Pourquoi exporter automatiquement des emails vers Excel ?
Votre boîte de réception Outlook, Gmail ou Yahoo déborde-t-elle d'e-mails, ce qui surcharge votre boîte de réception ?
Passez-vous du temps à filtrer manuellement les e-mails importants dans votre boîte aux lettres ?
Devez-vous copier manuellement des données dans vos feuilles de calcul ?
Devez-vous sauvegarder des informations importantes dans un fichier Excel ?
Si vous vous retrouvez dans les situations ci-dessus, alors vous avez besoin d’un outil de parsing d’emails pour extraire automatiquement des données d’e-mails vers Excel. Dans cet article, nous allons vous montrer comment parser des données vers Excel automatiquement avec Parseur. Vous apprendrez à :
Parser des données dans Excel
Copier des emails de Gmail ou Outlook vers Excel
Extraire des données d’email vers Excel
Prenons l’exemple d’une boutique en ligne qui reçoit des centaines de commandes chaque jour. Les commandes PDF contiennent les informations des clients, les articles et les détails des prix. Vous souhaiterez peut-être extraire des informations spécifiques et les exporter sur une feuille de calcul partagée avec vos collègues.
Ces tâches sont non seulement chronophages, mais aussi fastidieuses. Automatiser ce processus vous fera gagner du temps et vous aidera à vous concentrer sur d’autres aspects de votre activité, comme la gestion client et l’accroissement du chiffre d’affaires de votre entreprise. C’est ici qu’un outil de parsing d’emails s’avère précieux.
Comment parser automatiquement des données dans Excel ?
Parseur est un puissant parseur de documents no-code qui facilite l’extraction de données depuis les emails ou les PDF. Les données parsées peuvent être téléchargées ou exportées vers Microsoft Excel en temps réel via Zapier ou Power Automate.
Utiliser Parseur comme outil d’extraction de données d’emails vers Excel va vous permettre d’accélérer la gestion de vos activités ! Avec Parseur, vous pouvez mettre en place un workflow automatisé dès la réception de l’email client.
Par exemple, certains de nos clients envoient leurs données d’e-mails dans Excel pour :
Consolider les réponses à une enquête ou un formulaire web
Un outil d’export d’emails vers Excel vous permet aussi d’extraire des pièces jointes d’e-mails (ex : PDF) dans un fichier Excel. Grâce au parseur d’emails, copier des emails depuis Outlook ou Gmail vers Excel devient un jeu d’enfant !
Nous vous expliquerons l'intégration de Parseur avec Zapier et Power Automate dans cet article. Il vous faudra :
Votre boîte aux lettres Parseur
Un compte Zapier
Un compte Office 365
Votre compte Power Automate
Étape 1 : Créez votre boîte aux lettres Parseur gratuite pour recevoir vos emails
Parseur est gratuit pour un nombre limité d’emails envoyés par mois, avec toutes les fonctionnalités activées. Cliquez sur le lien ci-dessous pour créer votre compte Parseur.
Transférer des prospects vers la boîte aux lettres Parseur
Étape 3 : Le parseur IA extrait instantanément les données de l’email
Aucune règle de parsing n'est à créer pour extraire les données comme avec les autres parseurs d’emails. Nous mettons aussi à disposition des modèles prêts à l’emploi et illimités pour chaque cas d'utilisation. La clé : montrez à Parseur via la surbrillance, quelles informations vous souhaitez extraire et créez les champs de données correspondants.
Votre résultat parsé ressemblera à ceci :
Modèle de parsing de prospect
Étape 4 : Téléchargez les données extraites vers Microsoft Excel
Les données extraites peuvent être téléchargées automatiquement depuis votre boîte Parseur vers Excel. Allez sur "exporter" et cliquez sur "télécharger"
Télécharger les données parsées vers ExcelDonnées parsées téléchargées dans une feuille de calcul Excel
Bonus : Ajoutez une nouvelle ligne dans un tableau Excel en ligne via Power Automate en temps réel
Power Automate (auparavant Microsoft Flow) est un service cloud qui permet de créer des workflows automatisés entre différentes applications. Vous pouvez ainsi envoyer, traiter et recevoir des données depuis des applications Microsoft comme Outlook, Excel, SharePoint, Dynamics 365, SQL Server et d'autres.
Allez dans "exporter" puis "MS Flow" et cliquez sur "créer un nouveau flux"
Cliquez sur Créer un nouveau flux
Vous serez redirigé vers votre compte Power Automate. Cliquez sur "nouveau flux" puis "flux cloud automatisé"
Cliquez sur Flux cloud automatisé
Nommez votre flux et choisissez "nouveau document traité" dans Parseur comme déclencheur du flux
Choisissez le déclencheur de votre flux dans Power Automate
Une fois votre compte Parseur connecté, sélectionnez alors votre boîte aux lettres Parseur, celle sur laquelle exporter les données extraites vers Power Automate et Excel Online comme action.
Choisissez votre boîte aux lettres ParseurEnvoyer des données parsées via des flux automatisés vers Excel Online
L’action consistera à "ajouter une ligne dans un tableau" dans Excel Online. Il vous sera demandé de connecter votre compte Excel en ligne avec Power Automate.
Après connexion, vous pourrez personnaliser les colonnes en utilisant les données extraites depuis Parseur.
Personnalisez les colonnes à l’aide des données extraites de Parseur
Une fois votre flux enregistré dans Power Automate, revenez sur votre boîte Parseur et retraitez le document. Vous verrez que les données parsées ont été ajoutées automatiquement à la feuille Excel.
Retraitez votre e-mail dans votre boîte aux lettres ParseurDonnées parsées ajoutées automatiquement à la feuille de calcul Excel
Encore plus d’automatisation : mettez à jour une ligne dans votre feuille Excel via Zapier
Zapier est un outil d’automatisation cloud qui connecte les applications entre elles. Vous pouvez relier deux apps ou plus pour automatiser des tâches répétitives sans code, ni intervention de développeurs.
Disons qu’un de vos clients a mal orthographié le nom de son site web dans un formulaire de contact, puis vous envoie un email pour demander une correction. Vous pouvez alors mettre à jour le champ automatiquement grâce à l’intégration Parseur + Zapier !
Cliquez sur "Exporter", "Zapier" puis recherchez "Excel"
Recherchez Excel sous Zapier
Vous serez redirigé vers votre compte Zapier. Vous pouvez alors créer un compte ou vous connecter à votre Zapier existant.
Zapier vous demandera de vous connecter à Parseur et de sélectionner la boîte mail où les données ont été extraites.
Choisissez votre boîte aux lettres Parseur
Une fois la boîte Parseur connectée, Zapier contactera l’API Parseur pour récupérer les données d’emails parsées.
Zapier récupérera les données parsées
Il est temps de connecter votre compte Microsoft Excel.
Choisissez Microsoft Excel comme "Application" et "Mettre à jour la ligne" lorsque Zapier vous demande de sélectionner "Action Event"
Sélectionnez Mettre à jour la ligne comme événement d'action
Après avoir connecté MS Excel à Zapier, sélectionnez la ligne à mettre à jour.
Sélectionnez la ligne à mettre à jour dans la feuille de calcul Excel
Une fois la colonne renseignée, vous pouvez envoyer un test pour mettre à jour la ligne avec les données extraites.
Envoyer un test pour mettre à jour la ligne dans le fichier ExcelFeuille Excel avant l'intégration de ZapierLigne mise à jour avec succès et automatiquement dans Excel
Une fois satisfait, activez le Zap ! Mettre à jour vos lignes automatiquement dans votre feuille Excel peut vous faire gagner un temps précieux.
Transférer des données vers Excel ne doit plus être une tâche fastidieuse ou complexe. Exporter ou organiser des données d’e-mails dans un tableau Excel avec Power Automate ou Zapier vous permet de bénéficier d’un workflow automatisé tout en vous faisant gagner du temps et des ressources. Cela améliore également l’exactitude de vos données Excel puisque vous éliminez toute erreur humaine. Puissant outil d’extraction, Parseur capture automatiquement vos e-mails et pièces jointes vers un fichier Excel en quelques minutes. Ce workflow automatisé sera un atout pour la croissance de votre entreprise !
Pour envoyer également vos données vers Google Sheets, consultez notre tutoriel vidéo ci-dessous :
Qu'est-ce que Parseur ?
Parseur est un logiciel de data extraction puissant pour extraire automatiquement des données d'emails, de PDFs et de documents et automatiser vos workflows.
Toutes les fonctionnalités de Parseur.
Qu’est-ce que Excel ?
Microsoft Excel est l'application de feuille de calcul numéro 1. Développé par Microsoft pour Windows, macOS, Android et iOS, il propose des outils de calcul, de création de graphiques, des tableaux croisés dynamiques et un langage de programmation macro appelé Visual Basic pour Applications.
Qu'est-ce que Power Automate ?
Microsoft Power Automate (également appelé Microsoft Flow) est un outil qui intègre des applications et des services basés sur le cloud afin qu'ils interagissent de manière transparente. Flow facilite l'interaction avec les applications Microsoft (telles qu'Outlook, Excel, SharePoint, Dynamics CRM, SQL Server et bien plus encore).
