Sei un responsabile RFP o gestisci il processo di richiesta di proposta nella tua organizzazione? Sappiamo che questo ruolo comporta diverse responsabilità, tra cui supervisionare la creazione delle proposte, rispondere alle domande dei fornitori e garantire un processo fluido.
Dedichi molto tempo alla revisione manuale di ogni proposta ricevuta? Vorresti automatizzare queste attività ripetitive?
Se hai risposto "sì", vediamo come Parseur può aiutarti ad automatizzare il processo di richiesta di proposta.
Punti chiave
- Le aziende inviano in media circa 155 RFP all'anno.
- Il processo RFP può richiedere dai 9 mesi ai 3 anni.
- L'automazione delle richieste di proposta è fondamentale per la trasformazione digitale.
Che cos'è una RFP (Richiesta di Proposta)?
Una richiesta di proposta (RFP) è un documento che definisce i requisiti specifici di un progetto e sollecita offerte da fornitori qualificati. Grandi aziende ed enti governativi utilizzano spesso le RFP per garantire trasparenza e attrarre fornitori competenti in grado di comprendere il progetto e offrire risultati eccellenti.
RFP, RFT e RFI: tre documenti diversi
Le richieste di offerta (RFT) sono documenti formali con istruzioni dettagliate inviate ai fornitori, invitandoli a presentare offerte. Le richieste di informazioni (RFI) definiscono l'ambito degli RFP e raccolgono informazioni cruciali sul progetto.
7 passaggi per una RFP efficace
Per redigere una richiesta di proposta convincente che generi numerose risposte, segui questi sette passaggi fondamentali:
- Definisci l'ambito del progetto e il budget: Crea una struttura di progetto chiara e comprensibile per i fornitori, evitando il gergo tecnico.
- Presenta l'azienda e il suo background: Fornisci ai fornitori informazioni sulla tua azienda, i suoi obiettivi e le sue principali tappe. HubSpot suggerisce di:
- Offrire una panoramica dell'azienda
- Evidenziare sfide e opportunità attuali
- Fornire le informazioni di contatto
- Spiega i requisiti del progetto: Assicurati che i requisiti siano dettagliati e chiari, in modo che i fornitori possano comprendere le tue esigenze.
- Includi le sfide del progetto: Descrivi gli ostacoli e le potenziali difficoltà che potrebbero sorgere durante il progetto.
- Definisci i criteri di selezione: Sii trasparente sui criteri di valutazione dei fornitori e su cosa devono soddisfare.
- Rivedi la RFP prima della pubblicazione: Rileggi attentamente la proposta e, una volta soddisfatto, pubblicala e distribuiscila ai potenziali fornitori.
Le aziende inviano in media circa 155 RFP all'anno
Il successo di un progetto dipende dalla qualità della richiesta di proposta. Una RFP incompleta o poco chiara può impedire ai fornitori di proporre la soluzione giusta.
Il processo RFP è lungo e impegnativo
Il processo RFP può richiedere dai 9 mesi ai 3 anni, soprattutto per progetti complessi. La creazione di una RFP dettagliata richiede tempo e le risposte dei fornitori arrivano spesso in diversi formati e layout (e-mail, PDF, fogli Excel), rendendo difficile l'analisi entro scadenze rigide. Avere un responsabile RFP dedicato può non essere sufficiente, causando ritardi nel progetto. Il 67% delle organizzazioni afferma di dover migliorare i tempi di risposta alle richieste dei fornitori.
È ora di automatizzare il processo RFP?
Se riscontri queste problematiche, l'automazione del processo RFP potrebbe essere la soluzione:
- Elevato numero di risposte dei fornitori
- Processo RFP più lungo del previsto
- Mancato rispetto delle scadenze
Conseguenze del non automatizzare il processo RFP
Le organizzazioni che non adottano l'automazione continuano a sprecare tempo e risorse in processi manuali, inefficienti e soggetti a errori.
Cos'è l'automazione RFP?
L'automazione RFP utilizza la tecnologia e il software per semplificare e snellire la creazione, la gestione e la risposta alle richieste di proposta. Gli strumenti di sourcing strategico sfruttano l'intelligenza artificiale (IA) e l'apprendimento automatico (ML).
Vantaggi dell'automazione RFP
Il 41% dei Chief Product Officer sta integrando l'IA nei processi di approvvigionamento. L'automazione RFP elimina le attività manuali e ripetitive, migliorando efficienza, accuratezza e produttività.
Creazione di modelli standard: L'automazione consente di utilizzare modelli standard per le RFP e checklist per garantire l'inclusione di tutte le informazioni necessarie.
Automazione della raccolta delle risposte: È possibile utilizzare questionari standardizzati, fogli di calcolo o l'IA per estrarre le risposte dei fornitori da diversi formati.
Parseur: automatizzare il processo RFP
Parseur è un software di elaborazione intelligente dei documenti con potenti motori OCR che automatizza l'estrazione dei dati dalle richieste di proposta. Parseur consente di inviare le informazioni chiave delle proposte a Fogli Google o altri strumenti per la valutazione delle risposte. La creazione di modelli standardizzati garantisce coerenza e riduce i tempi di lavoro.
Come utilizzare Parseur per l'automazione RFP
Parseur offre un piano gratuito. Registrati e prova le funzionalità. Crea una mailbox Parseur e carica, trascina o invia via e-mail un documento di proposta. Parseur, grazie all'OCR basata sull'IA, riconoscerà il documento e creerà automaticamente i campi dati.
Per estrarre ulteriori dati, crea una casella e seleziona il formato di output. Parseur estrae facilmente anche i dati tabulari.
I dati analizzati appariranno così:
Utilizzo dei dati estratti
Parseur si integra con Zapier, Make e Power Automate per semplificare i flussi di lavoro. Puoi:
- Scaricare i dati in un foglio Excel
- Copiare i dati in Fogli Google in tempo reale
- Inviare i dati a qualsiasi applicazione, come PandaDoc.
Conclusione: automatizza le RFP per una maggiore efficienza
Gestire manualmente le richieste di proposta può essere inefficiente e limitante. L'automazione, invece, offre numerosi vantaggi, permettendo di risparmiare tempo, ridurre gli errori e gestire un maggior volume di RFP. Adottare l'automazione può fare la differenza tra rimanere bloccati nelle attività manuali e cogliere nuove opportunità.
Ulteriori letture
- Utilizzo di Parseur per l'automazione della polizza di carico
- Che cos'è una polizza di carico
- Elaborazione dei documenti di trasporto con l'IA
- Come estrarre dati dai documenti di viaggio
- Come automatizzare gli ordini di lavoro
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