Eksportuj e-maile do Excela

Dlaczego warto automatycznie eksportować e-maile do Excela?

1. Czy otrzymujesz setki wiadomości w Outlook, Gmail lub Yahoo, które przeciążają Twoją skrzynkę odbiorczą?
2. Czy musisz ręcznie filtrować ważne e-maile?
3. Czy kopiujesz ręcznie dane do arkusza kalkulacyjnego?
4. Czy archiwizujesz ręcznie informacje w pliku Excel?

Jeśli te sytuacje brzmią znajomo, potrzebujesz narzędzia, które automatycznie wyeksportuje dane z e-maili do Excela. W tym artykule pokażemy, jak zautomatyzować eksport e-maili do arkusza Excel dzięki Parseur. Dowiesz się m.in., jak:

1. Parsować dane z e-maili na potrzeby Excela
2. Automatycznie kopiować e-maile z Gmaila lub Outlooka do Excela

Ekstrakcja danych z e-maili do Excela

Wyobraź sobie sklep internetowy, który codziennie otrzymuje setki zamówień. Zamówienia – często w załączniku PDF – zawierają dane klientów, produkty i ceny. Możesz chcieć automatycznie pobierać konkretne informacje do współdzielonego arkusza Excel w Twojej firmie.

Ręczne wykonywanie takich zadań pochłania czas i energię. Automatyzacja procesu pozwala zaoszczędzić czas, eliminować błędy i poświęcić więcej uwagi rozwojowi biznesu. Właśnie tu sprawdzi się narzędzie do wyodrębniania danych z e-maili.

Jak automatycznie przesyłać dane do Excela?

Parseur to wszechstronny parser dokumentów typu no-code, który pozwala automatycznie wydobywać dane z e-maili oraz PDF. Pozyskane dane można pobrać lub wyeksportować do Microsoft Excel w czasie rzeczywistym przez Zapier lub Power Automate.

Dzięki Parseur przyspieszysz eksport e-maili do Excela i zautomatyzujesz codzienną pracę! Twoje zadania, od odbioru e-maila po aktualizację arkusza Excel, wykonają się same.

Nasi klienci najczęściej eksportują dane z e-maili do Excela, aby:

• zbierać odpowiedzi z ankiet lub formularzy
• śledzić kandydatów do pracy
• analizować zbiorcze raporty Google Alerts
• tworzyć archiwum e-maili

Za pomocą Parseur wyodrębnisz również załączniki, np. pliki PDF, bezpośrednio do arkusza Excel. Przeniesienie e-maili z Outlooka lub Gmaila do Excela nigdy nie było prostsze!

W tej instrukcji opisujemy integrację Parseur z Zapier oraz Power Automate. Potrzebujesz:

• konta Parseur
• konta Zapier
• konta Office 365
• konta Power Automate

Krok 1: Utwórz darmową skrzynkę Parseur do odbioru e-maili

Parseur jest darmowy w ograniczonym zakresie miesięcznym i oferuje dostęp do wszystkich funkcji już w najniższym planie. Kliknij poniższy link i rozpocznij.

Utwórz skrzynkę i wybierz Ogólne leady jako rodzaj skrzynki.

Krok 2: Przekaż e-mail do skrzynki Parseur

Po utworzeniu skrzynki, otrzymasz jej dedykowany adres e-mail – to miejsce, na które przekierujesz swoje wiadomości. Wiadomość pojawi się w Parseur w ciągu kilku sekund!

Przekazywanie e-maili z Outlooka

Korzystając z Outlook, skonfiguruj automatyczne przekazywanie e-maili z Outlooka do Parseur.

Sprawdź również nasz poradnik, jak zdefiniować dane do wyodrębnienia z Outlooka.

Przekazywanie e-maili z Gmaila

Automatyczne przekazywanie e-maili Gmail do Parseur pozwoli każdej nowej wiadomości trafiać prosto do skrzynki Parseur, gdzie zostanie przetworzona.

Krok 3: AI parser natychmiast wyodrębnia dane z e-maila

Nie musisz pisać złożonych reguł parsowania! Parseur proponuje gotowe szablony dla licznych zastosowań. Wystarczy zaznaczyć wymagane dane i utworzyć adekwatne pola.

Wynik wygląda tak:

Krok 4: Pobierz wyodrębnione dane do Microsoft Excel

Dane wyodrębnione z e-maili możesz natychmiast pobrać jako plik Excel. W zakładce "eksportuj" kliknij "pobierz".

Bonus: Dodawaj nowe wiersze do tabel w Excelu online przez Power Automate w czasie rzeczywistym

Power Automate (dawniej Microsoft Flow) to system do automatyzacji przepływów pracy między aplikacjami. Możesz zintegrować Microsoft Outlook, Excel, SharePoint, Dynamics 365, SQL Server i inne usługi.

W Parseur przejdź do "eksportuj", wybierz "MS Flow" i kliknij "utwórz nowy flow".

Zostaniesz przeniesiony do Power Automate. Kliknij "nowy flow" i wybierz "zautomatyzowany flow w chmurze".

Nazwij przepływ i jako trigger wybierz "nowy dokument przetworzony" z Parseur.

Po połączeniu konta Parseur, wskaż skrzynkę Parseur, z której będą eksportowane dane, a jako akcję wybierz Excela Online.

Główna akcja to "dodaj wiersz do tabeli" w Excel Online. Połącz swoje konto Excel z Power Automate.

Teraz możesz przypisać każdą kolumnę na podstawie pobranych danych z Parseur.

Gdy zapiszesz flow, wróć do Parseur i przetwórz ponownie dokument. Dane pojawią się automatycznie w Twoim arkuszu Excel.

Po więcej szczegółów zajrzyj do artykułu o integracji Parseur z Power Automate.

Jeszcze więcej automatyzacji: Aktualizuj wiersz w Excelu przez Zapier

Zapier to platforma automatyzacji procesów, która pozwala łączyć różne aplikacje i eliminować ręczne czynności, bez programowania.

Załóżmy, że klient wpisał błędny adres strony w formularzu i zgłasza prośbę o poprawę. Dzięki integracji Parseur i Zapier, dane zaktualizują się w Excelu automatycznie!

Kliknij "Eksportuj", wybierz "Zapier" i wyszukaj "Excel".

Przejdziesz do panelu Zapier — zaloguj się lub utwórz nowe konto.

Zapier poprosi Cię o zalogowanie do Parseur i wybór skrzynki, z której pobierze dane.

Po połączeniu Parseur z Zapier, dane zostaną pobrane automatycznie przez API.

Teraz połącz swoje konto Microsoft Excel.

Wybierz Microsoft Excel jako aplikację (App) oraz akcję "Update Row".

Połączenie z kontem Excel umożliwi wybór wiersza do zaktualizowania.

Wypełnij właściwe kolumny, a następnie wyślij testowy update korzystając z wyodrębnionych danych.

Po przetestowaniu aktywuj Zapa! Automatyczna aktualizacja wierszy w Excel to realna oszczędność godzin pracy.

Wysyłanie i porządkowanie danych e-maili w Excelu nie musi pochłaniać czasu ani być skomplikowane. Automatyczny eksport e-maili do Excela przez Power Automate i Zapier tworzy niezawodny, szybki i zautomatyzowany przepływ, redukuje błędy oraz podnosi jakość danych. Dzięki Parseur, cała procedura jest szybka i nie wymaga umiejętności technicznych — każdą wiadomość oraz załącznik pobierzesz do Excela w kilka minut, gotowe do pracy w Twojej firmie!

Chcesz przesyłać dane także do Google Sheets? Zobacz nasz wideoporadnik poniżej: