Czy jesteś menedżerem RFP lub osobą odpowiedzialną za zarządzanie zapytaniami ofertowymi w swojej organizacji? Jako menedżer masz na sobie wiele obowiązków — od nadzoru nad tworzeniem zapytań, przez odpowiadanie na oferty dostawców, aż po dbanie, by wszystko przebiegało sprawnie i terminowo.
Mam dla Ciebie dwa pytania: Czy Twój dzień pochłania mnóstwo czasu na ręczną weryfikację i analizę wszystkich otrzymanych ofert? Czy chciałbyś uprościć i zautomatyzować te powtarzalne zadania?
Jeśli właśnie przytaknąłeś, sprawdźmy, jak Parseur może pomóc Ci przyspieszyć i usprawnić automatyzację zapytania ofertowego.
Najważniejsze informacje
- Średnio firmy przygotowują około 155 zapytań ofertowych (RFP) rocznie.
- Proces zapytania ofertowego może zajmować od 9 miesięcy do 3 lat.
- Automatyzacja zapytania ofertowego jest kluczowa dla udanej transformacji cyfrowej.
Czym jest RFP?
Zapytanie ofertowe (Request for Proposal, RFP) to dokument określający szczegółowe wymagania projektu. Następnie jest wysyłany do wybranych dostawców, którzy przygotowują i składają swoje oferty. Z RFP korzystają szczególnie duże korporacje oraz instytucje rządowe.
Głównym celem zapytania ofertowego jest zapewnienie przejrzystości oraz wybór odpowiednich wykonawców, którzy najlepiej zrealizują dany projekt.
RFP a request for tender (RFT) i request for information (RFI) – wyraźne różnice
RFT to formalny dokument zawierający ścisłe instrukcje, wysyłany do dostawców z zaproszeniem do składania ofert cenowych. RFI natomiast służy do zbierania informacji i definiowania przyszłych założeń RFP.
Skuteczny proces RFP – 7 kluczowych kroków
Jest 7 etapów, które zdecydowanie warto uwzględnić, aby stworzyć przejrzyste i zachęcające do odpowiedzi zapytanie ofertowe:
- Zdefiniowanie zakresu projektu i budżetu
Dokładnie określ, czego dotyczy projekt i jakim budżetem dysponujesz. Używaj jasnego, nienasączonego żargonem języka, by komunikat był zrozumiały dla dostawców.
- Przedstawienie firmy i jej kontekstu
Dostawcy mogą nie znać Twojej firmy, dlatego podaj jej krótki opis, kluczowe cele, osiągnięcia i wartości. HubSpot podpowiada, by w tej części:
- Dać ogólne informacje o firmie
- Opisać aktualne wyzwania i możliwości rozwoju
- Udostępnić dane kontaktowe
- Opisanie wymagań projektowych
Wymagania powinny być jasne, kompletne i konkretne. Dzięki temu dostawca zrozumie, czego oczekujesz i czy jest w stanie to dostarczyć.
- Ujęcie wyzwań projektu
Nie ukrywaj potencjalnych trudności ani barier – podziel się swoim spojrzeniem na wyzwania związane z realizacją projektu.
- Określenie kryteriów wyboru
Wyjaśnij, jak będziesz oceniać przesłane oferty i jakie warunki muszą one spełnić.
- Dokładna weryfikacja RFP przed wysłaniem
Przed opublikowaniem koniecznie sprawdź treść zapytania ofertowego. Jeśli wszystko jest kompletne i poprawne, rozdystrybuuj dokument do odpowiednich dostawców.
Średnio firmy przygotowują 155 RFP rocznie
Sukces lub porażka przedsięwzięcia w dużej mierze zależy od jakości zapytania ofertowego. Jeśli dokument jest niejasny lub niepełny, potencjalni dostawcy mogą mieć trudności ze zrozumieniem oczekiwań i zaproponowaniem odpowiednich rozwiązań.
Proces RFP bywa żmudny i długotrwały
Przygotowanie i realizacja RFP może zająć od 9 miesięcy do 3 lat, zwłaszcza przy złożonych projektach.
Już samo opracowanie szczegółowego dokumentu pochłania dużo czasu, a po opublikowaniu zaczynasz otrzymywać wiele zgłoszeń – w różnych formatach, układach czy wersjach, np. w e-mailach, PDF-ach i arkuszach Excel. Ich analiza i porównanie ręcznie jest bardzo czasochłonne.
Często nawet dedykowany menedżer RFP ma duże trudności z terminową obsługą wszystkich zapytań, prowadząc do opóźnień.
Aż 67% organizacji uważa, że powinno poprawić czas reakcji na zgłoszenia dostawców.
Kiedy warto zainwestować w automatyzację zapytania ofertowego?
Jeśli dostrzegasz którykolwiek z poniższych problemów, narzędzie do automatyzacji RFP może być dla Ciebie ogromną pomocą:
- Przeciążenie liczbą odpowiedzi od dostawców
- Wydłużający się czas realizacji procesu RFP
- Przegapianie kluczowych terminów i etapów
Konsekwencje braku automatyzacji procesu RFP
Firmy, które wciąż polegają na ręcznym prowadzeniu procesów związanych z zapytaniami ofertowymi, tracą cenny czas i zasoby i narażają się na większe ryzyko błędów.
Czym jest automatyzacja zapytania ofertowego?
Automatyzacja zapytania ofertowego to wykorzystywanie specjalistycznego oprogramowania i technologii w celu usprawnienia, uporządkowania i uproszczenia całego procesu obsługi zapytań ofertowych.
Nowoczesne narzędzia RFP często stosują sztuczną inteligencję (AI) i uczenie maszynowe (ML), by przyspieszyć zarządzanie dokumentami oraz selekcję odpowiedzi.
Jak automatyzacja zapytania ofertowego optymalizuje procesy?
41% menedżerów ds. produktu planuje wdrożyć AI do procesów zakupowych swoich firm.
Automatyzacja RFP redukuje udział ręcznej pracy w powtarzalnych zadaniach, zwiększając efektywność, przejrzystość i dokładność całego procesu.
Tworzenie standardowych szablonów RFP
Za pomocą automatyzacji możesz korzystać ze spójnych wzorców zapytań, które ułatwiają zarządzanie wymaganiami i istotnymi informacjami przy każdym nowym projekcie. Warto stosować checklisty, by każde RFP zawierało kompletne dane.
Automatyzacja zbierania odpowiedzi od dostawców
Możesz poprosić dostawców o wypełnienie znormalizowanego kwestionariusza lub użyć AI do automatycznego wyodrębniania potrzebnych danych z ich ofert. To znacznie przyspiesza porównywanie odpowiedzi.
Co to jest Parseur i jak wspiera automatyzację zapytania ofertowego?
Parseur to zaawansowane narzędzie do przetwarzania dokumentów, integrujące silniki OCR i automatyczne wyodrębnianie danych z zapytań ofertowych oraz ofert dostawców.
Możesz przekazywać najważniejsze dane z ofert do Arkusza Google, systemu oceny punktowej lub innego narzędzia służącego do analizy. Parseur pozwala tworzyć profesjonalne szablony dla różnych typów RFP i odpowiedzi, oszczędzając czas oraz eliminując ręczne kopiowanie danych.
Jak rozpocząć z Parseur automatyzację zapytań ofertowych?
Parseur udostępnia darmowy plan — wystarczy założyć konto i samodzielnie przetestować jego możliwości. To pierwszy krok do całkowitej automatyzacji.
Po utworzeniu dedykowanej skrzynki Parseur, prześlij, przeciągnij lub podeślij e-mailem dokument zapytania ofertowego bądź odpowiedzi od dostawcy.
Parseur dzięki AI oraz OCR często automatycznie rozpoznaje typ dokumentu i tworzy odpowiednie pola danych.
Jeśli potrzeba, możesz wyodrębnić dodatkowe dane, tworząc własne pole i wybierając odpowiedni format eksportu. Parseur z łatwością obsługuje również tabele.
Przykład wyodrębnionych danych z dokumentu:
Jak możesz wykorzystać te dane?
Parseur umożliwia integrację z innymi narzędziami dzięki natywnym połączeniom, takim jak Zapier, Make czy Power automate.
- Automatyczne zapisywanie danych do Excel
- Synchronizacja z Google Sheets w czasie rzeczywistym
- Przesyłanie danych do dowolnego narzędzia, np. PandaDoc
Skróć czas zamykania zapytań ofertowych dzięki automatyzacji
W tym artykule pokazaliśmy, jak istotną rolę w efektywnym prowadzeniu biznesu odgrywa sprawna i rzetelna obsługa zapytań ofertowych. Ręczne procesowanie RFP to ryzyko błędów, nieefektywność i trudności przy większej skali działań. Automatyzacja zapytania ofertowego eliminuje te problemy, umożliwiając szybki dostęp do danych i skuteczną realizację projektów.
Wdrożenie nowoczesnej automatyzacji może zadecydować, czy Twoja firma pozostanie w tyle, czy będzie skutecznie wykorzystywać rynkowe szanse.
Warto przeczytać
- Jak wykorzystać Parseur do automatyzacji listów przewozowych
- Co to jest list przewozowy
- Przetwarzanie potwierdzeń dostawy z AI
- Jak wyodrębniać dane z dokumentów podróżnych
- Jak zautomatyzować zlecenia robocze
Ostatnia aktualizacja
