Êtes-vous responsable des appels d'offres ou gérez-vous le processus d'appel d'offres au sein de votre organisation ? En tant que professionnel du domaine, vous comprenez les multiples responsabilités que cela implique, notamment la supervision de l'élaboration des propositions, la réponse aux questions des fournisseurs et la garantie du bon déroulement du processus.
Deux questions me viennent à l'esprit : - Passez-vous beaucoup de temps à examiner manuellement chaque proposition reçue ? Souhaitez-vous automatiser ces tâches fastidieuses ?
Si vous venez de répondre OUI à votre écran, découvrez comment Parseur peut vous aider à automatiser votre processus d'appel d'offres.
Points clés à retenir
- Les entreprises soumettent en moyenne 155 appels d'offres par an.
- Le processus d'appel d'offres prend entre 9 mois et 3 ans.
- L'automatisation des appels d'offres est un élément clé de la transformation numérique.
Qu'est-ce qu'un appel d'offres ?
Un appel d'offres (RFP) est un document qui décrit les exigences spécifiques d'un projet et sollicite des offres de fournisseurs qualifiés. Les grandes entreprises et les organismes gouvernementaux sont les principaux utilisateurs des appels d'offres.
Leur objectif principal est d'assurer la transparence et d'attirer les entrepreneurs compétents qui comprennent le projet et fournissent un travail de qualité.
Un appel d'offres diffère d'une demande de soumission (RFT) ou d'une demande d'information (RFI)
Les RFT sont des documents formels contenant des instructions détaillées envoyées aux fournisseurs, les invitant à soumettre une offre. Les RFI définissent la portée des appels d'offres et recueillent des informations importantes sur le projet.
Un appel d'offres efficace suit 7 étapes principales
Pour rédiger un appel d'offres convaincant qui suscite de nombreuses réponses, suivez ces sept étapes clés :
Définir la portée et le budget du projet : Créez un cadre clair et compréhensible pour les fournisseurs, en évitant le jargon technique et en utilisant un langage clair.
Présenter l'historique et l'entreprise : Fournissez un contexte aux fournisseurs potentiels en décrivant l'historique de votre entreprise, vos objectifs et vos réalisations marquantes. HubSpot propose 3 conseils pour rédiger cette section :
- Fournir une vue d'ensemble de l'entreprise
- Mettre en évidence les défis et les opportunités actuels
- Fournir les coordonnées
Détailler les exigences du projet : Assurez-vous que les exigences sont suffisamment détaillées pour que les fournisseurs comprennent clairement vos attentes.
Identifier les défis potentiels : Expliquez les obstacles et les difficultés potentielles liés au projet, en faisant preuve de transparence.
Décrire les critères de sélection : Indiquez clairement comment vous évaluerez les fournisseurs et les critères à respecter.
Relire l'appel d'offres avant sa publication : Relisez attentivement la proposition et publiez l'appel d'offres auprès des fournisseurs potentiels une fois satisfait.
En moyenne, les entreprises soumettent environ 155 appels d'offres par an
Le succès d'un projet dépend de la qualité de l'appel d'offres. Des informations manquantes ou un manque de clarté peuvent empêcher les soumissionnaires de proposer la solution adéquate.
Le processus d'appel d'offres est long et complexe
Le processus d'appel d'offres peut prendre entre 9 mois et 3 ans, surtout pour les projets d'envergure.
La création d'un appel d'offres détaillé prend du temps, et les réponses des fournisseurs arrivent souvent en masse, dans des formats et des mises en page différents, ce qui rend difficile leur examen rapide.
Embaucher un responsable des appels d'offres dédié peut ne pas suffire, entraînant des retards dans le projet.
67 % des organisations déclarent avoir besoin d'améliorer les délais de traitement des demandes des fournisseurs.
Signes que vous devriez automatiser votre processus d'appel d'offres
Si vous rencontrez les difficultés suivantes, il est temps d'intégrer un outil d'automatisation des appels d'offres dans votre organisation :
- Augmentation du nombre de réponses de fournisseurs
- Processus d'appel d'offres plus long que prévu
- Difficulté à respecter les délais importants
Conséquences de la non-adoption de l'automatisation des appels d'offres
Les organisations qui n'adoptent pas d'outils d'automatisation des appels d'offres continueront de gaspiller du temps et des efforts sur des processus manuels.
Définition de l'automatisation des appels d'offres
L'automatisation des appels d'offres consiste à utiliser des technologies et des logiciels pour rationaliser et simplifier la création, la gestion et la réponse aux appels d'offres.
Les logiciels d'appel d'offres, également appelés outils de sourcing stratégique, s'appuient sur l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML).
Avantages de l'automatisation des appels d'offres pour l'optimisation des processus
41 % des directeurs de produits souhaitent intégrer l'IA dans leurs processus d'approvisionnement.
L'automatisation des appels d'offres vise à éliminer les tâches manuelles et répétitives, améliorant ainsi l'efficacité, la précision et la productivité.
Créer un modèle standard pour les appels d'offres
L'automatisation permet d'utiliser un modèle standard pour tous les appels d'offres. Vous pouvez également créer une liste de contrôle pour vous assurer que les appels d'offres contiennent toutes les informations nécessaires à la sélection du bon fournisseur.
Automatiser la collecte des réponses des fournisseurs
Demandez aux fournisseurs de remplir un questionnaire standardisé ou une feuille de calcul contenant toutes les questions, ou utilisez l'IA pour extraire les réponses de différents formats.
Qu'est-ce que Parseur et comment automatiser le processus d'appel d'offres ?
Parseur est un logiciel de traitement intelligent de documents doté de puissants moteurs d'OCR qui automatise l'extraction de données à partir des appels d'offres.
Pour automatiser la collecte des réponses, vous pouvez envoyer les informations clés des propositions vers une feuille de calcul Google ou un autre outil contenant des questionnaires ou des systèmes de notation pour évaluer les réponses des fournisseurs.
Parseur crée des modèles standardisés pour les appels d'offres et les propositions, garantissant la cohérence et un gain de temps en évitant les tâches répétitives.
Démarrer avec Parseur pour l'automatisation des appels d'offres
Parseur propose un plan gratuit. N'hésitez pas à vous inscrire et à tester toutes les fonctionnalités pour votre cas d'utilisation.
Une fois que vous avez créé une boîte aux lettres Parseur dans l'application, téléchargez, glissez-déposez ou envoyez par e-mail l'un des documents de proposition vers cette boîte aux lettres.
Grâce à ses capacités d'IA et d'OCR, Parseur reconnaîtra le type de document et créera automatiquement des champs de données.
Si vous devez extraire d'autres données du document, créez une zone et choisissez le format de sortie souhaité. Comme illustré ci-dessous, Parseur peut facilement extraire des données tabulaires.
Les données extraites ressembleront à ceci :
Que pouvez-vous faire avec ces données ?
Parseur facilite les flux de travail entre différentes applications grâce à son intégration native avec Zapier, Make et Power Automate.
- Télécharger les données vers une feuille de calcul Excel
- Copier des données vers Google Sheets en temps réel
- Envoyer des données vers n'importe quelle application telle que PandaDoc.
Concluez des appels d'offres plus rapidement grâce à l'automatisation
Dans cet article, nous avons exploré le rôle crucial des appels d'offres (RFP) dans le monde des affaires moderne, tout en soulignant les défis liés à leur gestion manuelle. Des inefficacités aux erreurs potentielles, en passant par les difficultés à gérer des volumes importants d'appels d'offres, il est clair que les méthodes traditionnelles peuvent constituer un obstacle pour les entreprises.
L'adoption de l'automatisation des appels d'offres peut faire la différence entre s'enliser dans la paperasserie et saisir de nouvelles opportunités.
Lectures complémentaires
- Utilisation de Parseur pour l'automatisation des connaissements
- Qu'est-ce qu'un connaissement
- Traitement des bons de livraison avec l'IA
- Comment extraire des données de documents de voyage
- Comment automatiser les ordres de travail
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