documento procesado (con elementos de lista)" para que Zapier pueda recuperar los datos extraídos.
Elige Nuevo documento procesado (con elementos de lista)
Conecta QuickBooks con Zapier para crear tu recibo de ventas
Inicia sesión en tu cuenta de QuickBooks
Una vez conectado, personaliza los campos de datos utilizando los datos extraídos de Parseur para crear el recibo de ventas en QuickBooks.
Paso 5: Envía una prueba de Zapier a QuickBooks
¡Prueba la integración y activa el Zap!
A partir de ahora, cada factura PDF enviada a este buzón se extraerá automáticamente y se generará un nuevo recibo de ventas. Si tienes alguna pregunta sobre cómo integrar Parseur con QuickBooks Online, ¡no dudes en comunicarte con nosotros!
¿Qué es Parseur?
Parseur es un potente software de procesamiento de documentos que te permite extraer datos de correos electrónicos, archivos PDF y documentos, y automatizar tu flujo de trabajo.
Todas las características de Parseur.
¿Qué es QuickBooks?
QuickBooks es un paquete de software de contabilidad desarrollado por Intuit. Crea facturas, organiza tus gastos, mantén el flujo de caja, genera informes de pérdidas y ganancias con QuickBooks.
¿Qué es Zapier?
Zapier es una herramienta de automatización en la nube que conecta aplicaciones. Puedes conectar dos o más aplicaciones para automatizar tareas repetitivas sin necesidad de programar ni depender de desarrolladores para crear la integración.
