¿Eres un gerente de RFP o alguien que gestiona el proceso de solicitud de propuestas en una organización? Entendemos que tienes múltiples responsabilidades, incluida la supervisión del desarrollo de propuestas, la respuesta a las consultas de los proveedores y la garantía de que el proceso de RFP se desarrolle sin problemas.
Tengo dos preguntas para ti: ¿Tu día a día implica mucho tiempo dedicado a revisar manualmente todas las propuestas que recibes? ¿Te gustaría automatizar esas tareas repetitivas?
Si respondiste SÍ a tu computadora portátil, veamos cómo Parseur puede ayudarte a automatizar tu proceso de RFP.
Puntos clave
- En promedio, las empresas envían alrededor de 155 RFP al año.
- El proceso de RFP tarda entre 9 meses y 3 años en completarse.
- La automatización de RFP es clave para la transformación digital.
¿Qué es una RFP?
Una solicitud de propuesta (RFP) es un documento que describe los requisitos específicos de un proyecto. A partir de ella, se solicitarán ofertas a proveedores calificados. Las grandes corporaciones y agencias gubernamentales son los principales usuarios de las RFP.
Se utilizan principalmente para garantizar la transparencia y atraer a los contratistas adecuados que comprenderán el proyecto y brindarán excelencia.
RFP no es lo mismo que una solicitud de licitación (RFT) o una solicitud de información (RFI)
Las RFT son documentos formales con instrucciones detalladas que se envían a los proveedores con una invitación a ofertar. Las RFI, por otro lado, definen el alcance de las RFP y recopilan detalles importantes sobre el proyecto.
Una buena RFP sigue 7 pasos principales
Hay siete pasos principales que debes seguir si deseas escribir una solicitud de propuesta convincente que genere muchas respuestas.
- Definir el alcance y el presupuesto del proyecto
Tómate el tiempo para crear un marco de proyecto que los proveedores entiendan; evita la jerga técnica y utiliza un lenguaje claro.
- Brindar los antecedentes y la introducción de la empresa
Es posible que un proveedor no esté familiarizado con tu empresa, por lo que es importante proporcionar algo de historia, tus objetivos comerciales y algunos hitos. HubSpot comparte 3 consejos para escribir esta sección:
- Brindar una descripción general de la empresa
- Resaltar los desafíos y oportunidades actuales
- Proporcionar información de contacto
- Explicar los requisitos del proyecto
Al describir los requisitos, asegúrate de que sean lo suficientemente detallados para que los proveedores puedan entender lo que estás buscando.
- No omitas los desafíos de la propuesta
Explica las barreras que enfrentas para este proyecto y cualquier dificultad potencial que pueda surgir.
- Describir los criterios de selección
Sé transparente sobre cómo vas a evaluar al proveedor adecuado y qué criterios deben cumplir.
- Revisar la RFP antes de su publicación
Revisa la propuesta y, una vez que estés satisfecho, publícala y distribúyela entre los posibles proveedores.
En promedio, las empresas envían alrededor de 155 RFP al año
El éxito o el fracaso del proyecto depende de la precisión con la que se haya creado la solicitud de propuesta. Si carece de información o no es fácilmente comprensible, es posible que los licitadores no puedan diseñar la solución correcta.
El proceso de RFP es lento y desafiante
El proceso de RFP toma entre 9 meses a 3 años en completarse, especialmente si se trata de un proyecto enorme.
Crear una RFP detallada ya lleva mucho tiempo y, para colmo, cuando recibes respuestas de los proveedores, estas llegan en grandes cantidades y en diferentes diseños y formatos. Las propuestas de los proveedores vienen en diferentes formatos, como correos electrónicos, archivos PDF y hojas de cálculo de Excel, lo que dificulta su revisión dentro de plazos ajustados.
Claro, puedes tener un administrador de RFP dedicado que se encargue de esto, pero, a veces, esto puede no ser suficiente, lo que puede resultar en retrasos en el proyecto.
El 67 % de las organizaciones dicen que necesitan mejorar el tiempo que lleva resolver las consultas de los proveedores.
Señales de que necesitas automatizar tu proceso de RFP
Si te identificas con los desafíos a continuación, entonces es hora de integrar una herramienta RFP en tu organización:
- Tienes un número creciente de respuestas de proveedores.
- El proceso de RFP está tardando más de lo habitual en completarse.
- Estás perdiendo plazos importantes.
¿Qué pasará si no adoptas la automatización de RFP?
Las organizaciones que no adopten herramientas de RFP seguirán desperdiciando tiempo y esfuerzo en procesos manuales de RFP.
¿Qué es la automatización de RFP?
La automatización de RFP se refiere al uso de tecnología y herramientas de software para agilizar y simplificar el proceso de creación, gestión y respuesta a solicitudes de propuestas (RFP).
Una tecnología de software RFP, también conocida como herramienta de abastecimiento estratégico, aprovecha la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML).
¿Cómo puede ayudarme la automatización de RFP a optimizar los procesos?
El 41% de los directores de producto buscan incorporar la IA en sus procesos de adquisición.
La automatización de RFP tiene como objetivo eliminar las tareas manuales y repetitivas asociadas con el proceso de RFP, mejorando la eficiencia, la precisión y la productividad.
Crear una plantilla estándar para RFP
Puedes utilizar la automatización utilizando una plantilla estándar para crear todas las RFP. También puedes crear una lista de verificación para garantizar que las RFP contengan toda la información que necesitas para seleccionar el proveedor correcto.
Automatizar la recopilación de respuestas de los proveedores
Por ejemplo, pidiéndoles que completen un cuestionario o una hoja de cálculo estándar con todas las preguntas o utilizando IA para extraer respuestas de proveedores dispares.
¿Qué es Parseur y cómo automatiza el proceso de RFP?
Parseur es un software de procesamiento inteligente de documentos integrado con potentes motores OCR que automatiza la extracción de datos de solicitudes de propuestas.
Para automatizar el proceso de recopilación de respuestas, puedes enviar información clave de las propuestas a una hoja de Google u otra herramienta que ya contenga cuestionarios o sistemas de puntuación para evaluar las respuestas de los proveedores.
Parseur crea plantillas estandarizadas para RFP y propuestas, lo que garantiza la coherencia y ahorra tiempo al evitar el trabajo repetitivo.
Introducción a Parseur para la automatización de RFP
Parseur tiene un plan gratuito; siéntete libre de registrarte y probar todas las funciones para tu caso de uso. Este será el primer paso.
Una vez que hayas creado un buzón de Parseur dentro de la aplicación, carga, arrastra y suelta o envía por correo electrónico uno de los documentos de propuesta a ese buzón.
La mayoría de las veces, Parseur reconocerá el tipo de documento con sus capacidades de OCR de IA y creará campos de datos automáticamente.
Si aún necesitas extraer otros datos de ese documento, crea un cuadro sobre él y elige el formato de salida correcto. Como puedes ver en la captura de pantalla a continuación, Parseur puede extraer fácilmente datos tabulares.
Los datos analizados se verán así:
¿Qué puedes hacer con estos datos?
Parseur facilita los flujos de trabajo entre diferentes aplicaciones a través de su integración nativa con Zapier, Make y Power Automate.
- Descargar los datos a una hoja de Excel
- Copiar datos a Hojas de cálculo de Google en tiempo real
- Enviar datos a cualquier aplicación como PandaDoc.
Cerrar tratos de RFP más rápido con automatización
A lo largo de este artículo, hemos explorado el papel integral que desempeñan las solicitudes de propuestas (RFP) en los negocios modernos, al mismo tiempo que destacamos los desafíos de administrarlas manualmente. Desde las ineficiencias y los errores potenciales hasta la lucha por ampliar la escala para manejar grandes volúmenes de RFP, está claro que la forma tradicional de procesar las RFP puede ser un cuello de botella para las empresas.
Adoptar esta tecnología puede significar la diferencia entre atascarse en el papeleo y aprovechar nuevas oportunidades.
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