Sie haben wahrscheinlich schon einmal den Begriff "durchsuchbares PDF" gehört – aber was bedeutet das eigentlich genau? Wenn Sie schon mal wertvolle Zeit damit verschwendet haben, seitenweise nach einer bestimmten Information zu suchen, werden Sie durchsuchbare PDFs zu schätzen wissen. Dabei handelt es sich einfach um Dokumente, die Sie mithilfe von Suchbegriffen oder -phrasen schnell durchsuchen können, anstatt alles Zeile für Zeile lesen zu müssen.
Wie erstellt man nun ein eigenes durchsuchbares PDF? Schauen wir es uns genauer an.
Definition eines durchsuchbaren PDFs
Ein durchsuchbares PDF ist eine Art digitales Dokument, das es Benutzern ermöglicht, innerhalb des Dokuments nach bestimmten Wörtern oder Sätzen zu suchen. Im Gegensatz zu einem nicht durchsuchbaren PDF, bei dem Text als Bild behandelt wird, enthält ein durchsuchbares PDF Text, der mithilfe von Optical Character Recognition (OCR)-Software erkannt und verarbeitet wurde.
Laut Cognitive Market Research wurde der weltweite Markt für PDF-Software, zu dem auch Tools zur Erstellung und Verwaltung durchsuchbarer PDFs gehören, im Jahr 2024 auf etwa 1,85 Millionen Dollar geschätzt. Bis 2031 wird durch digitale Transformationsinitiativen und die zunehmende Nutzung von Cloud-basierten sowie KI-gestützten PDF-Lösungen, die Funktionen wie OCR und intelligente Suche verbessern, mit einer jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 12,4 % gerechnet.
Was macht ein PDF durchsuchbar?
Wenn Sie ein PDF direkt aus Microsoft Word erstellen, können Sie es normalerweise mit Programmen wie Adobe Reader durchsuchen. Benötigen Sie jedoch präzise Informationen oder wurde das PDF aus einem gescannten Dokument erstellt, ist OCR Ihr bestes Werkzeug.
Eine OCR-Software scannt das Dokument, erkennt die darin enthaltenen Zeichen und macht es dadurch durchsuchbar. Laut Global Growth Insights haben rund 68 % der Unternehmen OCR in ihre Arbeitsabläufe integriert, wodurch durchsuchbare PDFs zum Standard im Dokumentenmanagement werden.
Wie konvertiere ich ein PDF in ein durchsuchbares PDF?
Je nach Bedarf gibt es drei gängige Methoden, um PDF-Dokumente durchsuchbar zu machen.
Die manuelle Methode
Diese Methode beinhaltet das Kopieren und Einfügen oder die Eingabe von Text in ein Word-Dokument oder Google-Dokument und das anschließende Speichern im PDF-Format. Anschließend können Sie manuell mithilfe der "Suchfunktion" nach Informationen im Dokument suchen. Diese Methode ist jedoch nur praktikabel, wenn Sie ein oder zwei PDF-Dateien mit einfachen Layouts haben.
Wir raten von manueller Dateneingabe ab, wenn Sie eine große Menge komplexer PDFs haben, die schnell verarbeitet werden müssen.
Online-Konvertierungstools
Online-Tools wie Smallpdf sind kostenlos und einfach zu bedienen. Sie müssen lediglich Ihr PDF hochladen und es wird in ein durchsuchbares PDF umgewandelt.
Der Nachteil dieser Tools besteht darin, dass sie bei großen Datenmengen und komplexen Dateien an ihre Grenzen stoßen.
PDF-OCR-Software
PDF-OCR-Software ist die beliebteste Methode, um ein durchsuchbares PDF zu erzeugen. Sie kann Text mit hoher Genauigkeit erkennen, insbesondere wenn das Dokument Sonderzeichen oder ungewöhnliche Schriftarten enthält.
Vorteile der Verwendung eines durchsuchbaren PDFs durch OCR
OCR-Software wandelt gescannte Dokumente in durchsuchbare PDFs um, wodurch die Suche nach Schlüsselwörtern, einzelnen Wörtern oder Sonderzeichen vereinfacht wird.
Gesteigerte Effizienz bei der Datensuche
Dies ist der größte Vorteil eines durchsuchbaren PDFs, da Sie Zeit und Ressourcen sparen können. Angenommen, Sie erhalten täglich eine große Anzahl von E-Commerce-Bestellungen und müssen manuell nach Informationen wie Kundennamen, Bestellinhalt und Gesamtbetrag suchen.
Die Konvertierung dieser PDF-Bestellungen in durchsuchbare Dokumente spart Ihnen Zeit, und die Weitergabe dieser Informationen an Ihr Team wird deutlich erleichtert.
Die ursprüngliche Formatierung bleibt erhalten
Wenn Sie Online-Konvertierungstools verwenden, stellen Sie oft fest, dass diese die ursprüngliche Formatierung der PDF-Dateien nicht beibehalten können. Dies ist einer der Nachteile der Verwendung kostenloser Online-Tools.
Die Verwendung von PDF-OCR stellt jedoch sicher, dass die ursprüngliche Formatierung erhalten bleibt.
Gesteigerte Produktivität
Die Suche nach Informationen, insbesondere in Spitzenauslastungen, kann stressig sein. Durchsuchbare PDF-Dokumente helfen, den manuellen Zeit- und Ressourcenaufwand zu minimieren. Ihr Team kann sich auf produktivere Aufgaben konzentrieren, wie exzellenten Service für Ihre Kunden zu liefern.
Wie mache ich einen PDF-Text durchsuchbar?
Das Verwenden von Parseur, um ein PDF durchsuchbar zu machen, ist sehr einfach. Parseur ist ein leistungsstarker KI-PDF-Parser mit fortschrittlichen OCR-Funktionen, der entwickelt wurde, um die Automatisierung der Datenextraktion aus Dokumenten zu ermöglichen.
- Sobald Sie das Dokument an Ihr Parseur-Postfach gesendet haben, gehen Sie zu „Felder“, dann zu „Metafelder“ und klicken Sie auf „SearchablePDF“.
- Sobald das Dokument verarbeitet wurde, erhalten Sie einen Link zu einer bereinigten Version Ihres gescannten PDFs, mit korrekt ausgerichteten Seiten und aktualisiertem Text durch OCR, was das Lesen und Suchen erheblich erleichtert.
Das PDF-OCR-Tool wandelt PDF automatisch in durchsuchbare PDFs um. Sie können die neue PDF-Datei entweder im CSV-Format herunterladen oder sie in Echtzeit in jede andere Anwendung exportieren.
Häufige Fragen zu durchsuchbaren PDF-Dateien
Kann Parseur ein PDF in ein durchsuchbares PDF konvertieren?
Nein, Parseur bietet diese Funktion nicht an.
Was ist der Unterschied zwischen einem PDF und einem durchsuchbaren PDF?
Ein normales PDF enthält Bilder oder Inhalte, die nicht ausgewählt oder durchsucht werden können, während ein durchsuchbares PDF mit OCR verarbeitet wurde, sodass sich gezielt nach Schlüsselwörtern suchen lässt.
Welcher PDF-Typ ist durchsuchbar?
Jedes Dokument, das von einer OCR-Engine verarbeitet wurde, ist durchsuchbar.
Ist PDF/A dasselbe wie ein durchsuchbares PDF?
Nein, PDF/A ist eine ISO-Norm, die speziell für die Archivierung und Langzeitaufbewahrung elektronischer Dokumente konzipiert ist.
Warum ist mein PDF-Dokument nicht durchsuchbar?
Nicht alle PDFs sind durchsuchbar. Gescannte Dokumente oder Nur-Bild-Dateien sind nicht durchsuchbar.
Welche Software macht ein PDF durchsuchbar?
PDF-Parser mit OCR-Funktionen sind die besten Werkzeuge, um Dokumente durchsuchbar zu machen.
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