Sind Sie ein RFP-Manager oder jemand, der mit dem RFP-Prozess in einem Unternehmen betraut ist? Als RFP-Manager verstehen wir, dass Sie viele verschiedene Aufgaben haben, z. B. die Überwachung der Angebotserstellung, die Beantwortung von Anbieteranfragen und die Sicherstellung eines reibungslosen RFP-Prozesses.
Ich habe zwei Fragen an Sie:
- Benötigen Sie viel Zeit, um alle eingehenden Angebote manuell zu überprüfen?
- Möchten Sie diese banalen Aufgaben automatisieren?
Wenn Sie gerade JA zu Ihrem Laptop geschrien haben, dann lassen Sie uns sehen, wie Parseur Ihnen helfen kann, Ihren RFP-Prozess zu automatisieren und zu optimieren.
Die wichtigsten Punkte
- Unternehmen reichen im Durchschnitt rund 155 RFPs pro Jahr ein.
- Der RFP-Prozess dauert zwischen 9 Monaten und 3 Jahren.
- RFP-Automatisierung ist der Schlüssel zur digitalen Transformation.
Was ist ein RFP?
Ein Request for Proposal (RFP) ist ein Dokument, das die spezifischen Anforderungen eines Projekts beschreibt. Es werden dann Angebote von qualifizierten Anbietern eingeholt. Große Unternehmen und Behörden nutzen RFPs häufig.
Sie werden hauptsächlich eingesetzt, um Transparenz zu gewährleisten und die richtigen Auftragnehmer zu gewinnen, die das Projekt verstehen und hervorragende Leistungen erbringen können.
RFP ist nicht dasselbe wie ein Request for Tender (RFT) oder ein Request for Information (RFI)
RFTs sind formelle Dokumente mit detaillierten Anweisungen, die an Anbieter mit einer Aufforderung zur Abgabe eines Angebots geschickt werden. RFIs definieren den Umfang von RFPs und sammeln wichtige Details über das Projekt.
Ein gutes RFP folgt 7 Hauptschritten
Es gibt sieben Hauptschritte, die Sie befolgen sollten, wenn Sie eine überzeugende Angebotsanfrage schreiben möchten, die viele Antworten erhält.
Definieren Sie den Projektumfang und das Budget: Nehmen Sie sich die Zeit, einen Projekt-Rahmen zu erstellen, den die Anbieter verstehen. Vermeiden Sie Fachjargon und verwenden Sie eine klare Sprache.
Geben Sie den Hintergrund und die Einführung des Unternehmens an: Ein Anbieter ist möglicherweise nicht mit Ihrem Unternehmen vertraut, daher ist es wichtig, etwas über die Geschichte, die Unternehmensziele und einige Meilensteine zu erzählen. HubSpot gibt 3 Tipps für das Schreiben dieses Abschnitts:
- Geben Sie einen Überblick über das Unternehmen
- Heben Sie aktuelle Herausforderungen und Chancen hervor
- Geben Sie Kontaktinformationen an
Erläutern Sie die Anforderungen des Projekts: Achten Sie beim Verfassen der Anforderungen darauf, dass sie detailliert genug sind, damit die Anbieter verstehen, wonach Sie suchen.
Lassen Sie die Herausforderungen im Angebot nicht aus: Erläutern Sie die Hindernisse, mit denen Sie bei diesem Projekt konfrontiert sind, und alle potenziellen Schwierigkeiten, die auftreten können.
Skizzieren Sie die Auswahlkriterien: Seien Sie transparent, wie Sie den richtigen Anbieter auswählen und welche Kriterien die Anbieter erfüllen müssen.
Überarbeiten Sie das RFP, bevor Sie es veröffentlichen: Korrekturlesen Sie das Angebot und veröffentlichen Sie es, sobald Sie zufrieden sind. Verteilen Sie es an potenzielle Anbieter.
Im Durchschnitt reichen Unternehmen jährlich rund 155 RFPs ein
Der Erfolg oder Misserfolg des Projekts hängt davon ab, wie genau die Angebotsanfrage erstellt wurde. Wenn sie unvollständig ist oder nicht leicht verständlich ist, sind die Bieter möglicherweise nicht in der Lage, die richtige Lösung zu entwickeln.
Der RFP-Prozess ist zeitaufwendig und anspruchsvoll
Der RFP-Prozess dauert zwischen 9 Monaten und 3 Jahren, bis er abgeschlossen ist, insbesondere wenn es sich um ein großes Projekt handelt.
Die Erstellung eines detaillierten RFPs nimmt bereits viel Zeit in Anspruch, und zu allem Überfluss kommen die Antworten der Anbieter in großen Mengen und in unterschiedlichen Layouts und Formaten. Die Angebote der Anbieter kommen in verschiedenen Formaten wie E-Mails, PDFs und Excel-Tabellen, was es schwierig macht, sie innerhalb enger Fristen zu sichten.
Natürlich können Sie einen dedizierten RFP-Manager haben, der sich darum kümmert, aber manchmal reicht dies nicht aus, was zu Projektverzögerungen führen kann.
67 % der Unternehmen geben an, dass sie die Zeit für die Beantwortung von Anfragen von Lieferanten verbessern müssen.
Anzeichen dafür, dass Sie Ihren RFP-Prozess automatisieren müssen
Wenn Sie sich in den folgenden Herausforderungen wiederfinden, dann ist es an der Zeit, eine RFP-Software in Ihrem Unternehmen zu integrieren.
- Sie haben eine zunehmende Anzahl von Anbietern, die antworten
- Der RFP-Prozess dauert länger als gewöhnlich
- Sie verpassen wichtige Termine
Was passiert, wenn Sie sich nicht für die RFP-Automatisierung entscheiden?
Unternehmen, die keine RFP-Tools einführen, werden weiterhin Zeit und Mühe mit manuellen RFP-Prozessen verschwenden.
Was ist RFP-Automatisierung?
RFP-Automatisierung bezieht sich auf die Verwendung von Technologie und Software-Tools zur Straffung und Vereinfachung des Prozesses der Erstellung, Verwaltung und Beantwortung von Angebotsanfragen (RFPs).
Eine RFP-Software, auch bekannt als strategisches Beschaffungstool, nutzt künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML).
Wie kann mir die RFP-Automatisierung helfen, Prozesse zu optimieren?
41 % der Chief Product Officers wollen KI in ihre Beschaffungsprozesse integrieren.
Die Request for Proposal Automatisierung zielt darauf ab, manuelle und sich wiederholende Aufgaben im Zusammenhang mit dem RFP-Prozess zu eliminieren und so die Effizienz, Genauigkeit und Produktivität zu verbessern.
Erstellen Sie eine Standardvorlage für RFPs
Sie können die Automatisierung nutzen, indem Sie eine Standardvorlage für die Erstellung aller RFPs verwenden. Sie können auch Checklisten erstellen, um sicherzustellen, dass die RfPs alle Informationen enthalten, die Sie für die Auswahl des richtigen Anbieters benötigen.
Automatisieren Sie das Sammeln von Antworten von Anbietern
Bitten Sie die Anbieter beispielsweise, einen Standardfragebogen oder eine Tabellenkalkulation mit allen Fragen auszufüllen, oder verwenden Sie KI, um Antworten von unterschiedlichen Anbietern zu extrahieren.
Was ist Parseur und wie automatisiert es den RFP-Prozess?
Parseur ist eine Software für intelligente Dokumentenverarbeitung, die mit leistungsstarken OCR-Engines integriert ist und die Datenextraktion aus Angebotsanfragen automatisiert.
Um den Prozess der Antwortsammlung zu automatisieren, können Sie wichtige Informationen aus den Angeboten an ein Google Sheet oder ein anderes Tool senden, das bereits Fragebögen oder Bewertungssysteme für die Bewertung der Antworten der Anbieter enthält.
Parseur erstellt standardisierte Vorlagen für RFPs und Angebote, die für Konsistenz sorgen und Zeit sparen, da sich wiederholende Arbeiten vermieden werden.
Erste Schritte mit Parseur für die RFP-Automatisierung
Parseur hat einen kostenlosen Plan; melden Sie sich an und testen Sie alle Funktionen für Ihren Anwendungsfall. Dies ist der erste Schritt.
Sobald Sie ein Parseur-Postfach innerhalb der Anwendung erstellt haben, laden Sie eines der Angebotsdokumente hoch, ziehen es per Drag & Drop in das Postfach oder senden es per E-Mail an dieses Postfach.
Meistens erkennt Parseur den Dokumenttyp mit seinen KI-OCR-Fähigkeiten und erstellt automatisch Datenfelder.
Wenn Sie noch weitere Daten aus diesem Dokument extrahieren müssen, erstellen Sie ein Feld darüber und wählen Sie das richtige Ausgabeformat. Wie Sie in dem Screenshot unten sehen können, kann Parseur Tabellendaten einfach extrahieren.
Die geparsten Daten sehen dann so aus:
Was können Sie mit diesen Daten tun?
Parseur erleichtert Workflows zwischen verschiedenen Anwendungen durch seine native Integration mit Zapier, Make und Power automate.
- Laden Sie die Daten in eine Excel-Tabelle herunter
- Kopieren Sie die Daten in Echtzeit in Google Tabellen
- Senden Sie Daten an eine beliebige Anwendung wie PandaDoc.
Schließen Sie RFP-Deals schneller mit Automatisierung ab
In diesem Artikel haben wir die integrale Rolle von Request for Proposals (RFPs) in der modernen Geschäftswelt untersucht und gleichzeitig die Herausforderungen hervorgehoben, die mit der manuellen Verwaltung dieser verbunden sind. Von Ineffizienzen und potenziellen Fehlern bis hin zu den Schwierigkeiten, die Skalierung für die Bearbeitung größerer RFP-Mengen zu bewältigen, ist klar, dass die traditionelle Art der RFP-Verarbeitung ein Engpass für Unternehmen sein kann.
Die Einführung von RFP-Automatisierung kann den Unterschied ausmachen, ob man sich in Papierkram verzettelt oder neue Möglichkeiten ergreift.
Weiterführende Lektüre
- Verwendung von Parseur für die Automatisierung von Frachtbriefen
- Was ist ein Frachtbrief
- Verarbeitung von Lieferscheinen mit KI
- Wie man Daten aus Reisedokumenten extrahiert
- So automatisieren Sie Arbeitsaufträge
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