Cómo exportar correos electrónicos a Excel automáticamente

¿Por qué exportar correos electrónicos a Excel automáticamente?

1. ¿Recibes innumerables correos electrónicos en tu Outlook, Gmail, o Yahoo que dejan tu bandeja de entrada sobrecargada?
2. ¿Te encuentras filtrando manualmente correos electrónicos importantes en tu buzón de correo?
3. ¿Tienes que copiar datos manualmente en tu hoja de cálculo?
4. ¿Necesitas hacer una copia de seguridad de información importante en un archivo de Excel?

Si te encuentras en las situaciones mencionadas anteriormente, entonces necesitas una herramienta de análisis de correo para extraer datos de correo electrónico a una hoja de cálculo de Excel. En este artículo, te mostraremos los pasos para exportar correos electrónicos a Excel automáticamente con Parseur. Aprenderás a:

1. Extraer datos de correos electrónicos y enviarlos a Excel
2. Copiar correos electrónicos de Gmail o Outlook a Excel

Extraer datos del correo electrónico a Excel

Tomemos el ejemplo de una tienda en línea que recibe cientos de pedidos a diario. Los pedidos en PDF contienen información de los clientes, artículos y detalles de precios. Es posible que desees extraer datos específicos de los correos electrónicos y exportarlos a una hoja de cálculo compartida por los miembros de tu equipo.

Esas tareas no solo consumen mucho tiempo, sino que también son tediosas. Automatizar este proceso te ahorrará tiempo y te ayudará a concentrarte en otros aspectos de tu negocio, como construir y mantener relaciones con los clientes, aumentando así las ventas y los ingresos de tu empresa. Y aquí es donde una herramienta de análisis de correo electrónico es útil para exportar correos electrónicos a Excel.

¿Cómo exportar correos electrónicos a Excel automáticamente?

Parseur es un potente analizador de documentos y una herramienta sin código que facilita el proceso de extracción de datos de correos electrónicos y PDF. Los datos analizados se pueden descargar o exportar a Microsoft Excel en tiempo real a través de Zapier o Power Automate.

¡Usar Parseur como una herramienta de extracción de datos de correo electrónico a Excel solo mejorará tu negocio! Con Parseur a tu lado, puedes tener un proceso de flujo de trabajo automatizado desde el momento en que recibes un correo electrónico de un cliente.

Por ejemplo, algunos de nuestros clientes usan Parseur para exportar correos electrónicos a Excel y:

• consolidar respuestas a una encuesta o formulario web
• rastrear candidatos a solicitudes de empleo
• ver informes consolidados de Alertas de Google
• exportar un backlog de correos electrónicos desde su buzón de correo

Una herramienta de correo electrónico a Excel también te permitirá extraer archivos adjuntos de correo electrónico, como archivos PDF, de una hoja de cálculo de Excel. ¡Con un analizador de correo, copiar correos electrónicos de Outlook o Gmail a Excel se vuelve fácil!

Cubriremos tanto la integración de Parseur con Zapier como con Power Automate en este artículo. Necesitarás:

• Tu buzón de Parseur
• Una cuenta de Zapier
• Una cuenta de Office 365
• Tu cuenta de Power Automate

Paso 1: Crea tu buzón de Parseur gratuito para recibir tu correo electrónico

Parseur es gratuito para un número limitado de correos electrónicos enviados por mes, con todas las funciones habilitadas. Haz clic en el siguiente enlace para crear tu cuenta de Parseur.

Crea tu buzón y selecciona Prospectos genéricos como tipo de buzón.

Paso 2: Reenvía tu correo electrónico a tu buzón de Parseur

Recibirás una dirección de correo electrónico donde podrás reenviar tu correo electrónico. Este es tu buzón de Parseur. ¡El correo electrónico llegará en 10 segundos!

Reenviar correo electrónico desde Outlook

Si estás utilizando Outlook, te recomendamos que sigas las instrucciones sobre cómo configurar reglas de reenvío automático para enviar correos electrónicos desde productos de la familia Outlook a Parseur.

Sigue nuestra guía sobre cómo enseñarle a Parseur qué datos específicos deben extraerse de tus correos electrónicos de Outlook.

Reenviar correo electrónico desde Gmail

Automatiza los reenvíos de Gmail a tu buzón de Parseur. De esta forma, cualquier correo electrónico nuevo que recibas en tu Gmail se enviará automáticamente a Parseur y se procesará.

Paso 3: El analizador de IA extraerá los datos del correo electrónico al instante

No es necesario crear reglas de análisis para extraer datos como otros analizadores de correo electrónico. También ofrecemos plantillas ilimitadas listas para usar para casos de uso específicos. La clave aquí es enseñarle a Parseur qué datos específicos necesitas resaltándolos y creando campos de datos para ellos.

Tus resultados analizados se verán así:

Paso 4: Descarga los datos extraídos a Microsoft Excel

Los datos extraídos se pueden descargar de tu buzón de Parseur a Excel automáticamente. Ve a "exportar" y haz clic en "descargar"

Bonificación: agrega una nueva fila a una tabla en una hoja de cálculo de Excel en línea a través de Power Automate en tiempo real

Power Automate (anteriormente conocido como Microsoft Flow) es un sistema basado en la nube que te permite crear flujos de trabajo automatizados en diferentes aplicaciones. Puedes enviar, procesar y recibir datos de aplicaciones de Microsoft como Outlook, Excel, SharePoint, Dynamics 365, SQL Server y otras.

Ve a "exportar" y "MS Flow" y haz clic en "crear un nuevo flujo"

Serás redirigido a tu cuenta de Power Automate. Haz clic en "nuevo flujo" y "flujo de nube automatizado"

Nombra tu flujo y elige "nuevo documento procesado" en Parseur como desencadenante del flujo

Una vez que tu cuenta de Parseur esté conectada, puedes elegir tu buzón de Parseur; aquel donde exportarás los datos analizados a Power Automate y Excel Online como acción.

La acción será "agregar una fila a una tabla" en Excel online. Se te pedirá que conectes tu cuenta de Excel online con Power Automate.

Después de la conexión, podrás personalizar las columnas utilizando los datos extraídos de Parseur.

Una vez que hayas guardado tu flujo en Power Automate, vuelve a tu buzón de Parseur y vuelve a procesar el documento. Verás que los datos analizados se han añadido automáticamente a la hoja de Excel.

Para más información, consulta nuestro artículo de soporte sobre cómo configurar tu integración con Power Automate.

Aún más automatización: actualiza una fila en tu hoja de Excel a través de Zapier

Zapier es una herramienta de automatización en la nube que conecta aplicaciones. Puedes conectar dos o más aplicaciones para automatizar tareas repetitivas sin necesidad de programar ni depender de desarrolladores para que construyan la integración.

Digamos que uno de tus clientes ha escrito mal el nombre de su sitio web en el formulario de contacto. Ahora te han enviado un correo electrónico para que modifiques sus datos. ¡Puedes actualizar el campo automáticamente con la integración de Parseur y Zapier!

Haz clic en "Exportar", "Zapier" y busca "Excel"

En este punto, serás redirigido a tu cuenta de Zapier. Puedes crear una nueva cuenta de Zapier o iniciar sesión en tu cuenta existente.

Zapier te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de Parseur y selecciones el buzón donde se han extraído los datos.

Una vez que el buzón de Parseur esté conectado, Zapier contactará con la API de Parseur para recuperar los datos del correo electrónico analizados.

Ahora es el momento de conectarte con tu cuenta de Microsoft Excel.

Elige Microsoft Excel como "Aplicación" y "Actualizar fila" cuando se te pida que elijas el "Evento de acción"

Una vez que tu MS Excel esté conectado con Zapier, selecciona la fila que necesitas actualizar.

Una vez que hayas rellenado la columna que quieres actualizar, puedes enviar una prueba para actualizar la fila con los datos extraídos.

Una vez que estés satisfecho, ¡activa el Zap! Actualizar filas automáticamente en tu hoja de cálculo puede ahorrarte incontables horas de trabajo manual.

Transferir datos a Excel no tiene por qué ser una tarea compleja y que consuma mucho tiempo. Exportar u organizar datos de correo electrónico en una tabla de Excel utilizando Power Automate o Zapier puede proporcionarte un flujo de trabajo automatizado y ayudarte a ahorrar tiempo y recursos. También mejorará la calidad de los datos en tu hoja de cálculo de Excel, donde tendrás cero errores humanos. Como potente herramienta de extracción de datos, Parseur puede capturar automáticamente correos electrónicos y archivos adjuntos en una hoja de cálculo de Excel en cuestión de minutos. ¡Este flujo de trabajo automatizado solo mejorará tu negocio!

Si también quieres enviar datos a Hojas de cálculo de Google, puedes consultar nuestro videotutorial a continuación: