あなたはRFPマネージャー、または組織内でRFPプロセスを担当していますか？RFPマネージャーとして、提案依頼書の作成監督やベンダーからの問い合わせ対応、そしてRFPプロセス全体の円滑な運営など、多くの責任を担っていることでしょう。
ここで2つ質問です。
- 日々、手作業で受け取った提案書の確認に多くの時間を費やしていませんか？
- その繰り返し作業を自動化したいと考えたことはありませんか？
もし画面の前で「はい！」とうなずいたなら、Parseurが推進する提案依頼書 自動化によって、RFPプロセスをどのように効率化できるかをご紹介します。
主なポイント
- 企業は年間平均約155件ものRFPを提出しています。
- RFPプロセスの完了には9か月から3年を要することもあります。
- 提案依頼書 自動化はデジタル変革の要です。
RFPとは？
リクエスト・フォー・プロポーザル（RFP、提案依頼書）は、プロジェクトの具体的要件や目的をまとめ、信頼できるベンダーに入札を依頼する公式文書です。主に大手企業や官公庁で活用されています。
RFPは、透明性を高め、プロジェクト内容を深く理解して優れたソリューションを提供できる適切なパートナーを選定するために利用されます。
RFP・RFT・RFIの違い
RFT（リクエスト・フォー・テンダー）は入札依頼文書であり、詳細な手順や条件が記されています。RFI（リクエスト・フォー・インフォメーション）はRFPの範囲を明確にし、情報収集に特化しています。
優れたRFP作成の7つのステップ
効果的なRFPを作成し、質の高い回答を得るには、次の7ステップに沿って進めましょう。
- プロジェクトの範囲と予算設定
ベンダーに分かりやすいプロジェクト概要を作成しましょう。専門用語は避け、明確で簡潔な表現に心がけます。
- 会社紹介・背景の明示
ベンダーは貴社について詳しく知らない可能性があります。会社概要、ビジネス目標、主な実績等を共有すると効果的です。HubSpot はこのセクション作成の3つのヒントを紹介しています：
会社概要を明確に記載する
現在の課題や機会を強調
主要な連絡先情報を提示
プロジェクト要件の説明
ベンダーが要求内容を正しく理解できるよう、詳細かつ具体的に記載しましょう。
- プロジェクトの課題や障壁を明記
現時点での課題や、予想される障壁も正直に記述します。
- 選定基準を明確に
パートナー選定の基準や評価ポイントを詳細に伝えましょう。
- 公開前の最終チェック
内容の誤りや抜け漏れがないか確認し、承認できたらベンダー選定に進みます。
企業は年間で平均155件のRFPを発行
プロジェクトの成否は、提案依頼書の正確性と詳細度に左右されます。情報が不足していたり曖昧な書き方だと、入札業者は最適な提案を作成できません。
RFPプロセスは時間がかかりがち
RFPプロセスの完了には、9か月から3年もの期間がかかる場合があります。特に大規模案件ではなおさらです。
詳細なRFP作成には相当な労力がかかるうえ、ベンダーからの回答は多種多様なフォーマット（例：メール、PDF、Excelなど）で返却されます。短期間で効率的に処理しきるのは容易ではありません。
専任のRFPマネージャーを配置しても処理が追いつかず、プロジェクト遅延のリスクを抱えることもあります。
67%の組織が、サプライヤーからの問い合わせ対応スピードの向上を課題に挙げています。
RFPプロセス自動化が必要なサイン
こんな課題が生じていれば、RFP自動化ツールの活用を検討しましょう。
- ベンダーからの回答が増えて処理しきれない
- RFPプロセスが従来より長引いている
- 重要な締め切りを守れない
RFP自動化を導入しないとどうなるか？
自動化に着手しない場合、手動の非効率な業務が続き、時間的にもリソース的にも大きな浪費となります。
RFP自動化とは？
提案依頼書 自動化とは、RFP作成・管理・回答処理の各段階をソフトウェアやテクノロジーで効率化し、手作業の負担を削減する仕組みです。
RFP自動化ツール（いわゆる戦略的調達ツール）はAIや機械学習（ML）を活用し、自動的に最適化を支援します。
RFP自動化がプロセス最適化に与える効果
41%のチーフプロダクトオフィサーが、調達プロセスでのAI活用を検討しています。
RFPの自動化は、手入力や繰り返し作業を削減し、正確性と作業効率、生産力アップを実現します。
RFP標準テンプレートの作成
自動化によって、すべてのRFPで統一されたテンプレートを即時に利用可能です。抜け漏れチェックリストも作成でき、全必要情報の確実な記載を促します。
ベンダーからの回答収集も自動化
標準アンケートやスプレッドシート提出依頼のほか、AIを利用して様式の異なるベンダー回答も自動的にデータ抽出可能です。
Parseurで提案依頼書 自動化を実現
Parseurはインテリジェントドキュメント処理ソフトウェアです。高性能OCRエンジンにより、RFPや提案書からのデータ抽出を自動化します。
ベンダーからの提案内容を自動的に集約し、Googleスプレッドシートや貴社の評価システム等へ簡単転送できます。
Parseurを使えば、RFPや提案書で統一テンプレートが作成でき、繰り返し業務を省力化して、プロセス全体の時間を大きく短縮します。
ParseurによるRFP自動化のはじめかた
Parseurは無料プランを用意しているため、すぐにサインアップして全機能をお試しいただけます。
Parseurアプリでメールボックスを作成後、RFPや提案書のファイルをアップロード、ドラッグ＆ドロップ、またはメール送信してください。
ほとんどの場合、ParseurのAI OCRがドキュメント種別を自動認識し、必要なデータフィールドも自動生成します。
さらに抽出したい項目がある場合は、該当部分を囲って指定するだけ。下記キャプチャのような表形式データも視覚的に取り出せます。
解析結果のデータはこのように一覧表示されます：
このデータの活用方法
ParseurはZapier、Make、Power automateとネイティブ連携し、他アプリとのワークフローも簡単です。
- Excelシートへの自動出力
- Googleスプレッドシートへの即時送信
- PandaDoc等あらゆるアプリとの自動連携
自動化でRFP案件成立を加速
この記事では提案依頼書（RFP）の重要性と、従来手動で進める際の課題を解説しました。非効率やエラーリスク、大量RFP処理の大変さなど、旧来型の進め方ではビジネスの成長を阻害してしまいます。
自動化技術を導入することで、面倒な事務作業に悩まされることなく、本来注力すべき戦略施策や新規事業機会の発掘に集中できます。
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最終更新日
