Haben Sie schon einmal den Begriff "durchsuchbares PDF" gehört? In der heutigen schnelllebigen Zeit hat niemand Zeit, Dokumente Seite für Seite nach bestimmten Informationen zu durchsuchen. Einfach ausgedrückt: Ein "durchsuchbares PDF" ist ein Dokument, in dem Benutzer nach bestimmten Wörtern oder Sätzen suchen können.
Aber wie erstellt man ein durchsuchbares Dokument?
Definition eines durchsuchbaren PDFs
Ein durchsuchbares PDF ist eine Art digitales Dokument, das es Benutzern ermöglicht, innerhalb des Dokuments nach bestimmten Wörtern oder Sätzen zu suchen. Im Gegensatz zu einem nicht durchsuchbaren PDF, bei dem Text als Bild behandelt wird, enthält ein durchsuchbares PDF Text, der mithilfe von Optical Character Recognition (OCR)-Software erkannt und verarbeitet wurde.
Was macht ein PDF durchsuchbar?
Wenn Sie ein PDF direkt aus Microsoft Word erstellen, können Sie es normalerweise mit Programmen wie Adobe Reader durchsuchen. Wenn Sie jedoch genaue Informationen benötigen oder das PDF aus einem gescannten Dokument erstellt wurde, ist OCR das beste Werkzeug.
Eine OCR-Software scannt das Dokument, erkennt die darin enthaltenen Zeichen und macht es dadurch durchsuchbar.
Wie konvertiere ich ein PDF in ein durchsuchbares PDF?
Abhängig von Ihren Anforderungen gibt es drei gängige Methoden, um PDF-Dokumente durchsuchbar zu machen.
Die manuelle Methode
Diese Methode beinhaltet das Kopieren und Einfügen oder Eingeben von Text in ein Word-Dokument oder Google-Dokument und das anschließende Speichern im PDF-Format. Anschließend können Sie manuell mithilfe der "Suchfunktion" nach Informationen im Dokument suchen. Diese Methode ist jedoch nur praktikabel, wenn Sie ein oder zwei PDF-Dateien mit einfachen Layouts haben.
Wir raten von manueller Dateneingabe ab, wenn Sie eine große Menge komplexer PDFs haben, die schnell verarbeitet werden müssen.
Online-Konvertierungstools
Online-Tools wie Smallpdf sind kostenlos und einfach zu bedienen. Sie müssen lediglich Ihr PDF hochladen und es wird in ein durchsuchbares PDF umgewandelt.
Der Nachteil dieser Tools besteht darin, dass sie möglicherweise nicht mit großen Datenmengen und komplexen Dateien umgehen können.
PDF-OCR-Software
OCR-Software ist die gängigste Methode, um ein durchsuchbares PDF zu erstellen. Sie kann Text mit hoher Genauigkeit erkennen, insbesondere wenn das Dokument Sonderzeichen oder ungewöhnliche Schriftarten enthält.
Vorteile der Verwendung eines durchsuchbaren PDFs durch OCR
OCR-Software wandelt gescannte Dokumente in durchsuchbare PDFs um, wodurch die Suche nach Schlüsselwörtern, Wörtern oder Sonderzeichen vereinfacht wird.
Gesteigerte Effizienz bei der Datensuche
Dies ist der größte Vorteil eines durchsuchbaren PDFs, da Sie Zeit und Ressourcen sparen können. Angenommen, Sie erhalten täglich eine große Anzahl von E-Commerce-Bestellungen und müssen manuell nach Informationen wie Kundennamen, Bestellinhalt und Gesamtbetrag suchen.
Die Konvertierung dieser PDF-Bestellungen in durchsuchbare Dokumente spart Ihnen Zeit und erleichtert die Weitergabe dieser Informationen an Ihr Team erheblich.
Die ursprüngliche Formatierung bleibt erhalten
Wenn Sie Online-Konvertierungstools verwenden, werden Sie feststellen, dass diese die ursprüngliche Formatierung der PDF-Dateien möglicherweise nicht beibehalten. Dies ist einer der Nachteile der Verwendung kostenloser Online-Tools.
Die Verwendung von PDF-OCR stellt sicher, dass die ursprüngliche Formatierung beibehalten wird.
Gesteigerte Produktivität
Die Suche nach Informationen, insbesondere in Spitzenzeiten, kann stressig sein. Durchsuchbare PDF-Dokumente tragen dazu bei, den Zeit- und Ressourcenaufwand für die manuelle Suche zu reduzieren. So kann sich Ihr Team auf produktivere Aufgaben konzentrieren, z. B. darauf, Ihren Kunden einen exzellenten Service zu bieten.
Wie mache ich einen PDF-Text durchsuchbar?
Die Verwendung von Parseur zum Erstellen von durchsuchbaren PDFs ist ganz einfach. Parseur ist ein robuster PDF-Parser mit leistungsstarken OCR-Funktionen, der entwickelt wurde, um die Automatisierung der Datenextraktion aus Dokumenten zu ermöglichen.
Das PDF-OCR-Tool wandelt PDF automatisch in durchsuchbare PDFs um. Sie können die neue PDF-Datei entweder im CSV-Format herunterladen oder in Echtzeit in eine beliebige andere Anwendung exportieren.
Häufige Fragen zu durchsuchbaren PDF-Dateien
Kann Parseur ein PDF in ein durchsuchbares PDF konvertieren?
Nein, Parseur bietet diese Funktion nicht an.
Was ist der Unterschied zwischen einem PDF und einem durchsuchbaren PDF?
Ein normales PDF enthält Bilder oder Inhalte, die nicht ausgewählt oder durchsucht werden können, während ein durchsuchbares PDF mit OCR verarbeitet wurde, wodurch die Suche nach bestimmten Schlüsselwörtern ermöglicht wird.
Welcher PDF-Typ ist durchsuchbar?
Jedes Dokument, das von einer OCR-Engine verarbeitet wurde, ist durchsuchbar.
Ist PDF/A dasselbe wie ein durchsuchbares PDF?
Nein, PDF/A ist eine ISO-Norm, die sich auf die Archivierung und Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente konzentriert.
Warum ist mein PDF-Dokument nicht durchsuchbar?
Nicht alle PDFs sind durchsuchbar. Gescannte Dokumente oder Nur-Bild-Dateien sind nicht durchsuchbar.
Welche Software macht ein PDF durchsuchbar?
PDF-Parser mit OCR-Funktionen sind die besten Werkzeuge, um Dokumente durchsuchbar zu machen.
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