Você é um gerente de RFP ou alguém que lida com o processo de RFP em uma organização? Como gerente de RFP, nós entendemos que você tem várias responsabilidades, incluindo supervisionar o desenvolvimento de propostas, responder às perguntas dos fornecedores e garantir que o processo de RFP esteja ocorrendo sem problemas.
Tenho duas perguntas para você: – O seu dia envolve muito tempo para revisar manualmente todas as propostas que você recebe? Você gostaria de automatizar essas tarefas repetitivas?
Se você acabou de responder SIM para o seu computador, vamos ver como o Parseur pode ajudá-lo a automatizar seu processo de RFP.
Principais conclusões
- Em média, as empresas enviam cerca de 155 RFPs anualmente.
- O processo de RFP leva entre 9 meses a 3 anos para ser concluído.
- A automação de RFP é a chave para a transformação digital.
O que é uma RFP?
Uma Solicitação de Proposta (RFP) é um documento que descreve os requisitos específicos de um projeto e solicita propostas de fornecedores qualificados. Grandes corporações e agências governamentais são os principais usuários de RFPs.
Elas são usadas principalmente para garantir transparência e atrair os contratados certos que entenderão o projeto e entregarão excelência.
RFP não é o mesmo que uma solicitação de licitação (RFT) ou solicitação de informação (RFI)
RFTs são documentos formais com instruções detalhadas enviadas aos fornecedores com um convite para licitar. RFIs definem o escopo das RFPs e coletam detalhes importantes sobre o projeto.
Uma boa RFP segue 7 etapas principais
Existem sete etapas principais a seguir se você deseja escrever uma solicitação de proposta atraente que receberá muitas respostas.
- Definir o escopo e o orçamento do projeto
Reserve um tempo para criar uma estrutura de projeto que os fornecedores entendam; evite jargões técnicos e utilize uma linguagem clara.
- Fornecer o histórico e a introdução da empresa
Um fornecedor pode não estar familiarizado com sua empresa. Portanto, é importante fornecer algum histórico, seus objetivos de negócios e alguns marcos. HubSpot compartilha 3 dicas para escrever esta seção:
Fornecer uma visão geral da empresa
Destacar os desafios e oportunidades atuais
Oferecer informações de contato
Explicar os requisitos do projeto
Ao detalhar os requisitos, você deve garantir que sejam detalhados o suficiente para que os fornecedores possam entender o que você está buscando.
- Não omita os desafios da proposta
Explique as barreiras que está enfrentando para este projeto e quaisquer dificuldades potenciais que possam surgir.
- Descrever os critérios de seleção
Seja transparente sobre como você avaliará o fornecedor certo e quais critérios precisam ser atendidos pelos fornecedores.
- Revisar a RFP antes de publicá-la
Revise a proposta e, quando estiver satisfeito, publique a RFP e distribua-a entre os potenciais fornecedores.
Em média, as empresas enviam cerca de 155 RFPs anualmente
O sucesso ou fracasso do projeto depende de quão precisa a solicitação de proposta foi criada. Se faltar informação ou não for facilmente compreensível, os licitantes podem não conseguir projetar a solução correta.
O processo de RFP é demorado e desafiador
O processo de RFP leva entre 9 meses a 3 anos para ser concluído, especialmente se for um projeto extenso.
Criar uma RFP detalhada já leva muito tempo e, além disso, quando você recebe respostas dos fornecedores, elas vêm em grande volume e em diferentes layouts e formatos. As propostas dos fornecedores chegam em formatos diversos, como e-mails, PDFs e planilhas do Excel, o que torna a análise árdua dentro de prazos apertados.
Claro, você pode ter um gerente de RFP dedicado para cuidar disso, mas, às vezes, isso pode não ser suficiente, causando atrasos no projeto.
67% das organizações afirmam que precisam melhorar o tempo que levam para resolver as consultas dos fornecedores.
Sinais de que você precisa automatizar seu processo de RFP
Se você enfrenta os desafios listados abaixo, é hora de integrar uma ferramenta RFP à sua organização.
- Crescente número de respostas de fornecedores
- Processo de RFP demorando mais que o habitual
- Perda de prazos importantes
O que acontecerá se você não adotar a automação de RFP?
Organizações que não adotam ferramentas de RFP continuarão a desperdiçar tempo e esforço em processos manuais de RFP.
O que é automação de RFP?
Automação de RFP refere-se ao uso de tecnologia e ferramentas de software para simplificar e otimizar o processo de criação, gerenciamento e resposta a solicitações de propostas (RFPs).
Uma tecnologia de software RFP, também conhecida como ferramenta de sourcing estratégico, utiliza inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML).
Como a automação de RFP pode me ajudar a otimizar os processos?
41% dos diretores de produto estão procurando incorporar IA em seus processos de compras.
A automação de RFP visa eliminar tarefas manuais e repetitivas associadas ao processo de RFP, melhorando a eficiência, a precisão e a produtividade.
Criar um modelo padrão para RFPs
Você pode automatizar utilizando um modelo padrão para criar todas as RFPs. Além disso, pode criar uma lista de verificação para assegurar que as RFPs contenham todas as informações necessárias para a seleção do fornecedor correto.
Automatizar a coleta de respostas dos fornecedores
Por exemplo, pedindo para que eles preencham um questionário ou planilha padrão com todas as questões, ou usando IA para extrair respostas de fornecedores diversos.
O que é Parseur e como ele automatiza o processo de RFP?
Parseur é um software de processamento inteligente de documentos integrado com motores de OCR poderosos que automatiza a extração de dados de solicitações de propostas.
Para automatizar o processo de coleta de respostas, você pode transmitir as informações importantes das propostas para uma planilha do Google ou outra ferramenta que já contenha questionários ou sistemas de pontuação para avaliar as respostas dos fornecedores.
O Parseur cria modelos padronizados para RFPs e propostas, garantindo consistência e economizando tempo, evitando trabalho repetitivo.
Começando a usar o Parseur para automação de RFP
O Parseur tem um plano gratuito; sinta-se à vontade para se inscrever e testar todos os recursos para o seu caso de uso. Este será o primeiro passo.
Depois de criar uma caixa de correio do Parseur no aplicativo, carregue, arraste e solte ou envie por e-mail um dos documentos da proposta para essa caixa.
Na maioria das vezes, o Parseur reconhecerá o tipo de documento com seus recursos de OCR de IA e criará campos de dados automaticamente.
Se você ainda precisar extrair outros dados desse documento, crie uma caixa sobre ele e escolha o formato de saída correto. Como mostrado na captura de tela abaixo, o Parseur pode extrair facilmente dados tabulares.
Os dados analisados serão assim:
O que você pode fazer com esses dados?
O Parseur facilita os fluxos de trabalho entre diferentes aplicativos por meio de sua integração nativa com Zapier, Make e Power Automate.
- Baixar os dados para uma planilha do Excel
- Copiar dados para o Planilhas Google em tempo real
- Enviar dados para qualquer aplicativo, como PandaDoc.
Feche negócios RFP mais rapidamente com automação
Ao longo deste artigo, exploramos o papel integral que as Solicitações de Propostas (RFPs) desempenham nos negócios modernos, ao mesmo tempo que destacamos os desafios de gerenciá-las manualmente. Das ineficiências e erros potenciais à luta com a escalabilidade para lidar com maiores volumes de RFPs, é claro que a forma tradicional de processar RFPs pode ser um gargalo para as empresas.
Adotar essa tecnologia pode significar a diferença entre ficar atolado em papelada e aproveitar novas oportunidades.
Leitura adicional
- Usando o Parseur para automação de conhecimento de embarque
- O que é um conhecimento de embarque
- Processando notas de entrega com IA
- Como extrair dados de documentos de viagem
- Como automatizar ordens de serviço
Última atualização em
