Maak een document aan in Google Docs vanuit een sjabloon

Door Parseur te koppelen aan Google Docs via Zapier kun je automatisch documenten aanmaken in Google Docs op basis van gegevens die zijn geëxtraheerd uit e-mails, PDF's en andere documenten die met Parseur zijn verwerkt.

Google Docs integratie

Google Docs is een gratis tekstverwerker van Google binnen de Google Workspace (voorheen G Suite) productiviteitssuite. Dankzij de naadloze samenwerking met andere Google Workspace-tools zoals Google Sheets, Google Slides en Gmail, én een uitgebreid aanbod aan sjablonen voor onder meer cv’s, brieven, rapporten en notulen, kun je efficiënt werken.

Er zijn vijf manieren om Google Docs te integreren om je processen te automatiseren:

1. Via Google Workspace-integraties
2. Met Zapier
3. Eigen API’s
4. Add-ons en extensies
5. Samenwerkingstools

Waarom Parseur en Google Docs integreren?

1. Automatisch documenten aanmaken: Genereer automatisch documenten zoals facturen, rapporten of contracten, zodat je tijd bespaart en minder handmatig werk hoeft te doen.
2. Minder fouten: Door automatisering voorkom je fouten die kunnen ontstaan bij handmatige gegevensinvoer. Zo blijven al je documenten accuraat.
3. Meer efficiëntie: Automatiseer je workflow, zodat je sneller documenten kunt laten verwerken en genereren.
4. Schaalbaarheid: Deze integratie groeit mee met je bedrijf. Verwerk eenvoudig meer documenten naarmate je bedrijf groter wordt, zonder extra werkdruk.

Wat heb je nodig

Voor deze integratie heb je het volgende nodig:

• Een Parseur-account met een ingerichte mailbox
• Een Google Docs-document dat als sjabloon dient
• Een Zapier-account

Stap 1: Maak een Parseur mailbox aan

Ben je nieuw bij Parseur? Maak dan eerst een account aan. Kies bij het opzetten van je Parseur mailbox voor de AI-assisted mailbox.

Stap 2: Upload je document

Voor deze integratie sturen we een cv naar de Parseur mailbox. Zodra Parseur het document verwerkt, bevestig je het type mailbox en geef je het een naam.

Stap 3: AI haalt automatisch de data eruit

Controleer in Parseur of alle benodigde gegevens correct zijn uitgelezen. Je kunt het parsingsjabloon naar wens aanpassen zodat alle relevante informatie wordt opgehaald.

Stap 4: Maak je Google Docs-sjabloon aan

Maak een sjabloondocument aan in Google Docs, waarin de gegevens uit Parseur worden geplaatst.

Gebruik placeholders in je document die overeenkomen met de data-velden uit Parseur, bijvoorbeeld: {{KandidaatNaam}}, {{KandidaatEmail}}.

Stap 5: Koppel Parseur aan Zapier

Stel Parseur in als trigger-app in Zapier. Kies “New Document Processed” als trigger-gebeurtenis.

Zapier vraagt nu om de trigger te testen door een document te verwerken in Parseur, zodat je kunt checken of de juiste data wordt opgehaald.

Stap 6: Koppel Google Docs aan Zapier

Stel Google Docs in als de Action App en kies “Create Document from Template” als actie. Selecteer vervolgens het Google Docs-sjabloon dat je hebt voorbereid.

Zapier toont nu de placeholders uit je Google Docs-sjabloon. Koppel elk van deze aan het bijbehorende veld dat uit Parseur komt.

Stap 7: Test je Zap-sjabloon

Test vervolgens de Zap om te zien of het document in Google Docs correct wordt aangemaakt met de Parseur-data.

Let op: De gegevens worden niet in het originele Google Docs-sjabloon geplaatst. Zapier maakt iedere keer een nieuw document aan in je Google Drive. Ben je tevreden over de integratie? Zet dan je Zap aan.