Wichtigste Erkenntnisse
- Das manuelle Extrahieren von Daten aus gescannten PDFs ist zeitaufwendig, fehleranfällig und ineffizient.
- Die OCR-Technologie automatisiert die Datenextraktion erheblich und verbessert die Genauigkeit und Produktivität.
- Parseur bietet fortschrittliche KI-gestützte OCR-Tools, die verschiedene Dokumentformate effizient verarbeiten.
- Die Wahl des richtigen PDF-Parsers hängt von der Komplexität Ihrer Dokumente und Ihren Datenanforderungen ab.
Was sind gescannte PDFs?
Gescannte PDFs sind Bilddateien, die visuelle Darstellungen von Text und Grafiken enthalten. Im Gegensatz zu regulären, digital erstellten PDFs benötigen gescannte PDFs eine spezielle Technologie, um ihren Inhalt in bearbeitbaren oder durchsuchbaren Text umzuwandeln. Dieser Konvertierungsprozess, die optische Zeichenerkennung (OCR), verwandelt statische Dokumente in verwertbare Daten.
Die Herausforderung der Datenextraktion aus gescannten PDFs
Das Extrahieren von Daten aus gescannten PDFs kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn Ihr Unternehmen große Dokumente verarbeitet. Laut einem Bericht von McKinsey verbringen Mitarbeiter fast 20 % ihrer Arbeitswoche damit, nach internen Informationen zu suchen oder Kollegen ausfindig zu machen, die bei bestimmten Aufgaben helfen können, was die Produktivität erheblich beeinträchtigen kann. Gescannte PDFs, typischerweise Bilder von Text, stellen besondere Herausforderungen dar, da sie nicht direkt bearbeitet oder durchsucht werden können. Die manuelle Datenextraktion aus diesen Dateien führt oft zu kostspieligen Fehlern und Ineffizienzen.
Manuelle PDF-Datenextraktion: Ein reales Szenario
Stellen Sie sich ein reales Beispiel einer mittelgroßen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft vor, die monatlich Hunderte von gescannten Rechnungen von verschiedenen Kunden erhält. Jede Rechnung, die typischerweise im PDF-Format gescannt wird, muss manuell von Mitarbeitern bearbeitet werden, die das gescannte Dokument lesen und wichtige Details wie Rechnungsnummer, Datum, Lieferantenname, Zahlungsbetrag und Fälligkeitsdatum manuell in ein Buchhaltungssystem oder eine Excel-Tabelle eingeben.
Dieser manuelle Prozess umfasst mehrere Schritte:
- Öffnen jeder gescannten PDF einzeln.
- Sorgfältiges Lesen jedes Dokuments Zeile für Zeile.
- Manuelles Eingeben der Daten in das gewünschte System.
- Mehrmaliges Überprüfen der eingegebenen Informationen, um unvermeidliche Fehler zu korrigieren.
Laut Symatrix (2019) liegt die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler bei der manuellen Dateneingabe in einfache Tabellenkalkulationen zwischen 18 % und 40 %. In der Praxis bedeutet dies, dass von 500 manuell bearbeiteten Rechnungen bis zu 25-50 Fehler enthalten können, was zu Zahlungsdifferenzen, falschen Finanzberichten, belasteten Lieferantenbeziehungen und verzögerten Arbeitsabläufen führt.
Herausforderungen bei der Verwendung von Nicht-Parsing-Tools: Eine häufige Falle
Unternehmen verwenden manchmal einfache OCR-Tools, die gescannte Bilder in bearbeitbaren Text umwandeln. Diese Tools haben jedoch häufig Probleme mit unterschiedlichen oder komplexen Layouts. Beispielsweise kann ein Logistikunternehmen gescannte Versandformulare von mehreren Partnern erhalten, die unterschiedliche Layouts verwenden. Nicht spezialisierte OCR-Tools erzeugen oft unstrukturierte und unübersichtliche Ausgaben, so dass die Mitarbeiter zusätzliche Zeit damit verbringen müssen, die Daten neu zu organisieren, wodurch potenzielle Produktivitätsgewinne durch Automatisierung zunichte gemacht werden.
Eine aktuelle Fallstudie von Jumio (2019) ergab, dass führende OCR-Lösungen unter idealen Bedingungen Genauigkeitsraten von 79 % bis 88 % erreichen, bei verschwommenen oder verzerrten Bildern jedoch auf 28 % bis 62 % sinken, was ihre Schwierigkeiten mit komplexen Layouts und Eingaben von schlechter Qualität verdeutlicht.
Die wahren Kosten manueller und Nicht-Parsing-Lösungen
Die kumulativen Auswirkungen manueller oder unzureichender automatisierter Prozesse führen zu erheblichen Produktivitätsverlusten und erheblichen finanziellen Kosten. Laut einer Studie von Sprout HR Solutions belaufen sich die Kosten für die manuelle Dateneingabe allein auf 4,65 $ pro Eintrag. Diese Kosten können sich erheblich summieren; so können beispielsweise manuelle Prozesse im Personal- und Lohnmanagement aufgrund von Ineffizienzen zu jährlichen Umsatzverlusten von 20-30 % führen.
Die indirekten Kosten, einschließlich Mitarbeiterfrustration, erhöhter Mitarbeiterfluktuation und Kundenunzufriedenheit aufgrund von Fehlern, sind ebenso erheblich und können sich negativ auf den Ruf eines Unternehmens auswirken.
Die Rolle von KI und fortschrittlicher OCR bei der PDF-Datenextraktion
Diese Technologien erkennen Text aus gescannten Bildern und interpretieren, strukturieren und organisieren extrahierte Daten intelligent und übertreffen traditionelle OCR-Methoden in Bezug auf Genauigkeit und Effizienz.
Aber welches ist das beste Werkzeug zum Scannen von PDFs?
Bei so vielen Online-Tools, die auf dem Markt verfügbar sind, kann es schwierig sein, die richtige Anwendung für Ihre Bedürfnisse auszuwählen.
Sie sollten in ein Tool investieren, das:
- jedes Format und Layout unterstützt
- große Datenmengen verarbeiten kann
- Tabellendaten extrahieren kann, ohne dass die ursprüngliche Formatierung verloren geht
- diese Daten in Echtzeit an jede andere Anwendung senden kann
Warum ist Parseur das beste Tool zum Extrahieren von Daten aus gescannten PDFs?
Parseur kombiniert fortschrittliche KI-gestützte OCR mit robuster Datenparsing-Technologie und ist daher ideal für die Automatisierung der PDF-Datenextraktion. Wir verstehen, dass dies wie eine voreingenommene Behauptung klingen mag, aber Hunderte von Kunden stimmen uns zu.
Vorteile der Verwendung von Parseur:
- Hohe Genauigkeit: Die KI-gestützte OCR-Technologie von Parseur erreicht Genauigkeitswerte von über 98 %, wodurch manuelle Eingriffe deutlich reduziert werden.
- Flexibilität: Passt sich problemlos an verschiedene Dokumentformate an, darunter Rechnungen, Formulare, Quittungen und Verträge.
- Integration: Nahtlose Integration mit zahlreichen Apps über Zapier und Make, wodurch ein automatisierter Datenfluss direkt in Ihre Workflows ermöglicht wird.
- Skalierbarkeit: Ideal für die Verarbeitung kleiner und großer Dokumentenmengen ohne Kompromisse bei der Genauigkeit.
Wie extrahiere ich Daten aus einem gescannten PDF nach Excel?
Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre gescannte PDF-Datenextraktion zu automatisieren:
Schritt 1: Anmelden und Erstellen Ihrer Parseur-Mailbox
Besuchen Sie Parseur, um sich anzumelden und Ihre kostenlose Testversion zu starten.
Schritt 2: Hochladen Ihrer gescannten PDFs
- Laden Sie Ihre gescannten Dokumente direkt in Parseur hoch.
- Sie können gescannte PDFs auch per E-Mail weiterleiten.
Schritt 3: Die KI extrahiert automatisch Daten aus den gescannten Dokumenten.
- Die KI-gestützte OCR-Technologie erkennt automatisch Text- und Datenmuster.
- Sie können auch eine benutzerdefinierte Vorlage mit den vorgefertigten Feldern erstellen.
Schritt 4: PDF nach Excel
- Befolgen Sie die Anweisungen hier, um PDF-Daten sofort an jede Anwendung zu senden.
Das Extrahieren von Daten aus gescannten PDFs muss nicht kompliziert oder zeitaufwendig sein. Durch die Nutzung fortschrittlicher OCR-Technologie, insbesondere von Tools wie Parseur, können Unternehmen die Produktivität, Genauigkeit und Effizienz ihrer Datenextraktionsprozesse erheblich steigern.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
F: Können wir Daten aus gescannten PDFs extrahieren?
A: Ja, verwenden Sie einen PDF-Parser, um Daten aus gescannten Dokumenten zu extrahieren.
F: Kann Parseur handgeschriebenen Text in gescannten PDFs verarbeiten?
A: Die fortschrittlichen OCR-Funktionen von Parseur können gut geschriebenen handgeschriebenen Text mit beeindruckender Genauigkeit verarbeiten.
F: Ist die Datenextraktion mit Parseur sicher?
A: Absolut. Parseur entspricht der DSGVO und verwendet strenge Verschlüsselung und sichere Cloud-Speicherung, um Ihre Daten zu schützen.
F: Kann ich Parseur in meine bestehende Software integrieren?
A: Ja, Parseur lässt sich nahtlos über Zapier, Make und robuste APIs in zahlreiche Anwendungen integrieren.
F: Kann ChatGPT gescannte Dokumente lesen und Daten daraus extrahieren?
A: ChatGPT kann nur einfache Datenextraktion aus PDFs durchführen.
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