Remplissez automatiquement des modèles Google Docs à partir de données de documents parsées

Google Docs dispose d'une action « Créer un document à partir d'un modèle » dans Zapier qui remplace les espaces réservés d'un fichier modèle par les données réelles, puis enregistre un nouveau document rempli dans votre Drive. Le modèle reste intact et un nouveau document est généré pour chaque enregistrement.

Parseur joue le rôle de couche d’extraction dans ce processus. Au lieu de puiser les données dans un tableur (ce qui est le déclencheur le plus courant pour cette action Zapier), vous les récupérez d’e-mails entrants, de pièces jointes PDF, de formulaires scannés ou de CV. Parseur lit chaque document, extrait les champs que vous avez définis et fournit à Zapier des valeurs propres et nommées qui vont ensuite remplir automatiquement votre modèle Google Docs.

Points clés

• Parseur extrait des champs structurés à partir d'e-mails, de PDFs et de documents scannés, et Zapier utilise ces champs pour remplir un modèle Google Docs et créer un nouveau document dans Drive automatiquement.
• Les modèles Google Docs utilisent la syntaxe {{placeholder}}. Chaque espace réservé est associé à un champ Parseur dans Zapier. Un nouveau document est créé pour chaque enregistrement traité et le modèle n’est jamais modifié.
• Les cas d’usage courants incluent la génération de fiches de profils candidats à partir de CV, la création de devis ou propositions à partir de données de prospects, le remplissage automatique de contrats à partir de champs extraits, ou la génération de synthèses de factures formatées.
• L’intégration passe par Zapier. Make prend également en charge ce workflow grâce à son module Google Docs.
• Parseur et Zapier proposent tous deux des offres gratuites.

Comment fonctionne l’intégration avec les modèles

L’action « Créer un document à partir d’un modèle » de Google Docs dans Zapier détecte les espaces réservés au format {{placeholder}} dans un fichier modèle et remplace chacun d’eux par une valeur que vous mappez depuis votre source de données. N’utilisez pas d’espaces ni de traits d’union dans les noms d’espaces réservés : utilisez {{CandidateName}} ou {{candidate_name}}, pas {{Candidate Name}}.

À chaque exécution du Zap, un nouveau Google Doc est créé dans votre Drive avec les espaces réservés remplis. Le fichier modèle original n’est jamais modifié. Vous pouvez nommer dynamiquement le fichier de sortie grâce aux champs extraits, par exemple Facture - {{VendorName}} - {{Date}}, pour faciliter leur recherche.

Parseur se place en amont de Zapier et gère ce qu'un déclencheur sur tableur ne peut traiter : les documents reçus par e-mail, en pièce jointe PDF, scannés ou sous forme d'images. Une fois les champs extraits par Parseur, Zapier gère la suite exactement comme pour n'importe quelle autre source de données.

Ce que vous pouvez automatiser avec cette intégration

Le duo Parseur et Google Docs fonctionne pour tous les workflows où un type de document récurrent doit produire un document de sortie formaté :

• Fiches de profils candidats : Les emails de CV ou candidatures reçus sont traités par Parseur qui extrait nom, coordonnées, compétences et expériences. Zapier pré-remplit un modèle de fiche candidat standardisée dans Google Docs pour chaque candidature. Voir le guide pour la recherche d'emploi.
• Génération de devis et propositions : Les emails de prospects arrivent dans Parseur. Le nom, l’entreprise et les besoins extraits alimentent un modèle de proposition dans Google Docs, fournissant ainsi au service commercial un point de départ pré-rempli.
• Remplissage automatique de contrats : Les données de commande ou d'affaire extraites d'e-mails ou de formulaires remplissent un modèle de contrat automatiquement. Chaque contrat généré est enregistré dans un dossier Drive dédié, le nom du client apparaissant dans le fichier.
• Synthèses de factures : Les factures PDF fournisseurs sont parsées par Parseur, les champs fournisseur, montant, échéance et lignes produits alimentent un document de synthèse de facture formaté. Voir le guide de traitement des factures.
• Documents d'annonces immobilières : Les emails d’annonces ou données de biens alimentent automatiquement un modèle de fiche de bien dans Google Docs à chaque nouvelle entrée ou demande client.
• Documents d’entrée de prospects : Les formulaires de contact sont parsés et chaque lead alimente un modèle d’entrée client, permettant à l’équipe de travailler à partir d’un document formaté. Voir le guide sur les e-mails de prospects.

Pas à pas : connecter Parseur à Google Docs

L’exemple ci-dessous illustre la génération automatique de fiches de profils candidats à partir d’e-mails de CV, mais ces étapes s’appliquent à tout type de document.

Étape 1 : Créez votre compte Parseur

Parseur est gratuit pour démarrer et inclut toutes les fonctionnalités.

Étape 2 : Transférez un document d'exemple à Parseur

Transférez un email ou un PDF d’exemple à l’adresse de votre boîte aux lettres Parseur. Pour cet exemple, envoyez un CV. Une fois reçu, confirmez le type et le nom de la boîte aux lettres.

Étape 3 : Vérifiez les champs extraits

L’IA de Parseur extrait automatiquement les données. Vérifiez les champs parsés pour en valider l’exactitude, et ajustez le modèle si des champs sont à ajouter ou à renommer.

Étape 4 : Préparez votre modèle Google Docs

Créez un document modèle dans Google Docs avec des tags {{placeholder}} aux endroits où insérer les données extraites. Les noms des espaces réservés sont libres : vous les associerez dans Zapier aux champs Parseur.

Exemple : {{CandidateName}}, {{CandidateEmail}}, {{Skills}}. Évitez les espaces et traits d’union dans les noms d’espaces réservés.

Étape 5 : Connectez Parseur à Zapier

Dans Parseur, allez sur Exportation, puis Zapier. Sélectionnez Parseur comme application déclencheur dans Zapier et choisissez Nouveau document traité comme événement de déclenchement. Connectez votre compte Parseur et sélectionnez la boîte aux lettres créée.

Zapier vous invitera à tester le déclencheur avec le document envoyé à l’étape 2. Les champs extraits s'affichent pour pouvoir les associer à l’étape suivante.

Étape 6 : Connectez Google Docs et associez les champs

Définissez Google Docs comme application d’action et choisissez Créer un document à partir d’un modèle comme événement d’action. Sélectionnez le modèle préparé à l’étape 4.

Zapier affichera les espaces réservés repérés dans votre modèle. Associez chaque espace réservé au champ Parseur correspondant.

Étape 7 : Testez et activez

Effectuez un test pour vérifier que le document généré dans Google Drive contient les bonnes données dans chaque champ réservé.

Après validation, activez le Zap. Chaque document traité par Parseur générera automatiquement un nouveau Google Doc complété dans votre Drive.

Remarque : le Zap crée un nouveau document à chaque fois, il ne modifie pas le fichier modèle. Pour enregistrer les documents générés dans un dossier spécifique de Drive, choisissez ce dossier dans Zapier.

Utiliser Make plutôt que Zapier

Make prend également en charge ce workflow. Parseur se connecte à Make par webhook et le module Google Docs de Make propose une action « Créer un document à partir d’un modèle » qui fonctionne de la même façon. Make est adapté si vous souhaitez ajouter une logique conditionnelle, par exemple pour router différents types de documents vers différents modèles, ou envoyer le lien Google Doc généré par e-mail dans une étape suivante. Consultez le guide d’intégration Make pour la mise en place.

Pour router les données extraites vers un tableur plutôt qu’un document, consultez le guide d’intégration Google Sheets.