En esta guía, aprenderás a crear recibos de ventas automáticamente en el software de contabilidad QuickBooks a partir de facturas PDF utilizando Parseur. Olvídate de la entrada manual de datos y automatiza la extracción de información de tus facturas para optimizar tu proceso contable.
Las tareas manuales de ingreso de datos toman horas en completarse y minimizan el crecimiento y la productividad. Si bien en el pasado la introducción de datos de facturas en QuickBooks se realizaba manualmente, a medida que tu negocio evoluciona, el volumen de facturas también lo hace. ¿Te imaginas poder procesar automáticamente la información de cada factura PDF que recibes de tus proveedores?
¿Por qué automatizar tu contabilidad de QuickBooks?
Imagina a un contable que debe generar recibos de ventas a partir de cientos de facturas diariamente. Estos archivos PDF, provenientes de diferentes clientes, presentan formatos distintos, lo que obliga a nuestro contable a revisarlos manualmente uno por uno. Para elaborar los recibos de ventas, debe ingresar la información de cada factura en QuickBooks a mano.
Si trabajas en contabilidad, seguro te resulta familiar este escenario. ¡Este proceso es tedioso y, para ser honesto, aburrido!
¿Y si pudieras automatizar el proceso de facturación?
El procesamiento automatizado de facturas te permite extraer datos de facturas PDF de forma automática. En lugar de copiar manualmente la "fecha de la factura" e ingresarla en QuickBooks, puedes tener una automatización del flujo de trabajo donde los datos se analizan y se envían a QuickBooks en tiempo real.
Beneficios de automatizar la extracción de datos de facturas PDF a QuickBooks Online
Trabajar con archivos PDF manualmente consume mucho tiempo, pero combinar QuickBooks Online y Parseur puede reducir drásticamente el tiempo dedicado a la entrada manual de datos y aumentar la productividad.
Elimina errores humanos
El uso de un sistema automatizado reduce significativamente los errores humanos. Los errores de entrada de datos de facturas y la duplicación desaparecerán, evitando así la pérdida de millones de dólares que puede ocasionar un solo pequeño error en el proceso de facturación.
Mayor rentabilidad
Rastrear manualmente las facturas recibidas en formato PDF es un proceso complejo y propenso a errores. La pérdida de estos documentos también puede provocar retrasos en los pagos. Con Parseur, contarás con un proceso automatizado desde el momento en que una factura PDF llegue a tu buzón.
Seguridad y precisión de los datos
Al recuperar datos manualmente, la inexactitud de los datos puede convertirse en un problema y la seguridad de los datos no está garantizada. Con la integración de QuickBooks, Parseur y Zapier, los datos se cifran y almacenan en el servidor en la nube.
Pasos para integrar QuickBooks con Parseur para extraer datos de facturas PDF
Recibes una factura PDF, que se carga o se envía por correo electrónico a tu buzón de Parseur automáticamente.
Parseur extrae información específica de la factura, como el número de factura, la fecha de la factura, el nombre del cliente y los detalles de los artículos.
Cada vez que Parseur recibe una factura PDF, la información se envía automáticamente a QuickBooks.
Paso 1: Regístrate para obtener tu plan gratuito y crea tu buzón de Parseur
Parseur es totalmente gratuito para un número limitado de correos electrónicos enviados por mes, con todas las funciones habilitadas. Elige la opción "facturas" para que los PDF se procesen automáticamente.
Ahorra tiempo y esfuerzo con Parseur. Automatiza tus documentos.
Selecciona Factura como tu tipo de buzón
Paso 2: Carga tu factura a tu buzón de Parseur
Puedes cargar las facturas PDF directamente en la aplicación Parseur o enviarlas por correo electrónico. Si eliges reenviar tus facturas por correo electrónico, te recomendamos que crees una regla de reenvío automático.
Carga la factura PDF directamente en Parseur
Paso 3: Extrae datos de la factura con IA
Nuestro motor de IA está entrenado para la extracción de datos de facturas sin ninguna intervención humana.
Crea una plantilla OCR en Parseur
Los resultados analizados aparecerán así:
Resultados analizados para QuickBooks
Paso 4: Envía los datos de la factura extraídos del PDF a QuickBooks
Puedes enviar los datos analizados a cualquier aplicación que desees utilizando la integración nativa con Zapier. Ve a "exportar", haz clic en "Zapier y busca QuickBooks Online.
Nota: Ya deberías tener una cuenta de Zapier y QuickBooks.
Elige el buzón de Parseur y el evento desencadenante correctamente "nuevo documento procesado (con elementos de lista)" para que Zapier pueda recuperar los datos extraídos.
Elige Nuevo documento procesado (con elementos de lista)
Conecta QuickBooks con Zapier para crear tu recibo de ventas
Inicia sesión en tu cuenta de QuickBooks
Una vez conectado, personaliza los campos de datos utilizando los datos analizados de Parseur para crear el recibo de ventas en QuickBooks.
Paso 5: envía una prueba de Zapier a QuickBooks
¡Prueba la integración y activa el Zap!
A partir de ahora, cada factura PDF enviada a este buzón se extraerá automáticamente y se generará un nuevo recibo de ventas. Si tienes alguna pregunta sobre cómo integrar Parseur con QuickBooks Online, ¡no dudes en comunicarte con nosotros!
¿Qué es Parseur?
Parseur es un potente software de procesamiento de documentos que te permite extraer datos de correos electrónicos, archivos PDF y documentos, y automatizar tu flujo de trabajo.
Todas las características de Parseur.
¿Qué es QuickBooks?
QuickBooks es un paquete de software de contabilidad desarrollado por Intuit. Crea facturas, organiza tus gastos, mantén el flujo de caja, genera informes de pérdidas y ganancias con QuickBooks.
¿Qué es Zapier?
Zapier es una herramienta de automatización en la nube que conecta aplicaciones. Puedes conectar dos o más aplicaciones para automatizar tareas repetitivas sin necesidad de programar ni depender de desarrolladores para crear la integración.
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