Får du mängder av mejl i din Outlook, Gmail eller Yahoo som fyller din inkorg?
Brukar du manuellt försöka filtrera fram viktig information i din mejlbox?
Måste du kopiera data manuellt till ditt kalkylblad?
Behöver du säkerhetskopiera viktig information i en Excel-fil?
Känner du igen dig i någon av dessa situationer? Då behöver du ett verktyg för att tolka och exportera e-postdata till ett Excel-kalkylblad. I den här artikeln visar vi steg för steg hur du automatiskt kan exportera data till Excel med Parseur. Du kommer att lära dig att:
Tolka data i Excel
Kopiera e-post från Gmail eller Outlook till Excel
Extrahera data från e-post till Excel
Anta att du har en webbutik som tar emot hundratals beställningsmejl varje dag. Beställningarna (ofta i PDF) innehåller kunduppgifter, artikelinfo och prisdetaljer. Du vill kanske plocka ut specifika delar av informationen och exportera den till ett kalkylblad som delas med teamet.
Att göra detta manuellt är både tidskrävande och monotont. Med automatisering spar du tid och kan fokusera på annat — som att förbättra kundrelationer och öka försäljningen. Här kommer ett e-postparserverktyg in i bilden.
Hur tolkar man automatiskt data till Excel?
Parseur är ett kraftfullt dokumentparseringsverktyg och no-code-verktyg som förenklar dataextraktion från mejl och PDF-filer. Den tolkade datan kan automatiskt laddas ner eller exporteras till Microsoft Excel i realtid via Zapier eller Power Automate.
Att använda Parseur för att exportera e-postdata till Excel hjälper dig att effektivisera dina arbetsflöden! Med Parseur kan du automatisera hela processen direkt när ett kundmejl kommer in.
Exempel på vad våra kunder gör med Parseur och Excel:
Sammanställa svar från en enkät eller webbformulär
Exportera e-post från inkorgen till ett backlogg-ark
Ett verktyg för e-post till Excel gör det dessutom lätt att extrahera bifogade filer (som PDF) från ett Excel-kalkylblad. Med en e-postparser blir det enkelt att kopiera mejl från såväl Outlook som Gmail till Excel!
Vi går igenom integration med både Zapier och Power Automate i denna artikel. Du behöver:
Din Parseur-inkorg
Ett Zapier-konto
Ett Office 365-konto
Ett Power Automate-konto
Steg 1: Skapa en gratis Parseur-inkorg för e-post
Parseur är gratis för ett begränsat antal mejl varje månad, med alla funktioner tillgängliga. Klicka på länken nedan för att skapa ditt Parseur-konto.
Det behövs inga extraktionsregler för att hämta data, till skillnad från många andra e-postparserverktyg. Vi har dessutom obegränsat antal färdiga mallar för specifika användningsområden. Markera bara den data du vill plocka ut, så skapas motsvarande datafält i Parseur.
Dina tolkade resultat kommer att visas så här:
Lead-parsermall
Steg 4: Ladda ner den extraherade datan till Microsoft Excel
Den extraherade datan kan laddas ner från din Parseur-inkorg till Excel automatiskt. Gå till "export" och klicka på "download".
Ladda ner tolkad data till ExcelTolkad data nedladdad till Excel-kalkylblad
Bonus: Lägg till en ny rad i Excel Online-tabell med Power Automate i realtid
Power Automate (tidigare Microsoft Flow) är en molnbaserad plattform som låter dig skapa automatiska arbetsflöden mellan appar. Du kan skicka, behandla och ta emot data från Microsoft-appar som Outlook, Excel, SharePoint, Dynamics 365, SQL Server med mera.
Gå till "export" och "MS Flow", klicka på "create a new flow"
Klicka på skapa ett nytt flöde
Du skickas till ditt Power Automate-konto. Klicka på "new flow" och "automated cloud flow".
Klicka på automated cloud flow
Namnge ditt flöde och välj "new document processed" i Parseur som trigger för flödet
Välj flödesutlösare i Power Automate
När ditt Parseur-konto har kopplats kan du välja din Parseur-inkorg – alltså den inkorg där du vill exportera data till Power Automate och Excel Online som åtgärd.
Välj din Parseur-inkorgSkicka tolkad data via automatiska flöden till Excel Online
Åtgärden blir att "add a row into a table" i Excel Online. Du behöver koppla ditt Excel Online-konto till Power Automate.
När du är ansluten kan du anpassa kolumnerna med hjälp av den extraherade datan från Parseur.
Anpassa kolumner med data extraherad från Parseur
När flödet är sparat i Power Automate, gå tillbaka till din Parseur-inkorg och bearbeta dokumentet på nytt. Nu har din tolkade data automatiskt lagts till i Excelbladet.
Bearbeta om ditt mejl i Parseur-inkorgenTolkad data har automatiskt lagts till i Excel-kalkylbladet
Ännu mer automation: Uppdatera en rad i ditt Excel-ark med Zapier
Zapier är ett molnbaserat automatiseringsverktyg som kopplar appar och automatiserar repetitiva arbetsuppgifter – utan kod eller utveckling.
Anta att en kund felaktigt skrev in sin webbplats i kontaktformuläret och nu mailat in en rättning. Med integrationen Parseur och Zapier kan du bara uppdatera fältet automatiskt!
Klicka på "Export", "Zapier" och sök "Excel"
Sök efter Excel i Zapier
Nu skickas du vidare till ditt Zapier-konto. Du kan skapa ett nytt konto eller logga in på ditt befintliga.
Zapier ber dig logga in på Parseur-kontot och välja inkorgen där datan extraherats.
Välj din Parseur-inkorg
När Parseur-inkorgen är ansluten hämtar Zapier data via Parseur API.
Zapier hämtar den extraherade datan
Nu är det dags att koppla ditt Microsoft Excel-konto.
Välj Microsoft Excel som "App" och "Update Row" som "Action Event"
Välj update row som åtgärd
När du kopplat ditt MS Excel till Zapier, välj vilken rad du vill uppdatera.
Välj raden i Excelkalkylen som ska uppdateras
Har du fyllt i kolumnen du vill uppdatera, kan du skicka ett test för att uppdatera raden med den extraherade datan.
Skicka ett test för att uppdatera raden i Excel-filenExcelfil före Zapier-integrationRaden uppdaterades automatiskt och framgångsrikt i Excel
När du är nöjd slår du på Zap:en! Automatiska uppdateringar av rader i Excel sparar dig många timmars manuellt arbete.
Att överföra data till Excel behöver inte vara tidskrävande eller komplicerat. Att exportera eller organisera mejldata i en Excel-tabell med Power Automate eller Zapier ger ett automatiserat arbetsflöde och hjälper dig spara tid och resurser. Det förbättrar också datakvaliteten i Excel-kalkylen så att du får noll mänskliga fel. Som ett kraftfullt dataextraktionsverktyg kan Parseur automatiskt fånga upp mejl och bilagor till ett Excel-ark på några minuter. Detta automatiserade arbetsflöde skalar din verksamhet!
Vill du även skicka data till Google Sheets? Se vår instruktionsvideo nedan:
Vad är Parseur?
Parseur är en avancerad programvara för dokumentbearbetning som extraherar text från e-post, PDF-filer och dokument och automatiserar dina arbetsflöden.
Alla funktioner i Parseur.
Vad är Excel?
Microsoft Excel är den ledande applikationen för kalkylblad. Utvecklad av Microsoft för Windows, macOS, Android och iOS, och erbjuder funktioner för beräkning, diagramverktyg, pivottabeller samt ett makroprogrammeringsspråk kallat Visual Basic for Applications.
Vad är Power Automate?
Microsoft Power Automate (även känt som Microsoft Flow) är ett verktyg som integrerar molnbaserade appar och tjänster så att de samarbetar sömlöst. Power Automate gör det enkelt att interagera med Microsoft-applikationer (såsom Outlook, Excel, SharePoint, Dynamics CRM, SQL Server och fler).
