Exportera e-post till Excel

Varför exportera e-post till Excel automatiskt?

1. Får du mängder av mejl i din Outlook, Gmail eller Yahoo som fyller din inkorg?
2. Brukar du manuellt försöka filtrera fram viktig information i din mejlbox?
3. Måste du kopiera data manuellt till ditt kalkylblad?
4. Behöver du säkerhetskopiera viktig information i en Excel-fil?

Känner du igen dig i någon av dessa situationer? Då behöver du ett verktyg för att tolka och exportera e-postdata till ett Excel-kalkylblad. I den här artikeln visar vi dig steg för steg hur du automatiskt kan exportera data till Excel med Parseur. Du kommer att lära dig att:

1. Tolka data i Excel
2. Automatiskt föra över e-post från Gmail eller Outlook till Excel

Extrahera data från e-post till Excel

Anta att du har en webbutik som tar emot hundratals beställningsmejl varje dag. Beställningarna innehåller kunduppgifter, produktinfo och prisdetaljer. Du vill kanske plocka ut specifika delar av infon och exportera den till ett kalkylblad som delas med teamet.

Att göra detta manuellt är både tidskrävande och monotont. Med automatisering spar du tid och kan fokusera på annat — som att förbättra kundrelationer och öka försäljningen. Här kommer ett e-postparserverktyg in i bilden.

Hur tolkar man automatiskt data till Excel?

Parseur är ett kraftfullt verktyg för dokumentparsning och dataextraktion, helt utan kodkrav. Med Parseur kan du enkelt extrahera information från mejl och PDF-filer och exportera resultatet till Microsoft Excel i realtid via Zapier eller Power Automate.

Att använda Parseur för att exportera e-postdata till Excel hjälper dig att effektivisera dina arbetsflöden! Våra användare automatiserar till exempel sin dataöverföring direkt när ett kundmejl anländer.

Exempel på vad du kan göra med Parseur:

• Sammanställa enkät- eller webbformulärsvar
• Hantera jobbapplikationer
• Organisera sammanställda Google Alerts
• Exportera gamla mejl från inkorgen

Med ett verktyg för e-post till Excel kan du även enkelt extrahera bifogade filer som PDF:er och lägga till uppgifterna direkt i ditt kalkylblad. Oavsett om du använder Outlook eller Gmail blir arbetsflödet automatiskt!

Nedan visar vi hur Parseur kan integreras med både Zapier och Power Automate. För att komma igång behöver du:

• En Parseur-inkorg
• Ett Zapier-konto
• Ett Office 365-konto
• Ett Power Automate-konto

Steg 1: Skapa en gratis Parseur-inkorg för e-post

Parseur är gratis för ett begränsat antal mejl varje månad, med alla funktioner tillgängliga. Klicka på länken nedan för att skapa din inkorg.

Skapa din inkorg och välj Generic leads som inkorgstyp.

Steg 2: Vidarebefordra din e-post till Parseur-inkorgen

Du får en unik adress till din Parseur-inkorg, dit du kan vidarebefordra e-post. Mejlet dyker upp inom några sekunder!

Vidarebefordra mejl från Outlook

Om du använder Outlook, följ gärna vår guide om hur du sätter upp automatiska regler för vidarebefordran av mejl från Outlook till Parseur.

Se även hur du lär Parseur att extrahera specifik data från dina Outlook-mejl.

Vidarebefordra mejl från Gmail

Ställ in automatisk vidarebefordran från Gmail till Parseur. Då skickas inkommande mejl från Gmail direkt till Parseur och behandlas automatiskt!

Steg 3: Parseurs AI parser extraherar mejldata direkt

Med Parseurs AI parser behövs inga manuella extraktionsregler – till skillnad från många andra e-postparsingtjänster. Vi erbjuder dessutom färdiga mallar för flera olika användningsområden. Markera bara vilken data du vill hämta så skapas motsvarande fält åt dig.

Dina tolkade resultat kommer att visas så här:

Steg 4: Ladda ner data till Microsoft Excel

Den extraherade datan kan hämtas direkt från din Parseur-inkorg och öppnas i Excel. Klicka på "export" och välj "download" för din fil.

Bonus: Lägg till en ny rad i Excel Online-tabell med Power Automate i realtid

Power Automate (tidigare Microsoft Flow) är en molnbaserad tjänst för att skapa automatiska flöden mellan olika appar. Där kan du skicka, bearbeta och ta emot data från Microsoft-tjänster som Outlook, Excel, SharePoint, Dynamics 365 och flera andra.

Gå till "export", välj "MS Flow" och klicka på "create a new flow".

Du skickas till ditt Power Automate-konto. Klicka på "new flow" och "automated cloud flow".

Ge flödet ett namn och välj "new document processed" i Parseur som utlösare.

När du har kopplat Parseur till Power Automate, kan du välja inkorgen vars data du vill exportera till Power Automate och Excel Online.

Du anger åtgärden "add a row into a table" i Excel Online. Sedan kopplas ditt Excel Online-konto till Power Automate.

Efter anslutning kan du mappa kolumnerna mot den extraherade datan från Parseur.

När flödet är sparat i Power Automate, gå tillbaka till din Parseur-inkorg och bearbeta ditt dokument på nytt. Nu förs den extraherade datan automatiskt över till ditt Excel-kalkylblad.

Läs mer i vår supportartikel om hur du ställer in Power Automate-integrationen.

Ännu mer automation: Uppdatera en rad i Excel med Zapier

Zapier är en molnbaserad automatiseringstjänst som kopplar samman appar och sköter repetitiva moment utan att kräva någon kodning.

Anta att en kund skickat in felaktiga uppgifter i ett kontaktformulär och nu mejlar en rättning. Med integrationen mellan Parseur och Zapier kan du uppdatera informationen automatiskt i Excel!

Klicka på "Export", välj "Zapier" och sök på "Excel".

Du skickas vidare till Zapier-kontot och kan skapa ett nytt konto eller logga in om du redan har ett.

Zapier ber dig ansluta till Parseur och välja vilken inkorg som datan ska hämtas ifrån.

När inkorgen är kopplad, hämtar Zapier den extraherade mejldatan via Parseur API.

Nu kopplar du ditt Microsoft Excel-konto.

Välj Microsoft Excel som "App" och "Update Row" som "Action Event".

När ditt Excelkonto är anslutet kan du välja vilken rad som ska uppdateras.

När du mappat de fält du vill uppdatera kan du köra ett test för att verifiera att raden i Excel-arket uppdateras korrekt.

När allting fungerar slår du på Zap-en! Med ett automatiskt arbetsflöde för att uppdatera rader i Excel sparar du många timmars manuellt arbete.

Att föra över e-postdata till Excel kan vara både enkelt och effektivt. Automatiska arbetsflöden med Power Automate eller Zapier sparar tid, förbättrar datakvaliteten i Excel och minimerar risken för mänskliga fel. Parseur är ett kraftfullt extraverktyg som automatiskt hämtar mejl och bilagor direkt till Excel, och det krävs bara några minuters inställning. Automation gör det lättare för din verksamhet att växa!

Vill du också föra över data till Google Sheets? Se vår instruktionsvideo nedan: